Um template simples para você organizar o financeiro da sua Startup

Ter disciplina com as finanças da sua empresa te ajuda a ter mais visão estratégica e a entender com maior rapidez para onde direcionar seus esforços.

Ana Julia Ghirello
Dec 15, 2017 · 5 min read

Ter disciplina é mais difícil do que ser altruísta. E vale pra tudo: mudança de hábito, esportes, rotina. Porém, quando relacionada ao financeiro da sua empresa, ela pode ser um fator determinante para uma evolução saudável do seu negócio.

Poucos falam sobre o quão bom administrador você tem que ser quando empreende. Assim, vou tentar te mostrar uma maneira relativamente simples (e com um template pronto) pra fazer isso acontecer!

Por que?

Um dos pontos essenciais para se ter foco e, assim, poder operar de forma estrategicamente relevante, é ter uma visão financeira clara dos indicadores de sucesso de sua empresa. E só se atinge isso com uma bela dose de simplicidade operacional e disciplina.

Na abeLLha, criamos um template no excel para a nossa operação e que hoje auxilia, também, os nossos incubados e o Honeycomb .

Explico como operá-lo :)

Estrutura

O excel contém 4 abas: Plano, Real, Receita e Despesas

Plano: aqui é onde você vai projetar as suas despesas, fontes de receita e indicadores do seu negócio.

Real: é a realidade :) esta aba será automaticamente populada à medida que você alimentar a tabela com cada despesa ou receita. É também onde você listará o resultado dos indicadores principais do seu negócio.

Receita: tudo que entrar de "din din" deve ser listado nessa aba, dentro da categoria pertinente.

Despesas: tudo que for gasto com a empresa deve ser listado aqui (salários, impostos, aluguel, conta de telefone, etc)

Por onde começar?

Categorias

O primeiro passo é abrir a aba Plano e criar todas as categorias que sejam relevantes para o seu negócio. Você fará isso na coluna C. Remova linhas que sobraram para ter certeza que vai ficar mais ou menos assim:

Essas categorias se duplicarão automaticamente na aba Real.

É importante categorizar as despesas em grupos amplos e relevantes para o seu tipo de negócio.

Não modifique nada nas células que estão em cinza. Elas contém fórmulas que calculam tudo automaticamente.

Projetando despesas, receita e indicadores

Agora é hora, ainda na aba Plano, de projetar as despesas, receitas e indicadores de sucesso do seu negócio. Pesquise, faça contas e tente ser o mais pé no chão possível! Use dados do passado, se tiver, para entender o possível crescimento e objetivos para o(s) ano(s) e mese(s) seguintes.

É super normal projetar e errar, não se preocupe com isso. À medida que você começar a operar vai entender o que errou e o que acertou :)

Esse processo é o que é feito por todos na hora de construir um plano de negócio e argumento para convencer investidores, parceiros, etc. Ele nada mais é do que a soma entre o que é racional (matemático, de conta) com o conhecimento prévio e analítico do potencial de evolução do negócio (estimado por você, empreendedor, que é a pessoa que mais conhece sua empresa). Todos sabem que é muito improvável que as coisas aconteçam como planejado, porém, só o fato de fazê-lo traz um senso real do que pode vir a acontecer.

Um vez feita, sua aba Plano deve ficar mais ou menos assim:

Agora tá fácil, é só operar!

Mas antes…

Clique na aba Real e tenha certeza que ela está exatamente igual a aba Plano! Se você removeu colunas na aba Plano, remova também na aba Real. De resto, tudo vai ser automaticamente copiado para esta aba e ela irá calcular exatamente as despesas e receitas colocadas nas outras duas abas (Receitas e Despesas!).

Importante! Na parte dos objetivos do seu negócio, você terá de listar os resultados reais manualmente (já que as variáveis são muitas!). Não se esqueça de fazer isso pois os KPIs (Key Product Indicators — indicadores/objetivos principais do seu negócio) se relacionam diretamente a saúde do negócio e estratégia financeira.

Listando Receitas e Despesas

É aqui que acontecer o dia a dia: nas abas Receita e Despesas. O funcionamento é simples:

  1. Despesas: Toda vez que você tiver uma despesa, você vai preencher a aba Despesas, colocando o mês de referência da coluna B, o valor na coluna D e a categoria (que será automaticamente populada da aba Plano) na coluna F. As outras colunas podem ser preenchidas para que você tenha maior contexto do todo (e eu recomendo preencher), mas não são essenciais.
  • * Cuidado! o numerinho do mês de referência deve ser sempre o dia 1 do mês — assim: 1/1/2018. Se, por ventura, você arrastar as células para copiar o mês e a data ficar assim: 2/1/2018 as fórmulas não irão funcionar.

2. Receitas: Toda vez que você faturar, você vai preencher, na aba Receita, o mês de referência na coluna B, o valor na Coluna E e a categoria dessa receita na coluna H (que será, também, automaticamente populada da aba Plano). Novamente: as outras colunas podem ser preenchidas para que você tenha maior contexto do todo (e eu recomendo preencher principalmente colunas C e D, que especificam quando uma fatura ou cobrança foi enviada e até quando o cliente deve pagá-la), mas não são essenciais.

Por que é importante categorizar receitas? Saber de onde está vindo o seu dinheiro versus o esforço colocado na sua operação vai te ajudar a entender o que está funcionando bem e escala melhor (volume e R$).

E pronto!

O segredo desse processo não está no excel, mas na sua disciplina (ou a da sua equipe) de preenchê-lo. Seja chato e não deixe nada de fora!

Recapitulando…

  1. Preencher aba Plano
  2. Ter certeza que aba Real está idêntica à aba Plano
  3. Toda vez que tiver Despesas, liste na aba Despesas
  4. Toda vez que receber pagamentos, liste na aba Receita
  5. Quinzenalmente ou mensalmente alimente os indicadores do negócio na aba Real e compare com a sua projeção dos mesmo na aba Plano

[[ Clique e baixe o template do excel ]]

Dúvidas? Não fui clara em algum passo? Deixa um comentário que vamos melhorando!

Compartilhem com quem quiserem, o objetivo é dividir ferramentas e metodologias que funcionem bem pra gente para que mais pessoas possam ter total clareza estratégica para operarem seus negócios!

Ana Julia Ghirello

Written by

Mãe do Snoopy e do Seba. Aprendiz de padeira. Fundadora da abeLLha. Transformação Digital no Telecine.