Leadership and People Management
Secara teori, lebih banyak orang yang berpartisipasi dalam mengerjakan suatu proyek, maka semakin cepat proyek tersebut akan selesai. Namun, nyatanya tidak selalu begitu. Setiap orang berbeda, entah itu dalam hal kapasitas, kebiasaan, konsistensi, lingkungan kerja, maupun cara berpikir. Mengharapkan hasil yang sama dari setiap anggota kelompok bisa berdampak buruk kepada mereka dan pengembangan proyek. Karena inilah ada baiknya jika pada kelompok terdapat anggota yang memiliki people management skill.
Definisi People Management
People management merupakan kemampuan seseorang dalam mengelola atau mengorganisir sumber daya manusia dalam suatu kelompok untuk meningkatkan kinerja keseluruhan. Perlu diingat bahwa dalam suatu proyek kelompok, anggota-anggota kelompok tersebutlah yang menjadi penggerak utama perkembangannya.
Perlu diingat juga bahwa dengan membagi pekerjaan ke masing-masing anggota, harus dipastikan bahwa tiap anggota mengerti betul pekerjaan yang didapatnya dan tidak terjadi konflik dengan pekerjaan anggota lain. Tanpa adanya pengarahan yang jelas, gampang terjadi miskomunikasi.
Beberapa hal penting yang diliputi people management adalah:
- Memberi motivasi kepada anggota kelompok
- Mengarahkan anggota kelompok terhadap tujuan bersama
- Membimbing anggota kelompok untuk menggali potensi mereka untuk meningkatkan kinerja
- Membantu komunikasi antar anggota atau kelompok. Hal ini untuk mencegah adanya miskomunikasi dan sebagai upaya menyelesaikan suatu konflik
- Mengatur waktu kegiatan bersama agar tidak memberatkan jadwal tiap anggota
- Cepat dalam penanggapan situasi mendadak
- dst.
Resource Penting People Management
Agar seseorang dapat menerapkan people management dengan baik, terdapat beberapa hal yang ia perlukan, tidak terbatas dari,
- Pemahaman terkait tiap anggota kelompok. Mengetahui karakter seseorang sangat membantu kita dalam mengetahui cara menanggapi orang tersebut. Dengan ini, kita dapat merencanakan cara membimbingnya dengan baik. Misalnya jika orang tersebut merupakan tipe orang yang lebih efektif melakukan pembelajaran dengan visual, kita dapat membimbingnya dengan gambar, diagram, atau grafik, beda dengan anggota yang lebih senang belajar dengan audio.
- Pemahaman bahwa setiap orang butuh keseimbangan antara jam kerja dan istirahat. Perubahan dalam hal lingkungan dan keadaan pikiran dapat membantu dalam memberikan ide baru karena kedua hal tersebut mencegah kita terlalu fokus hanya terhadap yang jelas terkait dengan masalah yang dipikirkan. Jika terlalu fokus ke yang sudah jelas, kita dapat lalai dalam membuat asosiasi baru antara masalah tersebut dengan potensi solusi lain.
- Pemahaman terkait goal dari proyek dan tujuan utama tiap pekerjaan. Tanpa pemahaman tersebut, maka ketika terdapat anggota kelompok yang bertanya terkait apa yang harus ia kerjakan, kita bisa saja memberikan penjelasan yang tidak sesuai ekspektasi dari client.
- Sifat pintar beradaptasi dan fleksibilitas. Pemahaman terkait tiap anggota tidak cukup jika kita menolak untuk mengadaptasikan cara berkomunikasi kita berdasarkan pemahaman tersebut. Jika terjadi perubahan mendadak, kita juga harus bisa beradaptasi dan memikirkan solusi.
- Sifat berani bertanya. Jika terdapat masalah, terkadang kita terlalu fokus dalam mencari solusi dari masalah tersebut sendiri. Terkadang mendiskusikan masalah tersebut dengan anggota lain dapat memberikan insight-insight baru yang membantu.
- Skill komunikasi. Terkadang kita harus dapat menyajikan informasi yang sama dengan cara yang berbeda. Kita harus dapat memastikan bahwa tiap anggota paham terhadap informasi yang disajikan. Menurut penelitian Saari dan Judge, kepuasan terhadap pekerjaan memiliki korelasi lebih tinggi terhadap variasi, tingkat kesulitan, dan kejelasan peran pekerjaan daripada dengan gaji.
- Foresight untuk mengantisipasikan apa saja yang perlu disiapkan untuk suatu situasi agar kelompok lebih siap dalam menaggapi situasi tersebut.
Hal-hal ini dapat dilatih, entah itu dengan pelatihan khusus atau dengan pengalaman. Kita juga dapat belajar dari orang lain, terutama yang sudah ahli dalam people management.
Authoritarian vs Servant Leadership
Terdapat beberapa gaya memimpin yang berbeda. Dua diantaranya adalah authoritarian leadership dan servant leadership.
Authoritarian leadership merupakan gaya kepemimpinan dimana semua keputusan diambil oleh pemimpin. Pemimpin memiliki visi yang jelas terhadap proyek dan hanya terlibat dengan anggota dalam pembagian pekerjaan. Untuk proyek yang melibatkan kelompok besar, lebih mudah menggunakan gaya kepemimpinan ini daripada servant leadership. Hal ini dikarenakan dengan jumlah anggota yang banyak, komunikasi dan monitor tiap anggota lebih susah. Gaya kepemimpinan ini lebih fokus terhadap hasil daripada proses.
Servant leadership merupakan gaya kepemimpinan dimana pemimpin lebih fokus dalam membuat lingkungan yang cocok untuk pengembangan dan keadaan tiap anggota kelompok. Dalam membuat keputusan, pemimpin konsultasi terlebih dahulu dengan kelompoknya. Gaya kepemimpinan ini lebih mudah diterapkan pada proyek dengan kelompok yang relatif kecil sehingga pemimpin tidak kewalahan dalam monitoring tiap anggotanya.
Dalam hal people management, servant leadership merupakan gaya kepemimpinan yang ideal.
Tuckman Team Model
Tahapan perkembangan tim juga merupakan hal yang perlu dipikirkan ketika ingin melakukan people management. Salah satu teori tahap perkembangan tim dibuat oleh Bruce Truckman. Tahapan tersebut adalah forming, storming, norming, performing, dan terakhir adjourning.
- Forming : Tahap perkenalan tiap anggota ke dalam tim. Kesan pertama terbentuk pada tahapan ini. Tahapan dimana penetapan guideline kerjanya tim terjadi. Diperlukan pembangunan kepercayaan antar sesama.
- Storming : Tahap dimana mulai terlihat keunggulan dan kelemahan tiap anggota. Tiap anggota mulai mencoba menentukan peran mereka di tim. Karena masih tahapan awal-awal tim, diperlukan kompromi dan manajemen konflik yang baik untuk bisa lanjut ke tahap berikutnya.
- Norming : Tiap anggota mengetahui peran mereka dan fleksibel terhadap tim. Sering pada tahap ini tiap anggota mengerjakan tugas masing-masing secara mandiri namun tetap mengecek kabar anggota-anggota lain untuk memastikan bahwa semua berjalan dengan lancar. Jika terdapat anggota yang masih belum mengetahui peran dan tanggung jawabnya, sebaiknya meninjau kembali tahapan-tahapan sebelumnya.
- Performing : Tahapan ini terjadi ketika tim bekerja dengan baik bersama pada proyek, telah menetapkan sinergi, dan memiliki sistem yang mengakibatkan pengerjaan proyek lancar dan efisien.
- Adjourning : Tahapan dimana tim berpisah.
Implementasi dalam Kelompok PPL
Pada sprint pertama, kami masih meraba-raba dalam sistem kerja kelompok ini dan dinamika timnya. Karena itu, kami juga menghadapi beberapa masalah dalam hal people management seperti,
- jadwal yang berbenturan
- kurangnya foresight sehingga baru terpikirkan untuk menanyakan apa yang diperlukan sehari sebelum kegiatan (baru bertanya ke asisten dosen harus mempersiapkan apa untuk sprint review sehari sebelum kegiatan padahal bisa ditanyakan dua hari sebelumnya saat standup)
- tiap anggota memiliki asumsi sendiri terhadap suatu kegiatan dan beberapa asumsi itu tidak sesuai (ada yang berpikir bahwa IR perbaikan jadwalnya ditentukan asisten dosen walaupun kami yang booking sendiri seharusnya)
- merge conflict karena kurang koordinasi dan komunikasi
- anggota yang lupa adanya kegiatan pada hari itu
Untuk membantu mengatasi masalah-masalah tersebut, kami akhirnya menerapkan beberapa sistem.
- channel agenda di discord yang di dalamnya adalah informasi terkait aktivitas-aktivitas PPL, entah itu individu atau bukan. Harapannya tidak ada asumsi yang salah terkait kegiatan dan lebih mudah mengantisipasi apa yang harus dipersiapkan
- rapat mingguan selain standup untuk mendiskusikan temuan-temuan, permasalahan, agenda, dan pertanyaan dalam kelompok
- jika ada kegiatan kelompok (standup, meeting bersama client, sprint review, dst), dibuat eventnya di Line, Discord, dan Google Calender untuk mengingatkan tiap anggota
- jika diumumkan ada suatu kegiatan, dibuat deadline untuk menanyakan ke pihak yang berkaitan tentang kegiatan tersebut
- khusus untuk bulan puasa, jadwal standup dimajukan menjadi sore dengan antisipasi anggota belum selesai tarawih
Kesimpulan
People management merupakan hal yang harus ada dalam suatu kelompok proyek. Salah satu cara menerapkannya adalah dengan membuat sistem-sistem yang membantu dalam mengorganisir anggota-anggota kelompoknya. Dalam hal kepemimpinan, servant leadership lebih cocok untuk menerapkan people management, namun ada situasi dimana lebih baik menggunakan authoritarian leadership.