Sistem Informasi — Penerapan Sistem Informasi dalam Decision Support System (DSS)
Pada kali ini kita akan membahas tentang pengertian Decision Support System (DSS), tujuan, karakteristik, beserta contohnya
Decision Support System atau DSS adalah sebuah sistem informasi yang memiliki basis komputerisasi. Sistem tersebut merupakan bagian sistem manajemen pengetahuan dan berperan untuk mendukung aktivitas pengambilan keputusan pada sebuah perusahaan atau organisasi.
Decision Support System (DSS) atau Sistem Penunjang Keputusan dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan baik kemampuan pemecahan masalah maupun memberikan pengkomunikasian untuk masalah semi terstruktur. Decision Support System atau Sistem Penunjang Keputusan dapat didefinisikan sebagai sebuah system yang mampu memberikan kemampuan baik kemampuan pemecahan masalah maupun memberikan pengkomunikasian untuk masalah semi terstruktur dengan memanfaatkan data yang ada kemudian diolah menjadi suatu informasi berupa usulan menuju suatu keputusan tertentu. Menurut Raymond McLeod, Jr mendefinisikan system pendukung keputusan merupakan suatu sistem informasi yang ditujukan untuk membantu manajemen dalam memecahkan masalah yang dihadapinya (McLeod, 1998). Dari kedua definisi yang dikemukakan oleh pakar tersebut penulis menyimpulkan bahwa Sistem Pendukung Keputusan adalah suatu sistem yang biasanya digunakan atau ditujukan pada manajemen guna memecahkan masalah yang diahadapi, dimana sistem tersebut memiliki kemempuan untuk memberi keputusan dengan kondisi semi terstruktur ataupun tidak terstruktur.
Tujuan
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan tujuan DSS antara lain :
1. Membantu menjawab masalah semi terstruktur
2. Membantu Manajer dalam mengambil keputusan, bukan menggantikannya.
3. Manajer yang dibantu melingkupi top manajer sampai ke manajer lapangan.
4. Fokus pada keputusan yang efektif, bukan keputusan yang efisien.
Proses Pengambilan Keputusan
Karakteristik DSS
Berdasarkan pengertiannya di atas, ada beberapa karakteristik dari DSS ini. Berikut adalah 5 karakteristik utama yang menentukan sebuah sistem termasuk sebagai DSS.
- Mampu membantu proses mengambil keputusan serta fokus terhadap manajemen sesuai dengan persepsi dan informasi yang tersedia.
- Memiliki interface mesin atau manusia, di mana user atau pihak manusia masih memegang kontrol terhadap rangkaian pada proses pengambilan sebuah keputusan menggunakan DSS.
- Mendukung sejumlah proses dalam pengambilan keputusan terhadap pembahasan masalah dengan lebih terstruktur, tak terstruktur, maupun semi terstruktur.
- Mempunyai sejumlah sub sistem yang terintegrasi sedemikian rupa, serta mampu berfungsi dalam sebuah kesatuan sistem secara andal.
- Memerlukan struktur data lebih komprehensif serta mampu memenuhi kebutuhan informasi pada seluruh tingkatan manajemen di perusahaan atau organisasi.
Komponen-komponen DSS
Menurut Carter et. al. (1992) Decision Support System (DSS) memiliki tiga komponen utama atau subsistem utama yang menentukan kapabilitas teknis DSS, antara lain subsistem data, subsistem model dan subsistem dialog, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut ini:
Sub sistem Data (Data Subsystem)
Subsistem data merupakan komponen DSSyang menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem. Data yang dimaksud disimpan dalam data base yang diorganisasikan oleh suatu sistem yang disebut DBMS (Data Base Management System). Melalui DBMS, memungkinkan data yang diperlukan dapat diekstraksi secara cepat.
Sub sistem Model (Model Subsystem)
Subsistem model merupakan cara bagaimana data yang diambil dari DBMS akan diolah dengan model-model yang dibuat sehingga menghasilkan suatu pemecahan atau hasil yang diinginkan. Menurut McLeod (1995: 23) model-model- model yang digunakan dapat diklasifikasikan ke dalam bentuk model-model berikut ini:
a. Model Fisik
Penggambaran entity dalam bentuk tiga dimensi. Misalnya entity berupa market pusat pembelanjaan.
b. Model Narasi
Menggambarkan entitasnya secara lisan dan tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah model narasi.
c. Model Grafik
Menggambarkan entitasnya dalam jumlah garis, simbol atau bentuk.
d. Model Matematika
Model-model matematika menggunakan notasi-notasi dan persamaan matematis untuk mempresentasikan sistem. Atribut-atribut dinyatakan dengan variabel-variabel, dan aktivitas-aktivitas dinyatakan dengan fungsi matematika yang menjelaskan hubungan antar variabel-variabel tersebut.
Sub sistem Dialog (User System Interface)
Melalui sistem dialog inilah, DSS yang dibuat akan diimplementasikan sehingga user atau pemakai dapat berkomunikasi dengan sistem yang dirancang secara interaktif. Subsistem dialog dapat dibagi menjadi 3 bagian yaitu:
- Bahasa Aksi (Action language): suatu perangkat lunak yang digunakan user untuk berkomunikasi dengan sistem, melalui berbagai media seperti: keyboard, joystick, mouse atau device lainnya.
- Bahasa Tampilan (Display): merupakan sarana tampilan yang dapat diperoleh oleh user, seperti printer, monitor, plotter, dan device lainnya.
- Basis Pengetahuan (Knowledge Base): bagian mutlak yang harus diketahui oleh user agar pemakaian sistem dapat berfungsi secara efektif.
Kombinasi dari berbagai kemampuan di atas dikenal sebagai gaya dialog (Dialog Style), yang terdiri dari:
- Dialog Tanya Jawab : dalam dialog ini, sistem bertanya kepada user, kemudian user menjawab, dan seterusnya sampai DSS mengeluarkan alternatif jawaban yang diperlukan untuk mendukung keputusan setelah data inputnya lengkap.
- Dialog Perintah : sistem ini mengijinkan user untuk memberikan perintah-perintah yang tersedia oleh sistem untuk menjalankan fungsi yang ada dalam DSS.
- Dialog Menu : gaya dialog yang paling populer di mana user memilih satu dari beberapa alternatif menu yang telah disediakan. Dalam menetukan pilihan, user cukup menekan tombol tertentu yang akan menghasilkan respon/jawaban.
- Dialog Input/Output : dialog ini menyediakan form masukan (input), di mana user memasukkan perintah dan data, serta form keluaran (output) yang merupakan respon dari sistem. Setelah memeriksa keluaran, user dapat mengisi form masukan lainnya dan melanjutkan dialog selanjutnya.
4 Tahapan yang terdapat pada system DDS
1. Tahap Intelligence
Dalam tahap ini pengambil keputusan mempelajari kenyataan yang sering terjadi sehingga dapat mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah yang sedang terjadi, biasanya dilakukan analisis berurutan dari system ke subsistem pembentuknya. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa dokumen Pernyataan Masalah.
2. Tahap Design
Dalam tahap ini pengambil keputusan menemukan, mengembangkan dan menganalisa semua pemecahan yang mungkin yaitu melalui pembuatan model yang bisa mewakili kondisi nyata masalah. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa dokumen Alternatif Solusi.
3. Tahap Choice
Dalam tahap ini pengambil keputusan memilih salah satu akternatif pemecahan yang dibuat pada tahap design yang dipandang sebagai aksi yan paling tepat untuk mengatasi masalah yang sedang dihadapi. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa dokumen solusi dan rencana implementasi.
4. Tahap Implementation
Dalam tahap ini pengambil keputusan menjalankan rangkaian aksi pemecahan yang dipilih di tahap choice. Implementasi yang sukses ditandai dengan terjawabnya masalah yang dihadapi, sementara kegagalan ditandai dengan tetap adanya masalah yang sedang dicoba untuk diatasi. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa laporan Pelaksanaan Solusi dan Hasilnya.
3 Jenis DSS dan Kebutuhan Informasinya
Berdasarkan penjelasan di atas, terdapat 3 jenis DSS yang bisa mengambil keputusannya.
- DSS untuk Keputusan Bersifat Terstruktur
Pada keputusan dengan sifat terstruktur, aktivitas pengambilan keputusannya telah jelas serta dilakukan secara kontinu, dan umumnya dijalankan pihak manajemen yang ada pada tingkatan tertentu. Karenanya, diperlukan informasi lebih spesifik, terjadwal, sempit, serta realtime terkait detail internal dan interaktifnya pada penggunaan DSS ini. Contoh DSS jenis terstruktur ini adalah keputusan pada pemesanan barang, penagihan utang, pengisian stok, dan lain sebagainya.
2. DSS untuk Keputusan Bersifat Semi Terstruktur
Pada DSS jenis semi terstruktur, sebagian keputusan ditentukan oleh komputer, sedangkan sebagian lainnya didasarkan oleh pertimbangan pihak yang mengambil keputusan. Oleh karena itu, kebutuhan hukum informasi pada keputusan ini antara lain data lebih terfokus, real time, interaktif, internal, serta terjadwal. Contoh DSS ini adalah mengevaluasi kredit, pengendalian stok baru, dan penjadwalan aktivitas produksi perusahaan.
3. DSS untuk Keputusan Bersifat Tak Terstruktur
Terakhir, pada DSS untuk keputusan tak terstruktur, dibutuhkan pengalaman serta sumber eksternal dalam pengambilan keputusannya. Biasanya, keputusan ini terjadi pada tingkat manajemen yang tinggi, dengan kebutuhan informasi yang sifatnya internal dan eksternal. Contoh DSS untuk keputusan bersifat tak terstruktur adalah pengembangan sebuah teknologi baru yang masih berada pada proses testing, dan proses perekrutan karyawan eksekutif.
Kelebihan DSS
Decision Support System (DSS) dapat memberikan beberapa keuntungan- keuntungan bagi pemakainya. Menurut Turban (1995: 87) maupun McLeod (1995: 103) keuntungan-keuntungan tersebut meliputi:
1. Memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data/informasi untuk pengambilan keputusan.
2. Menghemat waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah, terutama berbagai masalah yang sangat kompleks dan tidak terstruktur.
3. Menghasilkan solusi dengan lebih cepat dan hasilnya dapat diandalkan.
4. Mampu memberikan berbagai alternatif dalam pengambilan keputusan, meskipun seandainya DSS tidak mampu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengambil keputusan, namun dapat digunakan sebagai stimulan dalam memahami persoalan.
5. Memperkuat keyakinan pengambil keputusan terhadap keputusan yang diambilnya.
6. Memberikan keuntungan kompetitif bagi organisasi secara keseluruhan dengan penghematan waktu, tenaga dan biaya.
Kelemahan DSS
Selain memiliki banyak keuntungan atau manfaat, decision support system jugamemiliki beberapa kelemahan antara lain :
1. Sulit dalam memodelkan sistem bisnis
2. Mungkin akan menghasilkan suatu model bisnis yang tidak dapat menangkap semua pengaruh pada entity.
3. Dibutuhkan kemampuan matematika yang tinggi untuk mengembangkan suatu model yang lebih kompleks.
Peranan Sistem Informasi DSS
Peranan teknologi informasi pada aktivitas manusia pada saat ini memang begitu besar. Teknologi informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur, operasi, dan manajemen organisasi. Berkat teknologi ini, berbagai kemudahan dapat dirasakan oleh manusia.
Contoh Hasil Penerapan Teknologi Informasi :
Pengambilan uang melalui ATM (Anjungan Tunai Mandiri), transaksi melalui Internet yang dikenal dengan e-commerce atau perdagangan elektronik, transfer uang melalui fasilitas e-banking yang dapat dilakukan dari rumah, dll.
Sumber :