Letölthető projekt-tervező

A projektek legnagyobb ellensége a motiváció elvesztése, és az, ha nem tudod, mi a következő lépésed. Nekem ez a módszer vált be a legjobban.

Úgy hallom, az Instagram már nem is enged fotót feltölteni, ha nincs rajta #latteart

Hogy gondolok el egy projektet: reggel majd leülök hófehér ruhában egy tiszta, rendezett asztalhoz, és angyalok irányítják majd a munkámat, vagy éneklő Disney-madárkák a tollamat. 4–6 órát dolgozok kisebb megszakításokkal, csak annyi időre állok fel, hogy kicsit megmozgassam magam. Ja, és mindeközben megiszok 1,5–3 liter vizet.

Hogy szokott egy projekt megvalósulni: reggel leülök az asztalhoz, megnyitom az emailjeimet, és 2–3 órán keresztük “tüzet oltok”, azaz azzal foglalkozok, hogy a megrendelők/főnökök legsürgetőbb kéréseinek eleget tegyek. Közben jön két telefonhívás, eszembe jut, hogy valaki még nem fizetett, akire rá kell írni, az egyik barátnőm rámír, hogy akkor este hogy lesz?

Szerintem ez a szitu maximum annyiban nem tipikus, hogy engem még viszonylag kevesebbszer szakítanak meg, mint másokat: nincs pujám, a munkatársaim tiszteletben tartják (többnyire), ha rajtam van a füles és megy valami agy-tágító playlist spotify-ról. Egy-egy nagyobb szabású tervet viszont még így is nehéz végigvinni: mintha minden arra szolgálna, hogy a lehető legkevésbé tudj koncentrálni. Notifikációk, emailek, tűzoltás.

De szimplán tűzoltással nehéz értéket teremteni, olyan projektet létrehozni, amire büszkén tudsz rámutatni, hogy te csináltad. (Legyen akár egy cikk, akár egy prezentáció, egy kutatási terv, akár a gyerekek jelmeze, vagy egy szép torta.) Szerintem ahhoz, hogy motivált tudj maradni a munkádban/magánéletedben, elengedhetetlen, hogy legyenek saját, nagyobb szabású projektjeid, amikre büszke lehetsz. Nekem az alábbi tervező jött be leginkább, hogy motivált maradjak, és el tudjak különíteni szimplán egy projektre adott mennyiségű időt.

Ez itt a Dolgozó Nők Klubjának FB oldalának megtervezése, tele szupertitkos információkkal.

Ezt a projekt-tervezőt Charles Duhigg: Smarter, Faster, Better c. könyve alapján készítettem el. Összeszedtem azt, hogy az ő könyvében mik voltak azok, amiket a kutatásai alapján egy projekt megvalósításához a legfontosabbnak talált, és egy A/4-esre rendeztem őket. (Rózsaszínnel, mert szeretem a rózsaszínt.)

A projekt neve tűnik a legegyértelműbbnek, de szerintem az egyik legnehezebb azt belőni, hogy mi számít egy projektnek. Nem lehet túl tág, mert akkor rémisztően nagyok lesznek a lépések, de túl szűket sem érdemes választani, mert akkor több idő megy el a kitöltéssel, mint magával a projekt megvalósításával.

Én a DNK FB-oldalának létrehozását választottam projektnek. A DNK létrehozása egy sokkal nagyobb ívű projekt, amiben benne van események szervezése, szponzorok felkeresése, akik támogatnák, hogy havi rendszerességgel (kreatív szektorban) dolgozó nők egy-egy érdekes előadás keretében összegyűljenek, beszélgessenek, infót cseréljenek. De ha azt látom a papíron, hogy “DNK létrehozása”, simán rápánikolok, hogy hát erre úgysem lesz időm, és besuvasztom a papírjaim mélyére. Szóval az FB-oldal létrehozása egy jó közép-célnak tűnt.

Az, hogy mi célt szolgál ez a közép-cél, a hosszú távú tervek alatt jelenik meg. Itt leírom, hogy az, hogy az FB oldal létrejön, alapvetően abba tagozódik bele, hogy létrehozzunk egy havi rendszerességgel találkozó közösséget, ahol nők tanulhatnak egymástól/inspirálódhatnak. Duhigg szerint ahhoz, hogy motiváltak maradjunk, mindig érdemes megkérdezni magunktól: miért csináljuk ezt? Miért akarok egy FB-oldalt/közösséget létrehozni? Ez a motiváció címszó alatt jelenik meg: 1. Legyen egy olyan közösség, ahol nem kell magyrázni, milyen problémákkal nézünk szembe 2. Nekünk tetsző témákról, feszabadultan beszélgethessünk 3. Információáramlás. A DNK ötlete onnan jött, hogy nekem mennyire sokat segítettek más nők (holla Ágnes Kecskés D) abban, hogy megfelelő munkakörülményeket/árakat kérjek el a munkámért. Szuper lenne, ha minden nőnek lenne egy olyan támogatói csoportja, akik tanácsokat tudnak adni arról, hogyan haladjon a karrierjében.

Az ez alatti pontok a SMART projektmenedzsmentre épülnek. A rendszer arról szól, hogy hogyan tervezd meg egy cél elérést — Specific, Measurable, Actionable, Realistic, Time-Related faktorokat kell végiggondolni ahhoz, hogy sikerre tudj vinni bármilyen projektet.

A rövid távú cél (Specific) alatt leírom, hogy a projekttel mit akarok elérni. A mérőszám (Measurable) alatt azt értem, hogy mikor tekinthető a projekt befejezettnek. Hogyan fogom elérni (Actionable) alatt már elkezdem vizualizálni a projekthez tartozó lépéseket, amiket aztán majd egy csinos táblázatban összefoglalok. Az előfeltétel (Realistic) nekem azt jelenti, hogy adott egy-egy projekthez a megvalósításhoz szükséges környezet — ez esetemben kinyomtatott tervezőt + internet kapcsolatot jelentett, azt, hogy a Duhigg-könyv a közelemben legyen, hogy ezt a posztot meg tudjam írni, stb. (Ez a legjobb része a tervezőnek szerintem: segít végiggondolni, hogy mi az, ami a projektedhez elengedhetetlen. Ha ezeket előre tudod, akkor nem fogsz elakadni, mert mondjuk ki kell ugrani nyomtatni, és csúszol fél órát. Így képes leszel befejezni, amit elkezdtél.) Az idővonal (Time-related) nekem azt mutatja meg, hogy mikor fogok az adott projekttel foglalkozni. Ha ezt már előre végigondolom, be tudom táplálni a kis naptáramba, hogy az adott időre nem tervezek meetinget.

A lépések részleg a kedvencem (van bármi kielégítőbb annál, mint kihúzni egy-egy lépést? najó, átfogalmazom: munkahelyen lehet-e ennél kielégítőbb… najó, értitek, mire gondolok!). Itt összerakom, hogy ahhoz, hogy a projekt megvalósuljon, milyen specifikus lépéseket kell megtenni. Itt Duhigg szerint a legfontosabb, hogy ne absztrakciókat írjunk (pl “átmenni a vizsgán”), hanem konkrét terveket (“minden reggel 6–8 között tanulni”).

Duhigg szerint amikor lépéseket tervezünk fontos, hogy vizualizáljuk, mi jöhet közbe. Nálam ez főleg a telefonon felugó notifikációk/emailözönök veszélyében nyilvánul meg (de pl fotózásnál probléma, ha lemegy a nap :P). Ha van erre egy kezelési terved (“repülő-üzemmódra teszem a telefont 2 órára”), akkor könnyebben végig tudod csinálni a lépéseket. Én szeretem idecsapni még azt is, hogy mikortól számít egy-egy lépés “késznek” (mikor lehet lehúzni a todo-listáról), illetve azt, hogy mi kell a sikerhez.

Nekem ez a projekt-tervező bevált: segít a maga teljességében átgondolni, hogy mi kell egy-egy projekt sikeréhez, és kevésbé tűnik nyomasztónak/nagynak egy-egy projekt vele.

Ha tetszik a tervező, akkor kövesd az oldalunkat Facebook-on, mert tök jó lesz a kontent (+ tudsz szólni, ha nem rózsaszínben, hanem valamilyen más árnyalatban szeretnéd magadénak tudni a tervezőt! :D)

A4-es projekt-tervező letöltés itt
A5-ös pedig itt