Roda 360: Possível variação de um Feedback 360

No final do ano passado, uma colega me puxou na saída do TecnoPUC e me pediu algum material sobre o Feedack 360 (aqui denominado Roda 360) que geralmente aplico.

Quando falo de Feedback 360, não estou me referindo a prática estruturada e assíncrona da Avaliação 360 tradicional, mas a uma dinâmica mais livre e face a face, não relacionada a avaliação de desempenho, que pode ser utilizada como instrumento para catalizar o feedback entre pessoas que trabalham juntas e se preocupam com o seu aprendizado pessoal e desenvolvimento profissional.

Prometi enviar alguma coisa, e, ao pesquisar, não encontrei nada que se aproximasse o suficiente da forma como organizo o exercício, especialmente em Português. Assim, fiquei de escrever como faço, e, com um pouco de atraso, aqui estou (aproveitando para retomar a escrita, que está em segunda plano já faz algum tempo).

A seguir, vou explicar, como aplico a dinâmica.

Preparação da Roda

A Roda 360 precisa ser acordada antecipadamente com todos os participantes, explicando os benefícios, o formato, quem participaria (quem deveria ficar de fora) e o tempo necessário.

Reserve de uma a três horas, dependendo do número de participantes. Três horas tende a ficar um pouco cansativo, logo evite ultrapassar essa duração. Esse limite de tempo pode ser extrapolado com grupos de mais de 10 pessoas. Esta modalidade de dinâmica não é recomendada para equipes de mais de 15 pessoas, limite máximo que uso para este formato.

Importante que participem pessoas que trabalham juntas. Leia mais adiante sobre o dilema de envolver ou não os gerentes.

Priorize algum local fora do contexto de trabalho, com espaço onde as pessoas possam sentar-se ao redor de uma mesa, todas vendo umas as outras.

Além de papeis, canetas, notas adesivas e um quadro branco, providencie alguma comida. Frutas são recomendadas caso você participe de muitas sessões por semana :), mas o clima melhora mesmo quando você inclui cookies de chocolate ou amanteigados.

Abaixo um exemplo de uma agenda de uma Roda 360 realizado com um grupo de 12 pessoas.

1. Kickoff: Quebra-gelo + Explicação + Safety Check (20 min)
2. Coleta dos feedbacks (30 min)
3. Esclarecimento dos feedbacks (120 min)
4. Fechamento (5 min)

Este processo precisa de uma pessoa como facilitadora, melhor se ela puder ser apenas facilitadora e não alguém participando junto com o restante do grupo.

Kickoff

O objetivo durante o Kickoff é criar um ambiente de maior confiança entre os participantes. Faça isso usando algum quebra-gelo, esclarecendo o processo e confirmando que estão todos confortáveis em seguir adiante.

A oferta de comida e a possibilidade de fazer um bate papo informal no início da dinâmica são ótimos catalizadores, e muitas vezes não é necessário mais do que isso. Eventualmente você pode recorrer a alguma atividade breve, dependendo do contexto e perfil da equipe, que pode ser uma atividade mais física, alguma mais orientada a enteder como cada pessoa está se sentindo, ou eventualmente algum jogo de improviso, para reforçar a importância da espontaneidade e de aceitar o que é oferecido pelos outros.

A seguir explique o processo detalhadamente. Não pule etapas, procure oferecer exemplos de como a dinâmica funcionará e os tempos planejados. Utilize o quadro para reforçar regras importantes que todos devem seguir. Questione o grupo se alguém já participou antes e peça para compartilhar a sua experiência, isso muitas vezes ajuda a desmistificar a dinâmica. Esclareça o seu papel como facilitador(a) do processo e abra espaço para perguntas.

Finalmente, use um exercício de Safety Check (veja este e outros exercícios úteis em Funretrospectives.com), pedindo que cada participante coloque em um papel um número de 1 a 5 de acordo com o grau de conforto em participar do processo (1 muito desconfortável, 3 confortável e 5 muito confortável).

Se, no resultado, forem encontrados valores abaixo de 3, pergunte o que o grupo acha que poderia deixar a atividade mais confortável para todos? Nesse momento, muitas vezes aparecem questões decorrentes da falta de entendimento do processo, que conseguem ser resolvidas oferecendo um maior esclarecimento ou exemplos. Regras adicionais podem ser estipuladas e escritas no quadro, para que todos fiquem confortáveis em participar.

Caso o desconforto seja muito elevado e os esclarecimentos não sejam suficientes para resolvê-lo, opte por não fazer a dinâmica, e procure entender melhor o que pode estar acontecendo com o grupo.

Caso a opção seja avançar no processo, a próxima etapa é a Coleta dos Feedbacks.

Coleta dos Feedbacks

Distribua uma folha em branco para cada participante e desenhe o formato que deve ser utilizado para a coleta dos feedbacks no quadro branco, de forma que todos possam copiar. A seguir todos os participantes, sentados em roda, fazem circular a sua folha de feedback em um único sentido, daí o nome Roda 360. :)

A montagem desse formulário oferece uma estrutura mínima para a dinâmica e algumas variações podem ser usadas. A mais simples dessas variações seria o formato abaixo, que inclui nome, pontos positivos e pontos a melhorar.

Variações podem incrementar a folha com objetivo de desenvolvimento pessoal, sugestões para para atingir esse objetivo, entre outras. Se você está começando, siga uma linha mais aberta e livre, menos direcionadora.

Exemplo de formulário simples para coleta de feedbacks.

No verso do formulário, cada participante deve escrever o seu nome, de forma que o formulário possa circular na roda com as anotações para baixo, sem que cada um fique curioso e perca o foco monitorando a quantidade de feedbacks que está recebendo.

Em relação aos feedbacks, reforço a importância de um feedback balanceado e específico.

Balanceado significa não focar apenas nas questões à melhorar, mas reforçar os pontos positivos e as contribuições de cada pessoa. Utilizo uma das duas abordagens para garantir este comportamento:

• Opção 1 — Solicitar que, ao oferecer o feedback para outra pessoa, cada um priorize um único ponto a melhorar, de acordo com aquilo que considera que mais ajudaria a pessoa no momento, deixando outros pontos de melhoria para outras sessões ou para feedbacks futuros. Em relação aos pontos positivos, podem escrever quantos acharem pertinentes.
• Opção 2 — Sempre escrever dois aspectos positivos para cada ponto a melhorar. Caso você queira incluir outro ponto a melhorar e não tenha mais dois positivos para incluir, você fica proibida de continuar adicionando feedbacks.

Para ser específico, um feedback precisa de exemplos e contexto. Generalizações decorrem de julgamentos e impedem que os fatos possam ser entendidos com mais precisão. Uma coisa é você escrever que a pessoa chegou atrasada em todas as reuniões de projeto no último mês, prejudicando o andamento da atividade. Outra coisa é você colocar que a pessoa é desorganizada. Qual o feedback que você considera mais adequado?

A coleta dos feedbacks é encerrada quando cada participante recebe o seu próprio formulário preenchido. Nesse momento inicia-se o Esclarecimento do Feedback.

Esclarecimento do Feedback

Esta é a parte mais importante do processo e a que mais diferencia esta dinâmica das avaliações de 360o tradicionais. Nesta etapa, cada participante tem a oportunidade de compartilhar o seu feedback e solicitar mais esclarecimentos. Estabeleça um tempo máximo por participante, de acordo com o número de participantes e o tempo disponível. Normalmente uso entre 5 e 15 minutos.

Os esclarecimentos devem ter dois objetivos:

1. O entendimento do que está sendo dito: muitas vezes feedbacks que foram escritos não são claros o suficiente, outras vezes a recomendação do feedback ser específico não é respeitada. A pessoa facilitando o exercício deve ajudar a solicitar esclarecimentos e exemplos, mesmo quando quem esta compartilhando o feedback não pareça ter dúvidas quanto a uma eventual ambiguidade sobre o que foi escrito. Não há problema nenhum em identificar quem escreveu cada feedback, muito pelo contrário. A Roda 360 não tem a intenção de anonimizar o feedback, e sim enriquecê-lo, procurando que seja o mais útil possível.
2. A confirmação de que o feeback é corroborado pelo grupo: estando o feedback claro o suficiente, caso haja dúvida que o ponto levantado é uma visão individual e não uma percepção coletiva, recomenda-se perguntar se alguém mais concorda com o ponto levantado e se eventualmente existem pessoas que discordam e tem uma visão diferente. Esse questionamento ajuda a separar questões pontuais de aspectos comportamentais mais significativos, ajudando incluso a pessoa que está dando o feedback a entender que, talvez, a percepção que ela tem pode estar distorcida.

Outros recomendações úteis são:

• Muita atenção a primeira pessoa buscando o esclarecimento do seu feeback: selecione a pessoa corretamente, seja cuidadoso e o mais didático que conseguir no primeiro esclarecimento, mesmo que a duração estabelecida seja extrapolada.
• Respeitar o desejo de não compartilhar tudo: não forçar o compartilhamento, mas incentivar a que seja feito. Sem a etapa de esclarecimento, feebacks escritos podem ser mal entendidos. Após cada esclarecimento, pergunte quem gostaria de ser o próximo, dessa forma, pessoas com mais receio, podem esperar um pouco para que o processo seja desmistificado.
• Apreciar e valorizar o feedback recebido: reforce a importância de agradecer o feedback recebido ao término da etapa de esclarecimento.
• Aprecisar e valorizar a disposição em compartilhar o feedback individual: você pode comprar uma caixa de bombons e dar um bombom para cada pessoa, ao finalizar cada esclarecimento.
• Dividir o tempo de forma uniforme entre os(as) participantes: não deixe que alguns esclarecimentos tomem a maior parte to tempo. Você não precisa ser drástico quanto ao tempo por participante, mas avise quando o tempo finalizar deixando que a conversa em andamento se encerre graciosamente. Um cronômetro visível pode ajudar o processo.
• Guiar para que o compartilhamento seja balanceado: esteja atento para que ocorram compartilhamentos de pontos positivos e a melhorar. Algumas pessoas focam nos pontos a melhorar pois ficam constrangidas de falar bem de si mesmas, deixe o grupo reforçar os pontos positivos para que todos possam ter o merecido reconhecimento. Procure esclarecer também os pontos positivos e não somente os à melhorar.

Fechamento

Nos minutos finais peça uma avaliação de como a sessão foi percebida. Uma forma simples de fazer isso é solicitar, de forma anônima, uma pontuação de 1 a 5, onde 5 significa muito positiva, 1 muito negativa e 3 indiferente.

Deixe a pontuação visível e converse sobre como uma próxima sessão poderia ser mais positiva para todos.

Se essa for a primeira Roda 360, procure entender qual a frequencia que a equipe gostaria e ter para esse tipo de feedback.

Pós

Caso seja possível, monitore o clima pós evento conversando com as pessoas individualmente e acompanhando como as pessoas reagiram aos feedbacks: o que mudou? as interações do grupo melhoraram? elas pioraram? alguém precisa de ajuda individual?

Desafios & Objeções

Abaixo alguns desafios e objeções que devem ser considerados com cuidado:

• Equipe não tem maturidade para esse tipo de feedback. Procure entender o receio de forma mais clara. Já fiz este tipo de dinâmica com pessoas muito jovens e inexperientes e com profissionais seniores. Funciona com ambos. O ponto talvez não seja maturidade da pessoa, mas conforto com o feedback, e feedback nunca é confortável. Por algum lugar é importante começar, talvez o primeiro passo seja educar em relação ao feedback, o seu papel no desenvolvimento profissional e começar dando o exemplo, mas algum movimento deve ser feito. Não espere que, de forma mágica, as pessoas adquiram essa "maturidade", pois isso não vai acontecer do nada.
• Envolvimento do(a) gerente (ou de alguém hierarquicamente superior na "cadeia de comando") pode ser ser um problema. Avalie bem se é uma boa opção, pois muitas vezes inibe uma conversa mais aberta e franca, sabendo que o que está sendo dito pode ser utilizado para avaliar a pessoa em relação ao seu desempenho. Na dúvida, evite.
• Roda 360 remota funciona, você precisa apenas ter as ferramentas adequadas. Use alguma ferramenta de vídeo conferencia, para que todos possam se ver. Ferramentas de chat ou canvas online como Slack e RealTime Board são úteis para coletas de pontuações. Você pode colocar os formulários de coleta de feedback em um diretório compartilhado, por exemplo Google Docs, e cada um se organiza para preencher o dos outros. O difícil mesmo é entregar o bombom de agradecimento. :)

Concluindo

O feedback, e portanto a Roda 360, deve ser encarado como um processo e não como um evento, de forma que todos percebam que a melhoria ocorre a partir de múltiplas interações. Não deposite todas suas expectativas em uma única sessão de feedback, pois provavelmente você ficará frustrada.

Referências Úteis

• 360-Degree Feedback with a…Mascot? — Modelo aplicado pelo Jurgen Appelo, quem me apresentou por primeira vez esta abordagem.