¡Herramientas de organización online favoritas y gratuitas!

Todas las Apps y Plataformas de Organización que usamos en un estudio creativo.

APOTEMA Estudio
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Por Claudia Moreno.

Siendo diseñadores (o creativos de cualquier tipo) tenemos la necesidad de manejar una gran cantidad de programas para dibujar, bocetar, modelar, renderizar, visualizar, editar, vectorizar, para animaciones, gráficos y muchos más programas para el mismo desarrollo de nuestro trabajo. Además, requerimos herramientas para organizarnos, mejorar la productividad, seguir nuestros proyectos, etc.

El problema con la mayoría de las aplicaciones de organización es que te obligan a manejar una cuenta para cada una… y no todas suelen ser compatibles entre sí. Por ejemplo, para recordar un pendiente que escribiste en tu App de notas, debes agregar un Recordatorio en tu teléfono sin antes revisar las actividades ya programadas en tu Calendario (por si se empalma), y a eso sumar las tareas que ya habías enlistado en tu Evernote (por si te saturas), sin contar con los pendientes que escribes en la computadora, tu cuaderno o hasta en servilletas, y sin mencionar que para una persona olvidadiza, como yo, éste esquema obviamente no funciona para nada.

En el estudio hemos probado todo tipo de Apps para la organización (Apple Calendar, iCloud, Evernote, Notas de Apple, Pocket, Todolst, OneNote y más) y nada ha funcionado tan bien como:

Google (Calendar + Keep + Drive) + Trello

Esta tremenda combinación por fin nos ha dado la organización y conectividad que requeríamos para organizarnos de una forma más eficiente, práctica y gratuita.

Organizar los proyectos: Trello

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Trello es una plataforma que te permite crear Tableros de Organización, donde puedes agregar Listas de Temas y tarjetas virtuales para organizar las tareas a realizar; te permite también agregar listas, adjuntar archivos, etiquetar eventos, agregar comentarios y compartir tableros, entre otras cosas.

Utilizamos Trello para designar tareas a cada área específica, como al área de producción y administración, hacemos un seguimiento de ventas y proyectos, y anotamos nuestros pendientes, notas, guardamos links y archivos, y coordinamos nuestras reuniones semanales. Al ser tableros colaborativos, todos podemos ver las tareas que nos tocan y el estado de los proyectos.

TIP: Anota las tareas pendientes indicando una fecha límite (vencimiento de la tarjeta) y sé realista con los tiempos y la magnitud de la tarea a realizar. Si tu pendiente es “Hacer la propuesta de empaque”, recomendamos lo distribuyas por tareas tales como “1. Diseñar el empaque”, “2. Elaborar la imagen gráfica del empaque”, “3. Hacer prototipos del empaque”, “4. Agendar reunión X día para presentar la propuesta de empaque”, todos con su respectiva fecha límite.

Organizar el día y los pendientes: Google Calendar+ Keep

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Google Calendar es una agenda y calendario electrónico desarrollado por Google el cual permite sincronizarlo con los contactos de Gmail de manera que podemos invitarlos y compartir eventos, se puede sincronizar con otras agendas como Microsoft Outlook o iCal, es compatible con los productos de Google como Keep y Gmail, y éste último a su vez con Trello.

Paso todas nuestras juntas y reuniones a Calendar, si me llega un correo en Google con información que debo recordar, automáticamente la agrego a Trello con un botón (Integración de Trello a Gmail).

En Trello manejo todas las tareas que hacer, etiquetadas, vinculadas con mis compañeros (así todos sabemos su estatus y su vencimiento), y recordatorios que cumplir agregándoles una fecha de vencimiento en la misma plataforma.

Para las ideas, páginas, links y notas que necesito recordar, las agrego en Trello o en Keep, el cual esta integrado a Google Calendar, así que la próxima vez que vea mi calendario ó correo de Gmail tendré estas notas a la vista y les asignare un día y hora en mi agenda para realizarlas. Y al tenerlas instaladas en mi teléfono, me llegan los recordatorios de todo que tenga fecha de vencimiento o un horario programado, por lo que nada se me olvida.

Organizar los documentos: Google Drive / Dropbox

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Tanto Google Drive como Dropbox son plataforma de almacenamiento en la nube donde podrás guardar todo tipo de archivos y acceder a ellos en cualquier momento desde una computadora, teléfono o tablet. Las modificaciones que hagas en un dispositivo se sincronizarán automáticamente en todos tus dispositivos.

La ventaja de trabajar con Google Drive es la posibilidad de editarlos ya en la nube (Google Docs) guardando y sincronizando cambios automáticamente.

Pages es una versión similar en la plataforma Apple, con una presentación más intuitiva, con más elementos de edición y probablemente mejor enfocada al diseñador. Por experiencia, nos ha funcionado mas Google Docs ya que (a pesar de tener computadoras y dispositivos de la manzanita) es más compatible con TODOS nuestros dispositivos y con TODAS las personas con las que colaboramos.

Por último, otra característica a resaltar es su excelente compatibilidad con Excel, Word y PowerPoint.

Organizar al equipo: Slack / WhatsApp

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Por último, tenemos estas dos herramientas de comunicación gratuitas. En ambas puedes enviar mensajes, crear grupos colaborativos, adjuntar imágenes, videos, documentos, ubicación, links, etc.

La diferencia radica en que Slack está dirigida como una plataforma de trabajo. Puedes crear grupos basados en un proyecto especifico, tiene integraciones con muchas aplicaciones como Asana, Trello, Drive, Dropbox, etc; puedes etiquetar personas, frases o asuntos con “#” y “@”, lo que te permite organizar mejor tu propia conversación. Es una buena herramienta si tus funciones son mas colaborativas y requieren mayor comunicación y estructura.

WhatsApp tiene prácticamente las mismas funciones principales que Slack pero con una interfaz mas simple, lo que te permite centrarte más en el contenido que en la estructura de la conversación. Hemos probado ambas opciones y WhatsApp ha facilitado por mucho nuestra comunicación.

“Less is More” también aplica en la elección de tus herramientas, no necesitas una herramienta para cada cosa ni algo muy especializado.

Estas aplicaciones están basadas en nuestra experiencia real, así es como nos organizamos y nos ha funcionado muy bien. Sabemos que cada cabeza es un mundo, por lo que esperamos éste articulo sea de tu apoyo para organizar tu propio mundo, tu mente creativa y tu emprendimiento de una manera más efectiva.

Acerca de Claudia…

Co-Founder & Industrial Designer en Apotema.mx / Instagram

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La mejor organización no asegura los resultados. Pero una estructura equivocada sería garantía de fracaso” — Peter Drucker

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Interior & Industrial Designers based in Mexico City | We design contemporary pieces with a mexican touch! www.apotema.mx

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