ERP : Vers la centralisation d’outils de spécialité

Né sous le nom de MRP (Material Requirements Planning) pour répondre aux besoins de planification des ressources au sein des usines de production, l’ERP (Enterprise Resource Planning) s’est peu à peu développé pour toucher à l’ensemble des domaines de l’entreprise.

La fonction de l’ERP

Désormais, L’ERP occupe une place centrale dans l’entreprise, gérant l’ensemble de ses processus opérationnels et intégrant des fonctions de gestion. Ces fonctions principales sont notamment les suivantes :

• Comptabilité et finance,
• Production, maintenance et gestion des stocks,
• Ressources humaines,
• Fournisseurs et dépenses,
• Clients et vente,
• La gestion de la distribution.

Son évolution

Lorsque les ERP ont été démocratisés, les éditeurs proposaient des logiciels généralistes et développaient des modules spécialisés selon les demandes des entreprises. Les coûts de développement spécifiques induis par ce fonctionnement sont considérables et les coûts de maintenance sont tout aussi colossaux puisqu’il est nécessaire d’adapter en permanence l’outil aux mises à jour de l’ERP généraliste.

Par la suite, des ERP spécialisés par secteur d’activité ont vu le jour. Ces logiciels nécessitent moins de développement spécifique et les éditeurs connaissent davantage le métier de l’entreprise et les process types utilisés dans chaque secteur d’activité.

Plus récemment, avec l’avènement du cloud, l’hébergement de ces solutions se déplace des serveurs de l’entreprise vers des datacenters favorisant à la fois la centralisation des données, les mises à jour et le travail collaboratif.

Les limites

Que l’on utilise un ERP généraliste ou un ERP spécialisé, des limites inhérentes au mode de conception même de l’outil apparaissent.

Le manque d’agilité

Les ERP sont entièrement paramétrables et peuvent ainsi s’adapter aux processus de l’entreprise. Le paramétrage est un travail long et fastidieux, faisant intervenir divers consultants et des salariés de l’entreprise pour déterminer les process, l’utilisation, le positionnement au sein des systèmes d’information et la formation à l’utilisation des utilisateurs finaux.

Le paramétrage se fait généralement selon un mode projet classique laissant peu de place à l’agilité :

• Définition du cahier des charges
• Installation
• Paramétrage
• Tests et mise en service

Ces projets impactent l’ensemble des processus de l’entreprise, tous domaines confondus. Ils sont si complexes qu’il est impossible de créer de cette manière un outil capable de satisfaire tous les utilisateurs. Ainsi ce sont généralement les salariés qui s’adaptent aux process imposés par le logiciel et non l’inverse.

Ce mode de fonctionnement, en plus de faire perdre du temps aux collaborateurs, ajoute une barrière supplémentaire au changement. Pour changer les process de l’entreprise, en plus de la difficulté organisationnelle que cela implique, il sera nécessaire de reparamétrer l’outil, et de former l’ensemble des collaborateurs à sa nouvelle utilisation.

Une contrainte supplémentaire pour les spécialistes

L’éditeur d’ERP spécialisé connait davantage le secteur d’activité de ses clients. Mais qu’en est-il des métiers spécifiques à chaque personne au sein de l’organisation? Une entreprise est composée de différents spécialistes, dans différents domaines, et tous participent à la vie et au bon fonctionnement de l’entreprise.

Prenons le cas d’une usine chimique spécialisée dans la fabrication de cosmétique qui utilise un ERP spécialisé dans ce domaine. Son coeur de métier est la chimie, mais en plus des spécialistes techniques, l’entreprise compte des commerciaux, des marketeurs, des comptables, des responsables des ressources humaines, ou encore des responsables réglementaires. Comment peut-on imaginer qu’une seule entreprise, spécialiste du développement informatique, puisse comprendre et connaître mieux que quiconque le travail de chacun de ces salariés spécialisés?

Généralement, ces spécialistes ne voient dans cet outil qu’une base de données permettant de stocker et récupérer des informations internes à l’entreprise. Pour ce qui est de la gestion quotidienne de leur métier, ils utilisent des outils spécialisés ou des tableurs Excel et intègrent régulièrement ce suivi dans l’ERP en indiquant les informations demandées par le logiciel et non les informations nécessaires au suivi.

Pour chaque spécialiste pris individuellement, l’utilisation de l’ERP devient ainsi une contrainte plutôt qu’un bénéfice. Et ceci peut amener une question supplémentaire. Avec ce type d’utilisation, les remontées d’informations d’un ERP sont-elles fiables?

La pertinence des données

La fiabilité des données provient des utilisateurs qui utilisent l’outil au quotidien. Si l’utilisation d’un tel logiciel est vécue comme une contrainte plutôt que comme un bénéfice, il n’est pas rare que les utilisateurs oublient de mettre à jour les informations ou espacent les périodes de mises à jour.

Vers une nouvelle fonction

À partir de ce constat, comment peut-on rendre l’utilisation de ces outils plus fiable et plus agile?

Tout simplement en prenant le problème à l’envers. Les ERP ont été créés pour les directeurs des grandes entreprises. Leur développement s’est par la suite propagé vers les utilisateurs pour leur permettre d’entrer les données concernant leur périmètre. Ceci permet de mettre à jour automatiquement les tableaux de bord nécessaire à la prise de décision. C’est donc bien le travail de la direction qui a été automatisé et non celui des employés.

Pour avoir des données fiables et conserver une certaine agilité au quotidien, il est indispensable que les utilisateurs suivent l’ensemble de la gestion de leur périmètre depuis un outil qui leur correspond. Ceci n’est possible que si les spécialistes voient la valeur ajoutée de l’outil pour leur métier. C’est donc leur métier qui doit être automatisé et pas uniquement le reporting fait pour la direction.

Ceci nous ramène à la question précédente : est-ce que l’éditeur d’ERP, spécialiste du développement informatique et des process d’entreprise est le mieux placé pour développer le meilleur outil pour les comptables? Pour les responsables des ressources humaines? Ou encore pour les responsables de la conformité?

La réponse semble évidente : certainement pas. De nombreuses entreprises se sont justement développées dans chacune de ces niches pour apporter des solutions concrètes aux problématiques métiers vécues par les spécialistes.

Si chaque spécialiste utilise des solutions métiers, quel est l’avenir de l’ERP ? Deviendra-il obsolète ?

L’ERP gère tout de même un aspect essentiel, qui ne peut être géré que par une solution globale : la centralisation des informations et leur restitution sous forme d’indicateurs facilement interprétables. Ainsi loin de disparaitre, l’ERP doit se réinventer et assurer 3 fonctions :

• Faire communiquer les outils entre eux
• Stocker et centraliser toutes les informations de l’entreprise
• Analyser et générer des tableaux de bord et des rapports personnalisés nécessitant les informations de plusieurs outils

Ces nouvelles fonctions amèneraient certainement les éditeurs à renommer leur outil puisqu’il ne serait plus un outil de planification, mais bien de remontée d’information. Dans ce cas, le terme ECI (Enterprise Centralised Information) pourrait bien remplacer le terme ERP (Enterprise ressource planning).

Une telle organisation permettrait déjà d’avoir une gestion des systèmes d’information plus fiables et qui soient vus réellement comme un atout par chaque salarié de l’entreprise.

Les données consolidées permettent d’ouvrir aussi la voie à l’intelligence artificielle avec notamment l’utilisation du machine learning dans le but de prédire les évolutions de l’entreprise dans tous les domaines et de conseiller les dirigeants sur de multiples sujets.

Et si le logiciel ne suffisait pas?

Si des solutions spécialisées, créées par des entreprises spécialisées, accompagnent au quotidien les spécialistes, peut-être que les prestataires pourraient aller plus loin que l’édition de logiciel et proposer un accompagnement permanent dans leur domaine de spécialité.

Le développement des technologies de l’information et de la communication a permis de diminuer drastiquement les coûts liés au transfert d’information. Les communications digitales sont devenues monnaie courante : vidéoconférence, appel par le réseau internet, chat… Ce développement permet de faciliter grandement les échanges entre clients et fournisseurs. Ainsi les spécialistes des entreprises clientes pourraient s’appuyer sur le savoir-faire et l’expertise de leur prestataire pour simplifier leur travail quotidien.

Les organisations changent

Cette nouvelle organisation permet à chacun de se concentrer sur son coeur de métier et de gagner grandement en efficacité. Pour assurer le fonctionnement des domaines non stratégique, l’entreprise aurait besoin de moins de ressources. Une personne aidée d’une société spécialisée pourrait fournir un travail de bien meilleure qualité qu’une équipe plus importante travaillant seule sur ses problématiques.

Les gains pourraient aussi être considérables en ce qui concerne les postes de coordination et de reporting. Dans un environnement entièrement automatisé, avec des équipes accompagnées dans leur gestion, les reportings se font automatiquement.

En accompagnant les équipes à la mise en place de méthodes qui ont été éprouvées sur un large panel de client, le prestataire pourrait faire gagner un temps considérable dans la gestion et fiabiliser grandement le suivi.

Le cas de la gestion réglementaire

La gestion de la conformité réglementaire vis-à-vis des problématiques SSE est un domaine très spécifique et très technique. Les ERP ont développé des solutions spécialisées dans le suivi de la maintenance (GMAO), mais celles-ci ne sont pas adaptées au suivi réglementaire. Cela est d’autant plus vrai que l’évolution régulière des textes réglementaires nécessiterait une mise à jour permanente de la solution. Pour un éditeur qui gère l’ensemble des domaines d’une entreprise à 365°, le défi est impossible à relever, mais pour une entreprise spécialisée c’est tout à fait faisable.

C’est ce que nous avons fait avec EALICO en développant la première solution en ligne de gestion de la conformité réglementaire. Simple et intuitive, la solution EALICO permet aux industriels de gérer leurs obligations et d’avoir une vision claire de l’état de conformité de leur parc industriel. Enfin, tout l’aspect réglementaire est automatisé et centralisé au sein d’un même service :

• Les échéances sont déterminées automatiquement
• Les actions et préconisations d’inspection sont suivies
• Les documents et rapports sont centralisés et disponibles à tout moment
• La veille réglementaire est personnalisée aux besoins de l’exploitant et les évolutions directement adaptées sur le parc

L’accompagnement d’expertise se fait dès le diagnostic réglementaire, jusqu’au contrôle périodique en passant par la phase essentielle de mise en conformité.

Ainsi c’est l’alliance du numérique et de l’accompagnement humain qui va permettre à ce nouveau modèle d’émerger dans toujours plus d’organisation par la suite.

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