11 hacks de productividad

Hacks productivos que ya has escuchado y por lo general SE PASAN POR ALTO

1 No posponer. La procrastinación es uno de esos hábitos que te empujan justo en sentido contrario a concretar tareas de alto valor. Reemplazar la ejecución de tareas por cosas divertidas, placenteras y que en su mayoría son irrelevantes como ver televisión (Netflix), navegar en internet sin objetivo claro (terminar viendo videos de gatitos chistosos), mal uso de las redes sociales en el trabajo (consultar cada minuto WhatsApp o Facebook), etc, son una alternativa para no enfrentar la ansiedad, la frustración, el miedo o el propio esfuerzo de lo que sí es importante y que aporta valor a ti o tú equipo de trabajo.

El primer paso para contrarrestar este mal hábito de autosabojate (tú eres responsable), es ser consciente de ello. A partir de aquí, se pueden implementar diversas estrategias que, a partir de su ejecución podrás ir ajustando las que mejor te funcionen como, por ejemplo:
- Dividir las grandes tareas, en pequeños esfuerzos.
- Planificar su ejecución, junto con el resto de las tareas de gran valor.
- Prémiate por cada logro obtenido. De esta manera estarás reforzando el hábito de ejecutar y no posponer.

2 Prepara el día siguiente antes de salir de la oficina. Ayuda bastante destinar algunos minutos antes de salir del trabajo, el revisar qué se hará al siguiente día. Esto permite tener una ruta, una estrategia que determina en qué utilizar tus recursos más importantes TIEMPO, ENERGÍA y ATENCIÓN.

No tener una estrategia para cada día, deja como opción el improvisar y con la alta posibilidad de atender tareas no importantes, dejando nuevamente lo importante para después.

3 Resuelve primero las tareas más pesadas. Cambiaría el término pesadas, por las de más alto valor. Las tareas pesadas las fragmentas en pequeñas (punto número 2). Hay un Pareto del 80/20 que dice, el 80% de tus resultados, están dados por el 20% de tu esfuerzo. SI en ese 20% de tu esfuerzo concentras las tareas de mayor valor, mayor impacto, lograrás grandes avances en tus tareas.

La recomendación es que ese 20% de esfuerzo, lo concentres en las primeras horas del día. Así explotarás al máximo tu tiempo, energía y atención cuando más fresco te encuentras.

Otra gran ventaja es que, después de haber resuelto lo más importante, los imprevistos o “urgencias” que surjan en el día, no tendrán mayor impacto, puesto que ya habrás avanzando en esas grandes tareas.

4 Lucha contra la tiranía de lo urgente. Definitivamente vivimos en un estado de urgencia como por defecto cada día, sin embargo, hay que tener presente que la mayoría de las “urgencias” son derivadas de una nula planificación o mala gestión de fechas.

Hay una frase que me encanta y dice: tu falta de planeación no es mi urgencia

¿Cómo luchar contra lo urgente?, poner fecha a toda tarea por realizar e implementar y un seguimiento. Con esto no vamos a eliminar las urgencias, pero ayudaremos a disminuir las “urgencias” que son generadas por mala gestión, dando espacio a las que son realmente urgencias.

5 Apégate a un horario durante las juntas. Las reuniones son algo inevitable en nuestras actividades de trabajo. Sin embargo, no contar con una adecuada dirección durante las reuniones, pueden resultar una pérdida de tiempo y generar ese sentimiento de frustración al participar en reuniones sin objetivos claros.

Las reuniones no deben enfocarse únicamente en el tiempo que dura la misma, toda reunión tiene un Antes, Durante y Después.

Antes, debemos compartir junto con la invitación al equipo que participará en la reunión, una agenda de trabajo, tareas que se esperan realicen previos a la reunión y los objetivos que se persiguen.

Durante, cuidar la agenda de trabajo y evitar incluir puntos no planificados.

Después, qué tareas se asignaron, quién las va a resolver y cuándo se entregan los resultados.

Recuerda, siempre que cierres una reunión, no te vayas de ella sin que se hayan resuelto estas tres preguntas, QUE, QUIEN y CUANDO.

Con estos sencillos pasos, podrás mantener dentro del horario planificado la ejecución de tu reunión o junta.

6 Saber decir que no. En entornos de trabajo en equipo, en ocasiones resulta complejo saber decir que no. Esto nos puede llevar a dejar de ejecutar nuestras tareas importantes, por saltar a aquello que no pudimos decir NO.

Para aprender a decir no, ayuda definitivamente contar con nuestra planificación de tareas con fechas y la estrategia que nos guía en nuestra ejecución de tareas cada día. De esta forma, será más fácil decir no para ese momento teniendo claro nuestros compromisos que tenemos en el día y fechas futuras.

Del mismo modo, tendremos la certeza de indicar cuándo sí podemos atender eso nuevo que nos están solicitado, estaremos en posibilidad de decir, si pero no.

7 Designar horas para revisar el correo. Una de las herramientas que más nos puede distraer y consumir tiempo es el correo. Consultar el correo en todo momento (si nuestra actividad no lo requiere) o tenerlo siempre visible en pantalla, es una invitación a desear ver cada correo que llega y sobre todo, si en nuestro correo recibimos publicidad, es la puerta para comenzar con información de ofertas, la cual nos empuja a visitar la página de la tienda y cuando menos lo imaginamos, ya pasamos varios minutos consultando información de poco valor.

Pareciera insignificante el hecho de distraerse consultando la información del correo, sin embargo, el romper nuestra atención sobre las tareas que pudiéramos estar realizando, nos lleva a que para concluir dicha tarea, necesitemos más tiempo del planeado, cometamos errores por las distracciones que nos hemos auto generado, nos frustremos por no lograr generar ideas fluidas para su conclusión, pensemos que la tarea es sumamente compleja y finalmente, busquemos salidas más placenteras y divertidas (volvemos al punto uno de esta nota).

¿Qué hacer?, si tu actividad te lo permite, establece horarios para consultar el correo. 4 veces al día o más en caso de ser necesario. Algo importante que debemos tener en cuenta, el correo no es para recibir notificaciones URGENTES. Para cosas urgentes existen otros medios como el teléfono.

Las reglas de los correos son una excelente ayuda para organizar y clasificar los mensajes por prioridad.

Recuerda, que el correo trabaje para ti y no tú trabajes para el correo.

8 No ser multitarea. Uno de los errores más graves que se pueden cometer es ser multitarea, es decir, hacer varias cosas al mismo tiempo como querer resolver tareas del trabajo, platicar con el compañero de a lado, estar revisando el móvil cada minuto y estar atento a los correos que llegan en pantalla siempre visible.

Evitar ser multitarea no significa no ser multiproyectos. Por supuesto que se pueden resolver múltiples tareas, pero NO AL MISMO TIEMPO. Ya se ha comentado en los puntos anteriores estrategias para organizar tareas, ahora hay que establecer que para cada una de ellas, se deben definir tiempos donde podamos enfocar nuestra atención y energía al 100%, liberándonos de toda distracción.

Existen diversas estrategias para enfocar nuestra atención como la técnica Pomodoro, la cual dice que trabajes al 100% durante periodos cortos de tiempo. ¿Qué tiempo es el que mejor funciona en ti?, ejecuta y prueba para saberlo.

Lo importante más allá del tiempo de concentración, es alejar toda aquella autodistracción que podamos generar.

Durante el periodo de trabajo enfocado, silencia tu teléfono y colócalo cara abajo, así no te verás tentado a ver qué notificación nueva ha llegado. Apaga las notificaciones de tu computadora (correo, redes sociales, etc). Permite a tu mente enfocarse en esa tarea que deseas resolver (escribir, programar, diseñar, etc). Avisa a tus compañeros que por los próximos minutos no te molesten. Es decir, prepara tu entorno para lograr esos minutos de alta calidad y disfruta tu trabajo.

Recuerda, evita ser multitarea pero sé multiproyectos trabajando en modo monotarea.

9 Desconéctate del trabajo para reencontrarte. Es vital identificar esas actividades que te pueden recargar de energía. Para algunas personas, el hacer ejercicio les llena de vitalidad para afrontar los retos de cada día. Algunos otros, leer un buen libro les proporciona ese espacio de retiro y descanso a la mente. Salir con la familia, ver una buena película, tomar un café… ¿a ti qué te recarga de energía?

Recuerda, no todo es trabajo, trabajo y trabajo. Tu mente también necesita ese espacio para reencontrarse.

10 Delega. La importancia en delegar tareas no sólo radica en generarte tiempo para más actividades. Es una excelente opción para ayudar a crecer a otros integrantes de tu equipo de trabajo. Delegar tareas que para ti pueden ser sencillas de resolver, para otros colaboradores pueden representar retos. Ayúdalos a crecer asignando tareas de alto valor y genérate ese tiempo adicional que necesitas para tareas de gran valor.

Recuerda, ayudar a elevar el nivel de desempeño a otros, es empujar a que tu círculo de colaboración apunte a forjar equipos de alto desempeño, donde el control de las tareas no está en una persona, está en el equipo.

11 Hacer que la tecnología trabaje para ti. Como acertadamente escribió Miguel Nieva en uno de sus artículos, el tiempo es el activo más valioso, no el dinero. Nuestro tiempo es un recurso limitado.

Existe una gran cantidad de aplicaciones que pueden ayudarte a automatizar esas tareas repetitivas que haces diariamente.

Toma el control de tu tiempo y organízalo de forma profesional, como una persona de alto desempeño.

Un abrazo.