Design Thinking: criatividade colaborativa no RH

Image for post
Image for post
Ilustração adquirida no Shutterstock

Recentemente, eu e a Andressa Yoshida recebemos o desafio de levar para a turma de Recursos Humanos da FATEC Barueri um pouco sobre Design Thinking. Ao todo, seriam misturados grupos do primeiro e segundo semestre do curso, o que resultaria em uma média total de 36 alunos. Sendo assim, nós gostaríamos de compartilhar essa experiência.

O primeiro passo foi definir qual seria o objetivo a ser atingido nesse desafio. Após algumas conversas, chegamos à conclusão que nosso propósito era que os(as) estudantes entendessem que Design Thinking não é exclusivo para designers, uma vez que todos(as), com o trabalho em equipe, têm o que é preciso para aplicar essa ferramenta de inovação. Contudo, ter apenas o objetivo claro não era o suficiente. Precisávamos entender quem são esses(as) alunos(as) para propor um modelo assertivo para atingi-lo.

Chegamos a alguns questionamentos sobre esse contexto, como, “Qual seria a faixa etária dessa turma?”; “Como é a rotina deles(as)?"; “Como poderíamos passar o conteúdo de uma forma que entendessem a essência do Design Thinking?"; “Quais problemas podemos levar para eles?”; e muitos outros.

Precisávamos de algo que nos guiasse minimamente para uma tomada decisão. Nesse momento, então, criamos nossa proto-persona.

Ana Clara, 20 anos, mora em Barueri e, além de ser estudante de RH da FATEC, é estagiária na Maremoto Tecnologia. Tem uma rotina agitada por tentar conciliar sua vida pessoal, faculdade, trabalho e família. Ainda assim, ela acredita que seu esforço é um caminho para um futuro melhor do que seus pais tiveram.

A criação da nossa proto-persona foi nosso ponto de partida para discutirmos qual tipo de conteúdo ou formato seria o ideal para levar o Design Thinking para ela. Ana Clara tem uma rotina corrida, sem muito foco. Na primeira oportunidade está olhando na tela do celular.

Analisando nossas hipóteses, concluímos que um modelo de Workshop puderia funcionar, pois, consumir conteúdo que proponha prática pode facilitar o entendimento. Dessa forma, todas as pessoas estariam entretidas com as dinâmicas e, consequentemente, envolvidas e focadas no assunto.

Nomeamos nosso workshop de “Design Thinking: criatividade colaborativa”. Tínhamos a liberdade para decidir o formato, material, duração e o ambiente da FATEC para executar nossa proposta. Isso nos ajudou a ter mais autonomia em sua construção.

Criamos o roteiro do workshop, desde às dinâmicas de “quebra-gelo” até o conteúdo sobre o tema. Nos planejamos para ter duração de 8 horas, sendo dividido em dois dias (terça-feira e quinta-feira).

Nosso roteiro

No primeiro instante, queríamos que as pessoas se soltassem. Para isso, fizemos a dinâmica do barbante em que, basicamente, um grupo de pessoas devem fechar os olhos e juntos formar um quadrado perfeito em um determinado tempo. A dinâmica funcionou muito bem, pois, além de descontrair os(as) alunos(as), foi uma introdução do que seria tratado no workshop: trabalho em equipe.

Em seguida, fomos ao auditório para dar início ao conteúdo sobre Design Thinking. Aqui nós tentamos ser os mais breves possíveis, pois nosso foco era ensinar envolvendo a prática, além de que não tinhamos tanto tempo disponível. Isso nos ajudou, uma vez que nos forçou a sermos mais objetivos.

Tínhamos conosco, além do roteiro, alguns slides para nos auxiliar nas explicações. Fizemos alguns acordos com o grupo para nos mantermos organizados dentro da jornada de aprendizado, afinal, eram 36 alunos(as) dentro de um auditório.

DIA 01

O que é Design Thinking?

Explicamos o que é Design Thinking e suas etapas, o conceito de divergência e convergência do Duplo Diamante e a importância de colocar o usuário (ou colaborador, no caso da turma de Recursos Humanos) no centro. Levamos também dois exemplos de soluções bem sucedidas por colocarem o usuário no centro, focando em uma parte específica de um problema grande. Sendo eles, a famosa máquina de ressonância voltada ao público infantil da GE Healthcare (veja mais sobre o case aqui), e, também, o Hippo Roller que é uma solução para enfrentar o problema de acesso aágua limpa na África (veja o case aqui).

O desafio

Como decidimos montar um modelo de aprendizado na prática, precisávamos que fossem montados pequenos grupos e que cada um deles tivesse um problema para resolver. Como todos ali presentes eram do curso de Recursos Humanos, fizemos bastantes pesquisas na internet, conversamos com funcionários e até agentes de RH para separar alguns problemas que são recorrentes na área. Isso fez encontrar, inclusive, o termo Employee Experience, que está fortemente relacionado à responsabilidade de quem trabalha com RH: proporcionar uma experiência positiva aos funcionários.

Recolhendo os dados dessa pesquisa, tínhamos alguns problemas que poderiam gerar potenciais soluções:

  • Feedback;
  • Divulgação de vagas;
  • Processo de férias;
  • Folha de pagamento;
  • Processo de desligamento;
  • Plano de carreira;
  • Processo seletivo;
  • Processos burocráticos.

Com todos os participantes mais descontraídos após a dinâmica do “Two truths and a lie”, pedimos para que os grupos fossem formados, os quais deveriam misturar as turmas (primeiro e segundo semestre).

Após escolherem um(a) líder, pedimos que estes(as) participassem do sorteio do desafio e, depois de selecionado, divulgassem para o resto da sala.

#1 Empatia

Por se tratar de uma turma de Recursos Humanos, decidimos aprofundar na etapa de Empatia. Explicamos e compartilhamos nossa vivência no assunto, além de colocamos um vídeo que eu, particularmente, gosto bastante, pois traz a diferença entre empatia e simpatia. Vale a pena dar uma olhada nesse vídeo (veja o vídeo aqui).

Como a empatia está relacionada ao todo, não somente a alguém, precisávamos nos aproximar do real problema. Para isso, propomos que fosse feito uma Desk Research e os participantes conversassem com pessoas. Com a intenção de fugir da bolha de vivência do grupo (que também é relevante), pedimos para que os integrantes fizessem um roteiro básico de perguntas e ligassem para seus conhecidos (entrevista remota) para entenderem o problema de outra perspectiva.

Essa etapa, segundo os próprios alunos, foi de grande aprendizado, pois conseguiram ter novas ideias e conhecimento sobre o desafio recebido.

Criação da proto-persona

Após o momento de pesquisa e entendimento básico sobre a problemática, os grupos criaram sua proto-persona. Nesta etapa, discutimos a importância de trazermos a diversidade e representatividade enquanto colocamos pessoas no centro.

Disponibilizamos papeis sulfite, cartolinas, canetas, gizes de cera e post-its para deixarem a criatividade fluir. Os resultados foram ótimos, pois, além de se preocuparem com o conteúdo, também se esforçaram em dar vida a proto-persona.

DIA 02

#2 DEFINIÇÃO

Já tínhamos alguns dados do problema após a Desk Research e entrevista remota, mas precisávamos organizá-los. Neste momento, os trouxemos à matriz CSD (Certezas, Suposições e Dúvidas), assim o grupo poderia mapear os resultados que tinham em mãos e filtrar o problema que poderiam atacar.

#3 IDEAÇÃO

Nesta etapa, precisávamos estimular a criatividade do grupo para que mostrassem diferentes soluções para o problema que queriam atacar. Para trazer a participação de todos e incentivar as ideias que poderiam parecer absurdas, aplicamos a dinâmica do Crazy 8s.

Após a escolha de decisão dos grupos a partir do resultado do Crazy 8s, fizemos o seguinte questionamento: a sua solução escolhida pode resolver o problema do colaborador?

#4 PROTOTIPAÇÃO

Com todos os materiais em mãos, os grupos se permitiram dar vida às ideias. Surgiram resultados diversos como a construção de algumas telas de um sistema, propostas de fluxos, aplicativo para celular e formulários.

#5 TESTE

Infelizmente, embora tivéssemos nos previnido, alguns imprevistos aconteceram e o tempo não foi suficiente para que a etapa de teste fosse colocada em prática. Porém, por entender a importância dessa etapa para o design centrado no usuário, nos adaptamos para, pelo menos, levar o conteúdo sobre o teste e seu impacto na solução criada.

O que aprendemos na construção do workshop?

Embora estivéssemos ali para ensinar algo novo à turma, eu e a Andressa Yoshida também aprendemos com eles.

  • Não subestime o tempo disponível, pois mesmo que haja planejamento e seja colocado um cronômetro gigante na tela, podemos perder o controle e deixar de passar todo o conteúdo necessário. Portanto, é fundamental considerar ainda mais os possíveis imprevistos.
  • Seja adaptável de maneira ágil.
  • Tenha um objetivo claro a ser atingido.
  • As pessoas não têm o costume de interagirem com desconhecidos. Devemos estimular a mudança desse hábito. O trabalho em equipe é essencial.
  • Dinâmicas de “quebra-gelo” trazem bons resultados.
  • A maioria das pessoas tem uma experiência desagradável com o departamento de Recursos Humanos e devemos falar mais sobre Employee Experience.

Embora não tenha sido possível concluir o workshop como planejado, conseguimos alcançar nosso objetivo inicial: estudantes devem entender que Design Thinking não é exclusivo para designers, uma vez que todos(as), com o trabalho em equipe, têm o que é preciso para aplicar essa ferramenta de inovação.

Para finalizar, eu gostaria de agradecer a FATEC Barueri pelo convite e, ao Allan Cardozo e Aline Castilho por compartilharem seus conhecimentos com outros workshops. E, é claro, gratidão pela parceria incrível da Andressa Yoshida nessa jornada. Juntos fizemos um ótimo trabalho.

Parabéns às turmas do primeiro e segundo semestre do curso de Recursos Humanos da FATEC Barueri, vocês foram excelentes! Foi um prazer compartilhar meu conhecimento com vocês. Obrigado pelo carinho.

Written by

Product Designer na TriggoLabs. LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/arthursanches/

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store