Comment Gérer Vos Utilisateurs Sous HubSpot ?

audreytips.com
Feb 26, 2018 · 7 min read

Si vous êtes comme moi, vous adorez maintenant votre CRM et vous en servir. Car vous savez qu’il vous rend de nombreux services pour développer votre activité. Et moi, mon CRM, c’est HubSpot !

Aujourd’hui, je vous propose un article très simple mais utile, sur la gestion de vos utilisateurs dans le CRM Hubspot.

Comme me l’a rappelé hier soir Laurent :

Audrey, il faut vraiment que tu me donnes accès au CRM. Je commence à avoir pas mal de prospects pour notre offre. Tu me donnes accès s’il te plait ? Et tu pourrais aussi en profiter pour rédiger un article sur le sujet ? :)

C’est souvent comme cela que cela fonctionne chez #audreytips. Quelqu’un dans notre équipe lance une action pour améliorer notre fonctionnement, nous faire connaître davantage, trouver des clients… Et cela nous donne l’opportunité de créer du contenu.

Allons-y, je vous montre maintenant comment gérer vos utilisateurs HubSpot.

Mon objectif : vous faire gagner du temps sur ces aspects légèrement techniques !

Pourquoi Bien Gérer ses Utilisateurs dans votre CRM ?

Il y a plusieurs raisons simples que devraient vous pousser à bien organiser votre travail et vos utilisateurs dans votre CRM.

Mais elles se rejoignent toutes sur un point : ne pas perdre d’opportunités commerciales !

Pas organisé = des pertes pour votre CA

C’est tout bête.

Mais si tout le monde utilise le même login de connection à votre CRM, vous aurez des gros problèmes d’organisation.

Imaginons que vous utilisiez les mêmes identifiants de connection à votre CRM pour toute votre équipe de 5 commerciaux.

Tout le monde ajoute des contacts, des entreprises et des opportunités commerciales, mais sans facilement pour repérer “qui fait quoi”.

Et d’expérience, cela donne souvent lieu à des oublis de relance commerciale ou de rendez-vous.

Or les clients sont rares. Rater un rdv ou oublier une relance est souvent synonyme de chiffre d’affaires perdu !

Au fait, pour compléter votre vision sur le CRM HubSpot, j’ai trouvé un article sur Hubspot, de Karim Bouras, qui illustre bien la plus value de cet outil !

Moins de stress pour votre équipe

Bien organiser les utilisateurs de votre CRM est aussi une source de stress en moins pour vos commerciaux.

Ils ont une visibilité claire sur leur liste de prospects à traiter. Ils n’ont plus à se fatiguer et se stresser à retrouver leurs informations dans une liste globale, qui grandit de jour en jour …

Or un salarié stressé est un salarié malheureux et à terme moins productif.

Un meilleur pilotage de votre entreprise

La plupart des CRM dispose de tableaux de bord intéressants, synthétisant l’activité de votre équipe.

Pour mieux piloter votre entreprise et en particulier son activité commerciale, séparer les accès par utilisateurs vous permet de :

  • Savoir qui est performant dans l’équipe, afin de le récompenser et soutenir ceux qui le sont moins,
  • Partitionner la prospection par commercial, en affectant une zone géographique à chacun par exemple,
  • Visualiser des tendances et prévisions sur le chiffre d’affaires pour les mois à venir (et ainsi de prévoir les dépenses que vous pouvez consentir) …

En bref, bien organiser vos utilisateurs est fondamental pour obtenir de bons résultats avec votre CRM !

Sur le même sujet 10 Questions À Vous Poser Pour Bien Choisir Votre CRM

Gestion de vos Utilisateurs dans HubSpot CRM

Entrons maintenant dans le vif du sujet.

Je vous ai déjà montré dans un article comment créer et paramétrer un compte HubSpot. Je vous invite à parcourir à nouveau cet article si besoin, avant de passer à ce qui suit.

Accéder à la liste de vos Utilisateurs HubSpot

Pour trouver la liste de vos utilisateurs existants, cliquez tout d’abord en haut à droite dans le menu, puis sur le lien “Paramètres” :

L’écran suivant s’affiche, avec un menu de navigation latéral, dans lequel il faut cliquer sur “Utilisateurs et équipes”, tout en bas :

Vous voilà alors sur la liste de vos utilisateurs existants, où on trouve Mathieu, qui a le rôle de “Super administrateur” :

Créer un nouvel utilisateur

Il est relativement simple de créer un nouvel utilisateur dans HubSpot.

Dans l’écran précédent, cliquez sur le bouton rouge “Créer un utilisateur”.

HubSpot vous demande tout d’abord de préciser l’email, le prénom et le nom du membre de votre équipe :

Je suis en train d’ajouter Laurent à la liste des utilisateurs, comme vous le voyez :)

En cliquant sur “Suivant”, je peux alors préciser le niveau administrateur à l’utilisateur. Il faut cliquer sur l’onglet “Admin” puis décocher “Désactivé”.

Voici le résultat :

Comme vous le voyez ci-dessus, ce nouvel utilisateur est déclaré en tant qu’admin et peut accéder à des fonctionnalités-clés, telles que :

  • L’ajout de nouveaux utilisateurs,
  • La gestion des équipes d’utilisateurs,
  • Les paramètres de l’ensemble du compte,
  • La facturation de votre abonnement HubSpot,
  • Et la gestion des propriétaires des rapports.

En bref, comme toujours lorsqu’on donne un accès administrateur à quelqu’un, il faut faire attention. En effet, un accès administrateur a alors en effet la main sur tout.

Donner un accès Super Administrateur

Comme Laurent est le co-fondateur d’#audreytips, on peut lui faire 100% confiance.

Je vais donc lui affecter le rôle de Super Administrateur, en cliquant sur “Actions” puis “Créer un super administrateur” :

Et le résultat est immédiat :

Laurent, le nouvel utilisateur, a maintenant accès à l’intégralité du compte Hubspot et de ses contenus.

Et pour finir, un email d’accueil est envoyé par le CRM au nouvel utilisateur, email que vous pouvez modifier à votre guise :

Après avoir cliqué sur Envoyer, nous retrouvons la liste des utilisateurs, avec Laurent ajouté dans la liste :

Utiliser les équipes d’utilisateurs

HubSpot vous propose également d’organiser vos utilisateurs par équipes.

Cela peut être intéressant si vous avez plusieurs commerciaux et voulez les regrouper par équipe de travail.

Prenons un exemple, vous êtes une entreprise de 80 personnes, dans le domaine industriel.

Vous avez 15 commerciaux dont le territoire est découpé selon les grandes régions françaises, vous pouvez créer des équipes de commerciaux ainsi :

  • Ile de France,
  • Grand Ouest,
  • Sud Est,
  • Nord.

Voici comment procéder :

Cliquez d’abord sur “Créer une équipe” ci-dessus. Puis vous constatez que, dans sa version gratuite, HubSpot ne vous autorise à ne créer qu’une seule équipe … Il vous faut prendre un abonnement avec la version payante pour aller au-delà :

Complétez le formulaire, dans le cas de #audreytips, je vais nommer l’équipe “Fondateurs” et y “ranger” les co-fondateurs, Laurent et Mathieu :

Je clique ensuite sur le bouton “Créer” et l’équipe est créée, elle inclut les 2 utilisateurs déjà créés.

Ensuite, dans la liste des utilisateurs existants, je peux maintenant trier la liste par équipes, comme ceci :

Créer une équipe est donc simple ! Ainsi, vous allez avoir plus de finesse dans votre gestion des utilisateurs.

En Conclusion sur la gestion des Utilisateurs dans HubSpot

Dans cet article, je vous ai rappelé pourquoi il est important de bien gérer ses utilisateurs dans votre CRM.

Et, ces raisons sont valables quelque soit l’outil de Marketing Digital dont vous voulez partager l’accès.

D’ailleurs, j’en profite pour vous donner quelques autres articles sur le même sujet :

Ensuite, je vous ai montré, étape par étape, comment gérer vos utilisateurs dans le CRM HubSpot. Si vous n’utilisez pas HubSpot, sachez que la plupart des CRM fonctionnent de manière assez similaire sur ce point.

Qu’avez-vous pensé de la gestion des utilisateurs dans ce CRM ? Utilisez-vous déjà un CRM dans votre entreprise ? Quels résultats en obtenez-vous ? N’hésitez pas à tout me dire dans les commentaires ci-dessous !


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