Факты об откатах: как выявить схемы и победить воровство
Чем поможет статья: вы узнаете, как именно сотрудники обворовывают компании и как бороться с откатами.
В редакцию обратился руководитель компании, которая импортирует расходные материалы и оборудование для стоматологических клиник. Два месяца назад он возглавил бизнес и обнаружил, что сотрудники воруют.
Директор составил список отгрузок товара со скидкой и начал обзванивать покупателей: хотел узнать причину снижения цены. Клиенты компании — дистрибьюторы, клиники, частные врачи. Он же попадал в автомастерские, парикмахерские, а иногда по телефону никто не отвечал. То есть сейлзы указывали фальшивые контакты, чтобы нельзя было проверить цену отгрузки. Руководитель стал разбираться и выявил откатные схемы.
Схема № 1. Менеджер по продажам просит начальника отдела или директора сделать скидку важному клиенту. После одобрения руководства товар, который стоит 85 тыс. руб., отгружается по цене 50 тыс. руб. Реальная скидка составляет всего 5 тыс. руб., остальные 30 тыс. руб. оседают в кармане менеджера. По оценкам руководителя, компания теряет до 3,5 процента от выручки.
Схема № 2. В отрасли практикуются ретро-бонусы, когда региональные дистрибьюторы получают скидки или премиальные при выполнении объемов продаж на вверенной территории. Местные партнеры договариваются с сейлзами. Весь товарооборот нескольких регионов проводится через одну фирму. Дилер получает вознаграждение продукцией в размере 10–15 процентов от заказа. Менеджер забирает 10 процентов от перевыполненного годового плана — до 500 тыс. руб.
Схема № 3. Компания выделяет бюджет дилерам — финансирует обучение сотрудников покупателей своей продукции. Например, чтобы они оплачивали курсы повышения квалификации, участие в конференциях. Региональные дилеры деньги берут, но обучением не занимаются. За развитие «своих» дилеров отвечают менеджеры.
Руководитель пытается постепенно заменить штат продавцов. Но как только в коллектив приходит новый сотрудник, уже через неделю-другую старожилы рассказывают ему о схемах воровства. Уволить сразу всех директор не может — быстро сформировать новый отдел продаж в 20 человек с нуля сложно, текущие и будущие сделки могут сорваться. Как поступить в подобной ситуации?
- Какие бывают схемы откатов
Скидка, двойной откат, необычный товар
Исполнительный директор компании
Существуют три основные модели откатов. Все остальные являются вариациями.
1. Откат в виде скидки. Менеджер дает скидку клиенту, который возвращает ему часть денег. Применяется при долгосрочных отношениях. Такая система позволяет менеджерам и снабженцам получать стабильный «левый» заработок.
2. Двойной откат. Есть товар ценой 50 тыс. руб. Менеджер поставщика дает скидку в размере 10 тыс. руб. и забирает ее себе. А менеджер покупателя платит 60 тыс. руб. и забирает надбавку. Схема используется единожды: постоянно проводить такие операции нерентабельно.
3. При закупках товаров, характеристики которых сложно сопоставить, применяется следующая схема: менеджер выбирает товар с минимальной стоимостью, просит представителя поставщика указать в накладной похожий товар, который стоит дороже, и заключает сделку. Разница в цене — нажива для снабженца и менеджера поставщика.
Не тот товар
Основатель сервиса по поиску поставщиков
Наиболее распространены откаты в строительстве. Поставщиков намного больше, чем потребителей. Это заставляет продавцов идти на ухищрения, чтобы реализовать свой товар. Директора компаний в этой отрасли знают, что их сотрудники дают или берут откаты, но ничего не предпринимают.
Некоторые схемы и разоблачить-то сложно. Например, поступает заказ на квадратную профильную трубу 20 * 20 мм с толщиной стенки 2 мм. Объем заказа — 100 шт. Вес партии — около 675 кг, а стоимость — 31 тыс. руб. Но покупатели редко взвешивают такой товар, чаще всего проверяют только количество единиц и метраж.
Менеджеры договариваются, что покупатель получает трубу со стенкой на 0,5 мм меньше. Вес товара уменьшится до 520 кг, а цена — до 24 тыс. руб. Разница оседает в карманах сейлзов.
Сложно встретить снабженца, который прозрачно ведет закупки и не реагирует на предложения со стороны поставщиков. Как правило, работники уверены в своем праве использовать возможности, которые предоставляют поставщики.
Основные причины, почему сотрудники участвуют в таких схемах.
· Сотрудник не заинтересован делать сделку более привлекательной для производства. Он получает зарплату, поэтому мотивирован на проведение незаметной и выгодной ему сделки.
· Поставщики сами делают предложения об откатах.
· Сотрудников вынуждают идти на риск обстоятельства личного характера. Что, конечно, никак их не оправдывает.
2. Размер отката
В сфере услуг откаты доходят до 30 процентов от контракта
Размеры откатов варьируются в пределах от 1 до 3 процентов от суммы договора, когда речь идет о бизнесе с высокой маржой и большим оборотом. В сервисных услугах, среднем и малом бизнесе откаты могут составлять 15–30 процентов от контракта. В строительстве минимальная планка взятки — 20 процентов, а при поставках аппаратуры — 30–40. Сотрудники, которые берут серое вознаграждение, особенно любят крупные проекты: чем больше денег, тем проще украсть и тем сложнее отследить расходы.
3. Нужно ли бороться?
Откаты — устойчивый элемент бизнес-процессов
Генеральный директор консалтинговой компании
Полностью искоренить откаты невозможно. Они стали устойчивым элементом бизнес-процессов. Без организационных изменений в масштабе отрасли бороться с ними бессмысленно. Воевать стоит только в том случае, если откат инициирован сотрудниками вашей компании и потенциальный риск для бизнеса при сохранении откатных схем выше, чем если с ними бороться.
Подумайте, прежде чем увольнять
Руководитель отдела бизнес-аналитики компании
Проанализируйте ценность провинившегося работника для предприятия: количество личных контактов и договоренностей с клиентами, число проведенных сделок и их суммы; сравните его показатели с результатами других сотрудников. Уход ценного менеджера может привести к неприятным последствиям: хороший продажник начнет работать в конкурирующей организации и переманит ключевых клиентов.
Уволить по уголовной статье за откат сложно. Факт отката доказать в суде очень тяжело, а риск того, что работник подаст встречный иск, высок. Чтобы доказать откатные схемы, можно мониторить активность в Сети и переписку по электронной почте, подослать «тайного покупателя».
4. Улики
Попробуйте оттянуть оплату по счетам
Если вы подозреваете откатную схему, попробуйте передать дела с этой компанией-поставщиком другому специалисту, снизить объем закупок или оттянуть оплату по счетам. Если подозреваемый виновен, то для него это станет катастрофой: отработать обязательства он не сможет. И выдаст себя, пытаясь исправить ситуацию.
Каким образом распознать в компании сотрудника-откатчика?
1. Слухи. Людям свойственна зависть. Не каждый слух правдив, но проверить его будет нелишним. Понаблюдайте за объектом, на которого направлены наговоры об откатах.
2. Уровень жизни. Обратите внимание, как живет сотрудник отдела снабжения. Условно говоря, работник с официальной зарплатой 30 тыс. руб. не может себе позволить дом в Майами или Ferrari.
3. Место переговоров. Откатчики договариваются о своих операциях за пределами организаций, в которых работают. Обратите внимание на сотрудников, которые совершают важные сделки на территории клиента/поставщика.
4. Контроль цен. Мониторьте стоимость закупаемых товаров и услуг. Если видите переплату — срочно уточните причину. Причиной может быть меньший объем закупки или отгрузка за счет поставщика, но проверять всегда необходимо.
5. Оплата счетов. Если сотрудник ставит в график выплат счета от одной и той же фирмы в первую очередь или просит об этом бухгалтерию, возможно, он лоббирует интересы поставщика.
Организуйте тотальную слежку
Современные системы мониторинга сотрудников учитывают часы, проведенные на рабочем месте, опознают вредоносную и полезную активность (цифровое подтверждение). Переговоры о взятках ведутся через Viber, WhatsApp, Skype или посредством мобильных телефонов, нередко корпоративных, поэтому просто ретрансляции почтовых отправлений будет недостаточно.
Система мониторинга должна уметь анализировать речь, перехватывать подозрительные разговоры и переписку, реагировать на кодовые фразы.
5. Что делать, чтобы побороть откаты?
Правильно организовать закупки
Правильная организация процесса закупки предупредит или искоренит откатные схемы в отделе снабжения. Нужно запрашивать предложения нескольких поставщиков, периодически смотреть прайс-листы контрагента, согласовывать закупки.
Вот хорошая антиоткатная схема закупок.
1. Менеджер по закупкам приносит счет от компании-поставщика на оплату требуемой продукции в отдел внутреннего аудита.
2. Контролер в бухгалтерской программе анализирует объем остатков этих товарных позиций и изучает прайс-листы других поставщиков. Сам их обзванивает. Если предложения по стоимости ниже, просит выставить счет.
3. Финансовый директор или лицо, которое принимает решение об оплате, получает счет от отдела закупок, справку об объеме остатков товара на складе, коммерческие предложения других поставщиков и счета от них.
4. Финансовый директор принимает решение по следующему алгоритму:
· одобряет счет, представленный отделом закупок;
· рекомендует закупщикам запросить счет на меньшее количество товара из-за значительных остатков, имеющихся на складе;
· отказывает в оплате счета отдела закупок, так как счет контролера меньше по стоимости.
Бирюзовость по плечу не только избранным
Сотрудники со спокойным сердцем дают или берут откаты, потому что в компании отсутствуют ценности и нормы корпоративной морали. Сильная корпоративная культура создает атмосферу, когда использование сотрудниками откатных схем становится некомфортным или невозможным. Считается, что стать бирюзовой компанией, то есть кристально честной и с высокими стандартами, по силам только избранным. Но к этому должен стремиться каждый бизнес. Основной критерий бирюзовости — осознание ответственности за результат со стороны каждого сотрудника.
Знайте ключевых сотрудников в лицо
Генеральный директор сети ресторанов
В начале 2000-х у меня работал кассир, который в течение нескольких лет присвоил 60 тыс. долл. Тогда регулярных сверок с контрагентами не было. После их проведения мы обнаружили, что деньги, которые якобы выдавались из кассы за поставленную продукцию, до поставщиков не доходили. Сотрудник погасил часть украденной суммы, но дело дальнейшего развития не получило — безрезультатно и затратно по времени и финансам.
Из этого случая я извлек урок: нужно знать и общаться с людьми, которые занимают ключевые позиции в компании, даже если их больше 100. В 2013 году в сети ресторанов работали 823 человека, из которых значительную долю составляли кассиры, но я знал их имена, семейное положение, количество детей и домашний адрес. После продажи части бизнеса число сотрудников заметно уменьшилось, но я все равно владею общей информацией о них. Если теперь кто-то захочет своровать, то он украдет у меня, а не в безликой компании.
Важно знать родителей партнера или сотрудника
Основатель и стратег компании
Я провел эксперимент. Когда принимал в штат водителя, то сразу спросил имя его супруги и домашний адрес. В первый рабочий день сотрудника я послал к его жене курьера с бутылкой шампанского, цветами, коробкой конфет и благодарственным письмом. Она удивилась и сказала мужу, что у него хороший и чуткий руководитель, «оставайся и работай».
Любая франчайзинговая компания постепенно растет, после чего партнеры могут выходить из сети — у нас такое явление наблюдается в регионах. Я подумал, что метод знакомства с близкими сотрудников можно практиковать и с франчайзи.
Сейчас у любого партнера, который покупает нашу франшизу, я беру контакты родителей и высылаю им тот же набор презентов. Если нет бюджета, то отправляю видеообращение. Они радуются такому подарку. Нужно знать родственников партнеров или ключевых сотрудников, так как они могут влиять на них.
Каким образом распознать в компании сотрудника-откатчика?
1. Слухи. Людям свойственна зависть. Не каждый слух правдив, но проверить его будет нелишним. Понаблюдайте за объектом, на которого направлены наговоры об откатах.
2. Уровень жизни. Обратите внимание, как живет сотрудник отдела снабжения. Условно говоря, работник с официальной зарплатой 30 тыс. руб. не может себе позволить дом в Майами или Ferrari.
3. Место переговоров. Откатчики договариваются о своих операциях за пределами организаций, в которых работают. Обратите внимание на сотрудников, которые совершают важные сделки на территории клиента/поставщика.
4. Контроль цен. Мониторьте стоимость закупаемых товаров и услуг. Если видите переплату — срочно уточните причину. Причиной может быть меньший объем закупки или отгрузка за счет поставщика, но проверять всегда необходимо.
5. Оплата счетов. Если сотрудник ставит в график выплат счета от одной и той же фирмы в первую очередь или просит об этом бухгалтерию, возможно, он лоббирует интересы поставщика.
Организуйте тотальную слежку
Современные системы мониторинга сотрудников учитывают часы, проведенные на рабочем месте, опознают вредоносную и полезную активность (цифровое подтверждение). Переговоры о взятках ведутся через Viber, WhatsApp, Skype или посредством мобильных телефонов, нередко корпоративных, поэтому просто ретрансляции почтовых отправлений будет недостаточно.
Система мониторинга должна уметь анализировать речь, перехватывать подозрительные разговоры и переписку, реагировать на кодовые фразы.
Что делать, чтобы побороть откаты?
Правильно организовать закупки
Правильная организация процесса закупки предупредит или искоренит откатные схемы в отделе снабжения. Нужно запрашивать предложения нескольких поставщиков, периодически смотреть прайс-листы контрагента, согласовывать закупки.
Вот хорошая антиоткатная схема закупок.
1. Менеджер по закупкам приносит счет от компании-поставщика на оплату требуемой продукции в отдел внутреннего аудита.
2. Контролер в бухгалтерской программе анализирует объем остатков этих товарных позиций и изучает прайс-листы других поставщиков. Сам их обзванивает. Если предложения по стоимости ниже, просит выставить счет.
3. Финансовый директор или лицо, которое принимает решение об оплате, получает счет от отдела закупок, справку об объеме остатков товара на складе, коммерческие предложения других поставщиков и счета от них.
4. Финансовый директор принимает решение по следующему алгоритму:
· одобряет счет, представленный отделом закупок;
· рекомендует закупщикам запросить счет на меньшее количество товара из-за значительных остатков, имеющихся на складе;
· отказывает в оплате счета отдела закупок, так как счет контролера меньше по стоимости.
Бирюзовость по плечу не только избранным
Сотрудники со спокойным сердцем дают или берут откаты, потому что в компании отсутствуют ценности и нормы корпоративной морали. Сильная корпоративная культура создает атмосферу, когда использование сотрудниками откатных схем становится некомфортным или невозможным. Считается, что стать бирюзовой компанией, то есть кристально честной и с высокими стандартами, по силам только избранным. Но к этому должен стремиться каждый бизнес. Основной критерий бирюзовости — осознание ответственности за результат со стороны каждого сотрудника.
Знайте ключевых сотрудников в лицо
Генеральный директор сети ресторанов
В начале 2000-х у меня работал кассир, который в течение нескольких лет присвоил 60 тыс. долл. Тогда регулярных сверок с контрагентами не было. После их проведения мы обнаружили, что деньги, которые якобы выдавались из кассы за поставленную продукцию, до поставщиков не доходили. Сотрудник погасил часть украденной суммы, но дело дальнейшего развития не получило — безрезультатно и затратно по времени и финансам.
Из этого случая я извлек урок: нужно знать и общаться с людьми, которые занимают ключевые позиции в компании, даже если их больше 100. В 2013 году в сети ресторанов работали 823 человека, из которых значительную долю составляли кассиры, но я знал их имена, семейное положение, количество детей и домашний адрес. После продажи части бизнеса число сотрудников заметно уменьшилось, но я все равно владею общей информацией о них. Если теперь кто-то захочет своровать, то он украдет у меня, а не в безликой компании.
Важно знать родителей партнера или сотрудника
Основатель и стратег компании
Я провел эксперимент. Когда принимал в штат водителя, то сразу спросил имя его супруги и домашний адрес. В первый рабочий день сотрудника я послал к его жене курьера с бутылкой шампанского, цветами, коробкой конфет и благодарственным письмом. Она удивилась и сказала мужу, что у него хороший и чуткий руководитель, «оставайся и работай».
Любая франчайзинговая компания постепенно растет, после чего партнеры могут выходить из сети — у нас такое явление наблюдается в регионах. Я подумал, что метод знакомства с близкими сотрудников можно практиковать и с франчайзи.
Сейчас у любого партнера, который покупает нашу франшизу, я беру контакты родителей и высылаю им тот же набор презентов. Если нет бюджета, то отправляю видеообращение. Они радуются такому подарку. Нужно знать родственников партнеров или ключевых сотрудников, так как они могут влиять на них.
