Startup : Le process que j’ai utilisé pour gérer 1000 candidatures (tout seul).

Looking for the A player

Ça y est ! Abricot a terminé sa première année validant sa preuve de concept, son marché et son service. Nous devons maintenant passer à la vitesse supérieure. 
 
 Créant un modèle économique inédit, nous avons des objectifs clairement définis pour continuer de croître :

  • Continuer de façonner un produit dont les femmes veulent (voir article ci dessous) et le rendre scalable.
  • Multiplier notre revenu mensuel par 10.

Et pour cela, nous devons déléguer, grandir et créer une équipe solide.

Depuis que j’ai lu des livres comme Delivering Happiness conseillé par mon ami Christophe passé par Payfit ou encore 5 Dysfunctions of a Team, recommandé par Maxime de Theodo, je suis devenu fasciné par la culture d’entreprise
 
Inutile de mentionner à quel point le recrutement est important dans la construction de cette culture et à quel point elle influence la vie d’une entreprise à court ou moyen terme alors qu’elle se construit toujours avec le temps et l’expérience.

Comme beaucoup j’ai foncé tête baissée pensant que recruter était chose facile.
 J’ai défini rapidement nos besoins opérationnels, créé les 3 annonces, et posté à gogo sur les plateformes de recrutement.

☠️ FATAL ERROR

  • Je me suis rapidement retrouvé avec des dizaines de candidatures par jour.
  • Ma boîte email était asphyxiée. (5 claps si toi aussi, tu maudis les sites qui t’envoient les candidatures par email)
  • Les candidats ne ressemblaient pas à ce que nous recherchions. Je ne savais ni comment les choisir, ni sur quel(s) candidat(s) m’arrêter.

Chez Abricot, nous avons donc dessiné un process (semi) automatisé pour n’avoir que des gens motivés, qui correspondent réellement à nos valeurs et possèdent les compétences nécessaires aux postes voulus.

Note : j’explique un peu comment nous avons commencé, et les bases du recrutement. Si seul le process vous importe, allez à la partie : “Process”. Les dernières parties sur nos apprentissages sont selon moi aussi enrichissantes.

Je souhaite vraiment apprendre encore plus sur le sujet, donc si tu as des tips, écris les moi en commentaire 👨‍🎨

🔥 Core value & team mate persona

Cela peut paraître évident mais nous avons défini clairement les tâches et le périmètre que nous souhaitions confier à notre équipe. Cela nous a permis de définir pour chaque poste un “persona employé” contenant les traits de personnalité, les compétences et les motivations long terme.

Voici un exemple d’un Customer Success Manager.

👨‍🎨 Team Mate Persona ou l’art d’imaginer son futur co-équipier et son équipe

⭐️ Objectif : Créer des couples.

🌈 Taches : Gérer au quotidien la relation avec les utilisateurs. 
Les onboarder, leur proposer des profils, organiser les rendez vous, les accompagner quand ils dépriment, les coacher, les motiver.
 
🏋️‍ Qualités :

  • Être très empathique.
  • Avoir une humeur positive.
  • Avoir une orthographe irréprochable.
  • Aimer le travail bien fait et aimer « over deliver ».
  • Avoir une soif d’apprendre énorme.
  • Être passionné.e par l’univers de la rencontre.
  • Être organisé.e : pour découper sa journée en fonction des demandes.
  • Être patient.e et avoir du sang froid : certains clients peuvent parfois avoir des demandes redondantes ou compliquées.
  • Avoir de la mémoire : gérer +3000 utilisateurs simultanément nécessite de la mémoire pour créer un lien unique avec chacun.
  • Aimer les abricots. Oui, il faut être corporate. 🍑

🎯 Cibler et créer une fiche de poste

En regardant sur des dizaines de sites de recrutement, j’ai remarqué que :

  • la plupart des annonces sont fades et impersonnelles.
  • elles se ressemblent toutes.
  • il est difficile de voir la personnalité de l’équipe et les valeurs de l’entreprise.

Par cette rapide expérience, j’ai vite compris deux choses:

  • les équipiers doués ne rejoignent pas des missions ou des compétences, ils rejoignent des personnalités et une vision. C’est donc ainsi que nous avons commencé chacune de nos annonces. 
    “Always start with WHY”
  • Il ne faut avoir aucune peur de dire : “ce poste n’est pas pour toi”. Le candidat doit même être capable de se le dire tout seul en lisant notre annonce.

Ayant écrit pas mal de pages de vente par le passé, j’ai décidé de rédiger nos annonces avec les mêmes principes qu’en copywritting : être tranché, hyper transparent sur les bénéfices et les contraintes, humaniser l’annonce avec des termes émotionnels, se mettre à la place du candidat, montrer que l’on a de l’humour, poser des questions, créer une part de mystère.

Screenshot de notre WelcomeKit

Avec ce message, les gens comprennent qui nous sommes (“un peu fous”, “provocateurs”, “bienveillants”) et notre mission (“inventer un site de rencontre différent”, “noble mission”, “sur mesure”, “qualité” etc.)

Il est certes perfectible, mais au moins, il est tranché. Notre mission est expliquée clairement et si une personne ne croit pas à notre vision ou notre produit, elle va quitter l’annonce d’elle même.

🛠 Parenthèses sur 2 Outils

D’ailleurs l’outil WelcomeKit est simplement parfait pour rassembler toutes ces offres au même endroit et pouvoir être sur d’avoir un message cohérent.

Il nous sert à centraliser nos annonces. C’est notre référence pour avoir une vision d’ensemble du message que l’on cherche à faire passer au candidat. Si nous souhaitons les partager sur d’autres plateformes de recrutement, il suffit de copier son contenu. Toute l’équipe y a accès et peut modifier à sa guise les offres en fonction des feedbacks des candidats.

Note : j’adore l’outil mais je l’utilise peu (20% des capacités) pour le process : Peu user friendly si vous avez 1000 candidats. Impossible de personnaliser le processus par des questions. Je trouve l’UX cool mais d’après les stats, les annonces convertissent peu. Poster sur des groupes Slack, Facebook, Linkedin est chronophage.

En revanche très pratique pour :

  • Avoir une vision process “step by step” du recrutement. Merci j’ai tellement progressé grâce à vous. ❤
  • Avoir une base d’annonces solide et uniforme.
  • Avoir un lien depuis son site.
  • Le SEO. Tapez “Abricot recrutement” dans Google.
  • Partager une annonce à un proche ou sur ses réseaux sociaux de facon sporadique.

Si tu utilises beaucoup l’outil welcomeKit, je serai content d’échanger avec toi ! Laisse moi un commentaire. 🙌

StartupOnly.com

Pour l’utilisation que j’en ai faite, j’ai beaucoup aimé

  • la qualité des jeunes candidats.
  • leur service client réactif et sympa
  • le rapport / qualité prix de leur offre.

Amélioration possible : les statistiques plus précises sur le reach, les requêtes tapées dans le moteur de recherche et la conversion des annonces.

🗝 Process and process again

Nous avons maintenant la liste des qualités et défauts de notre candidat idéal. 
 Il ne reste plus qu’à les hiérarchiser et trouver un process adapté pour challenger le candidat.
 
 Chez Abricot, on aime bien l’UX et la gamification. On sait que si l’on veut demander beaucoup aux candidats, il va falloir le faire en plusieurs étapes, les distiller dans le temps et donner envie avec des récompenses.

Nous avons désigné un process en 3 temps.

🎁 1ere étape : Faire connaissance et rester accessible

Un formulaire classique récoltant les infos de base du candidat et lui posant une série de questions sur ses valeurs personnelles et ce qu’il a compris de notre mission. Cela lui permet déjà de se démarquer.

  • Lien CV sur Drive.
  • Pourquoi es-tu le candidat idéal pour Abricot ?
  • Pourquoi postules-tu chez Abricot ?
  • 6 adjectifs pour te décrire.
  • Ta définition d’une startup.
  • Tes passions.
  • Le projet dont tu es le plus fier.e.
  • Ta question Bonus (champ libre pour faire passer un message).

Notre formulaire complet : http://bit.ly/abricot-recrute.

Comme on peut le voir, c’est rapide, l’UX de Typeform est agréable et je peux le modifier hyper facilement. Il prend 5 minutes à remplir. C’est une porte d’entrée hyper accessible pour un candidat. De plus, il suffit de transmettre le lien.

Ce test était si facilement partageable que nous avons reçu à ce jour plus de 1000 candidatures (en moins de 3 mois). Oui ca fait beaucoup à traiter. Voici comment les filtrer.

⚙️ Gmail, Typeform, Trello and Zapier are your best friends

Notre Typeform est connecté à Spreadsheet, Trello et Gmail

A chaque fois qu’une personne remplit le formulaire :

  • Chaque réponse est envoyée dans une spreadsheet grâce à Zapier.
  • Une carte Trello, correspondant au candidat, est créée. Elle est dans un tableau dédié et contient toutes ses informations.
  • Un premier email automatique est envoyé. Il contient un test adapté à chaque poste. Cet exercice met à l’épreuve d’autres compétences et d’autres traits de caractère du compétence.

Note : Il a été rapidement important de créer une adresse gmail dédiée. Le nombre de mails envoyés par certaines plateformes est simplement ahurissant.

🔋 2eme étape - le test fruité

Il est temps de tester la motivation, ainsi que les qualités du candidats. Cela se passe dans notre email automatique ci-dessous.

Email automatique pour l’envoi du test Abricot

Chacun des tests permet de mettre à l’épreuve les qualités et compétences que nous recherchons.

Pour notre exemple de Customer Success Manager, voici le test :

Test — Chargé.e de clientèle ou Customer Success Manager

Le test entier est disponible ici : Test Abricot-chargé.e de clientèle. Il est vraiment personnel. Le candidat doit s’impliquer intellectuellement et sentimentalement s’il veut le réussir. Il met le candidat dans une situation concrète que nous rencontrons au quotidien. Pour Abricot, il teste chaque qualité recherchée :

  • La lettre : l’empathie, l’orthographe, la passion pour l’univers de la rencontre.
  • L’idée d’acquisition : capacité à faire des plans et à s’organiser, la créativité et le « over deliver ».
  • Le message d’excuse : le sang froid, l’empathie, l’humeur positive.
  • La possibilité de poser des questions : l’envie d’apprendre.

🔭 Guider le candidat

Depuis le début du funnel, je donne aux candidats toutes les clés pour bien réussir leur recrutement chez Abricot : nos articles de presse, une interview filmée de nous, la chaine Youtube, le compte Instagram, nos profils Linkedin etc.

La personne peut nous connaitre et comprendre qui l’on est, ce que l’on cherche. Mais surtout, elle peut savoir si elle veut vraiment travailler avec nous et si ce que nous dégageons lui inspire l’envie de se surpasser à nos cotés.

Nous sommes sincères, tranchés et savons que l’on ne peut pas plaire à tout le monde. Un candidat s’en rend vite compte.

Tu noteras aussi : A la fin du test, j’ai ajouté un paragraphe. Un Q&A des questions fréquentes posées par les candidats. Ainsi, ils y ont accès. C’est un excellent filtre : par exemple, si un candidat me pose une question alors que j’y réponds déjà dans le Q&A… Mais cela lui apporte aussi des réponses sur des détails pratiques : locaux, rémunérations, missions, état d’esprit etc.

🎥 3ème étape : la personnalisation par la vidéo

Après avoir fait des annonces à la fois humaines et décalées, 1000 formulaires ont été remplis et Abricot a reçu plus de 300 tests en moins de 8 semaines.

Oui, je le concède. C’était beaucoup trop pour ma seule personne et ma patience. Même en supprimant 70 % des réponses pour des critères objectifs (orthographe, manque d’empathie, etc.), il était impossible de passer 100 appels.

Nous avons eu l’idée d’allonger le processus et de le rendre plus engageant par la vidéo.

Les filtres Gmail ❤

Lorsque le candidat envoie son test à notre adresse email dédiée au recrutement, il doit mettre dans l’objet “PRENOM NOM-Réponse Test”. J’ai créé un filtre pour ajouter automatiquement un label gmail “TEST SENT” à chaque fois qu’un nouveau candidat envoyait son test.

J’ai utilisé Zapier et ce template pour automatiser l’envoi d’un email lorsque le label TEST SENT était ajouté à un email.

Email automatique qui suggère fortement l’envoi d’une vidéo

En cliquant sur le lien, le candidat arrive sur un Google Doc contenant encore une fois les étapes à suivre.

Voir le document complet : http://bit.ly/abricot-test-final.

Dans le doc, il y a une video de moi donnant les consignes :

C’est simple, court et efficace. Si le candidat m’aime pas, il peut arrêter. Il peut comprendre clairement ce que j’attends et utiliser sa créativité.

Le résultat a été énorme. Certains candidats ont fait des vidéos de dingue ! Et c’est très parlant.

➡️ Et après ?

Une fois que le candidat a envoyé sa vidéo ou son enregistrement, j’ai tous les éléments nécessaires pour savoir si la personne peut matcher avec notre équipe et donc, si j’organise un entretien.

Tous nos critères énoncés au départ pouvaient être jugés de façon objective. Il faut donc être clair sur les règles éliminatoires.

Seuls les candidats allant jusqu’au bout sont pris en compte, ils sont jugés avec des critères d’élimination simples :

  • Fautes d’orthographe ou de grammaire : KO.
  • Manque d’énergie : KO.
  • Message d’excuse ne commençant pas par une excuse : KO.
  • Ne sait pas lire une consigne : KO.
  • A oublié de partager son fichier Drive en public : KO.

🤝 L’entretien

Il est évident que cette partie mérite un nouvel article, non ? 🔥
Mets 10 claps si tu veux que je sorte ce nouvel article au plus vite. 🙃

En mise en bouche avec quelques questions que nous posons :

Organisation : Raconte-moi une journée lors de ton précédent job.
Empathie: Quand as-tu aidé quelqu'un pour la dernière fois ?
Risque : Quel est le plus gros risque/pari que tu as pris dans ta vie / cette année ?
Autodidacte : Quelle est la dernière chose que tu as appris seul.e ?

🤯 L’enfer des sites de recrutement

Certains sites de recrutement forcent les candidats à vous écrire par email et empêchent l’ajout de lien ou de formulaire dans les offres. OK fine.

➡ J’ai créé une adresse email dédiée et gérée automatiquement avec les filtres les forward d’emails importants.

D’autres sites stockent simplement le CV des candidats sur un espace dédié. cela vous force à copier l’email du candidat, ouvrir Gmail, coller l’email, rédiger votre template. OK, mais très chronophage.

Encore d’autres sites, ne vous communiquent pas l’email et vous force à échanger avec votre candidat via leur plateforme.

Bref, j’ai trouvé une solution.

J’ai recruté Sana sur Upwork pour 3$ de l’heure. Sana est une assistante virtuelle, mais pour Abricot c’est une vraie chargée de recrutement.

2 fois par semaine, elle va sur tous les sites où se trouvent nos annonces. Elle répond aux candidats et envoie nos messages “template” redirigeant vers notre Typeform. Elle gère tous les cas d’exception et fais toutes les petites tâches qui nécessitent une interaction entre notre boite email et les plateformes de recrutement. Bref, elle fait tout ce que ne peut pas faire Zapier ou IFTTT.

Lors des pics d’activité, cela lui prend environ 4h par semaine. Elle travaille le mardi et le vendredi. Permettant à Abricot de traiter en flux continu ses candidats. Et ce pour maximum 12$ par semaine.

Job is done.

Si tu veux voir le brief que j’ai envoyé à Sana et les questions que je lui ai posées pour la recruter ✅ Donne-moi 10 claps et contacte-moi. 🙃

☀️ La vraie Secret Sauce

🕺Être soi-même et proposer une expérience de recrutement unique : Jamais je n’ai vu une entreprise demander une lettre de rupture amoureuse à un candidat…

🔍Être transparent : nous avons donné aux candidats toutes les clés pour réussir leur recrutement : articles de presse, vidéos etc. Un candidat motivé pouvait facilement personnaliser sa demande, nous transmettre son énergie et voir nos valeurs. A l’inverse, un candidat qui essayait de remplir vite notre processus nous sautait aux yeux.

💂‍Être didactique : à l’instar d’une application avec ses utilisateurs, un process de recrutement doit guider au maximum ses candidats. Nous avons donc tenté de donner les consignes les plus claires possibles.

Si un candidat n’est pas capable de suivre ses taches précises, il ne pourra pas travailler avec nous.

😶 Ne jamais oublier ce que les candidats vivent

😍 Être sympa : on ne le dit pas assez, mais être agréable et avoir un ton humain fait la différence dans l’esprit des candidats.

“On est traité comme du bétail, forcément je vais envoyer mes candidatures à la chaine”.

C’est ce que me disait un candidat en entretien. Notre coté “sympa” donne envie aux candidats de se surpasser. Certains candidats ont redoublé d’originalité, de créativité et de persévérance dans leur candidature.

🔓Anticiper les questions et y répondre : Les entreprises oublient souvent qu’un candidat peut avoir une multitude de questions. Il y a aussi beaucoup de questions que les candidats n’osent pas poser (et qui gênent même les recruteurs).

Pour notre part, nous avons répondu par écrit à toutes les questions que l’on nous posait lors du process via un notre Q&A. Ce Q&A est transmis aux candidats avec leur test. Cela nous a permis plusieurs choses :

  • Pas de doute tout est clair et écrit. Aucun litige n’est possible.
  • Aucune gène, question ambigüe ou maladroite.
  • Si le candidat n’est pas d’accord avec ses conditions, il n’a pas besoin de faire le test.
  • Le candidat n’apprend pas au dernier moment avec le contrat sous les yeux et le stylo en main que ces conditions ne lui conviennent pas.

Répondre à tous : Pour notre part, nous avons tenté de répondre à quiconque allait jusqu’au bout, ou nous posait une question. Ce fût chronophage mais je suis sûr que ce sera vertueux sur le long terme. Répondre à tout le monde c’est aussi incarner une de nos valeurs que nous appliquons avec nos clients … Alors pourquoi pas avec les candidats ?

Même notre message de refus est sympa 🙏

Notre message de refus à un candidat

Coucou The Family, Stan Leloup et Antonin Archer.

❤️ Happy Ending

Bien qu’il n’aie rien d’extra-ordinaire, nous sommes fiers de ce process. Il est à notre image. Atypique et fun, il met en avant les personnes créatives et travailleuses, tout en testant de vraies compétences.

Selon moi, nous apportons de la valeur aux candidats en le faisant sortir des sentiers battus du recrutement. Et c’est un cercle vertueux car les candidats nous le rendent.

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Des questions ? Posez la en commentaire et j’y répondrais.

Besoin d’un conseil sur le processus ? Contactez moi 🙌

Remerciements : Un grand merci à toute la team Abricot d’avoir contribué à cet article. Et notamment à Sherina qui m’a corrigé et qui écrit de merveilleux articles sur notre blog.