TÜBİTAK: Yaprak Döker Bir Yanımız …

15 Temmuz gecesi başlayan ve etkileri hala süren (muhtemelen uzun bir süre daha devam edecek olan) olağanüstü durum, hayatımızın bir çok alanında gecikmelere, sarkmalara ve iptallere sebep oldu. Herkes olaya kendi cephesinden bakıyor, ben de uzmanlık ve ilgi alanım olan kamu fonları tarafından konuya yaklaşacağım.

Artık hayatımızın bir parçası oldu değil mi bu görsel :(

Her şey 29 Temmuz günü TÜBİTAK tarafından “2015 yılında BİGG Programı kapsamında hibe desteği almaya hak kazanan girişimcilere” gönderilen şu mail ile başladı.

Kendi telefonumdan ekran görüntüsü yaptım.

Kısacası TÜBİTAK “mevcut projeler kapsamındaki ödeme süreçlerine yönelik detaylı inceleme yapılacağı için ödemeleriniz bir süre gecikecek” demeye çalışıyordu. Tabi ekosistemdeki yansıması böyle olmadı.

Çoğunluğu proje yapmak için hibe istemek yerine “hibe alabilmek için proje uyduran” KOBİ ve sanayi firmalarından oluşan ülkemiz ticaret ekosisteminde “hibeler ödenmezse firmaların durumu ne olacak? :( “ endişeleri baş göstermeye başlamıştı.

Neyse ki KOSGEB ortalığı sakinleştirici açıklamalar yaptı da bir nebze de olsa nefes alabildik. KOSGEB “rahat olun arkadaşlar, devlet sizi mağdur etmez, bize güvenin” diyordu.

Sayın Bülent FİDAN’dan alınan görsel.

TÜBİTAK ve KOSGEB dışında hibe veren bir diğer kurum olan Kalkınma Ajanslarında ise ödeme ve proje izleme süreçlerinde bir takım gecikmeler yaşanabilir. Buna ilişkin herhangi bir görselimiz veya kesin bilgimiz yok maalesef.

Peki gerçekte neler oluyor? Hibe veren kurumlarda neler yaşanıyor? Her şey güllük gülistanlıktı da bir gece de mi işler değişti? Bu soruya kesin bir dille “hayır” diyemeyiz ama eskiden de zaman zaman sorunlar yaşandığını söyleyebiliriz.

Örneğin; TÜBİTAK’ta proje değerlendirme süreçleri aşırı uzamıştı.

Bu projenin kararı hala açıklanmadı :(

Biraz geçmişe gideceğim. TÜBİTAK kapsamında TEYDEB fonları ilk defa 1995 yılında verilmeye başlandı. İlk başlarda “word formatındaki proje dosyalarının elden (kargo, posta vb) teslim edilmesiyle” proje başvuruları yapılırken 2008 yılında (2009 da olabilir, emin olamadım) TÜBİTAK PRODİS sisteminin kullanıma alınmasıyla proje başvuruları online olarak yapılır oldu.

TÜBİTAK’ta 1995 yılından bu yana farklı farklı proje değerlendirme süreçleri uygulandı.

Örneğin 1995–2013 arasında “Ön Değerlendirme”, “Ziyaretli Hakem Değerlendirmesi” ve “Komite Değerlendirmesi” olmak üzere 3 aşamalı bir süreç işletildi ve bir proje gönderdikten sonra ortalama 75 gün içerisinde projeye dair olumlu veya olumsuz bir karar ortaya çıkarılmaya çalışıldı. Bir keresinde projeyi gönderdiğimizin 33. gününde proje kararını öğrendiğimiz dahi oldu.

2013 yılında ise, yukarıda belirttiğim 3 aşamalı sürece “Ziyaretsiz Hakem Değerlendirmesi” başlıklı bir adım daha eklendi ve “Ziyaretli Hakemler” ile birlikte “Ziyaretsiz Hakemler” de değerlendirme sürecine dahil oldu.

Buna göre; TÜBİTAK tarafından görevlendirilen bir hakem, projeyi sunan firmayı ziyarete gitmeden sadece proje öneri dosyasını okuyarak bir değerlendirme raporu hazırlayacak ve komiteye sunacaktı. Bu sistem istenildiği gibi çalışmadı. Neden mi? Çok basit:

Ülkemiz insanının “yazılı bilgi verme” ve “yazılı olarak kendini ifade edememe” problemi TÜBİTAK TEYDEB süreçlerinde de ortaya çıktı. Sunulan proje dosyaları yeterince nitelikli olmadığı, projelendirilen iş fikri yeterince açık ifade edilemediği ve proje sahiplerinin hakemlerin ziyaretleri esnasında sözlü olarak iş fikirlerini daha iyi anlatabiliyor olması sebebiyle Ziyaretsiz Hakemlerin raporları ile Ziyaretli Hakemlerin raporları birbiriyle çelişiyordu. Dolayısıyla Ziyaretsiz Hakem Değerlendirmesi uygulamasından 2014 yılında vazgeçildi.

2015 yılının sonu itibariyle de “Başkanlık Değerlendirmesi” olarak adlandırılabilecek yeni bir uygulama hayata geçti.

1995–2015 arasında TÜBİTAK’ta “Komite Değerlendirmesi” neticesinde oluşturulan kararlar doğrudan uygulamaya alınırdı. Proje sahibi firmada, ister TÜBİTAK uzmanını arayarak ister PRODİS panelinden kontrol ederek komitenin ertesi günü projesine ilişkin kararı hızlıca öğrenebilirdi.

2015'in sonu itibariyle ise komite kararları uygulamaya alınmadan önce başkanlık onayına sunuluyor ve başkanlığın onayladığı (uygun gördüğü) kararlar uygulamaya alınıyor. Yani komiteden olumlu çıkan bir karar başkanlık tarafından olumsuza döndürülebilir ve bu haliyle uygulamaya alınabilir. Başkanlık onay süreci ise en az 1, ortalama 3 ayı buluyor.

Örneğin 29.02.2016'da gönderdiğimiz ve 26.05.2016'da komiteye giren projenin resmi kararı 14.07.2016'da sisteme yansıdı.

Neyse ki onaylandı :)

Tabi 15 Temmuz sonrası başkanlık tarafındaki onay süreçlerinin çok daha uzayacağını düşünebilirsiniz. Bu sürecin neden bu kadar uzadığı ve başkanlık onay sürecinde nelere dikkat edildiği konusunda ise herhangi bir bilgi yok.

Değerlendirme süreçleri dışında da TÜBİTAK’ta dönem dönem bazı duraksama ve iptaller olmuştu.

Örneğin 2011 yılı sonunda TÜBİTAK TEYDEB’deki görevden almalar neticesinde azalan uzman sayısına bağlı olarak uzun bir süre (yaklaşık 6 ay) komiteler toplanamamış ve projelere ilişkin kararlar açıklanamamıştı.

2015 yılındaki iki seçim arasında da (7 Haziran ve 1 Kasım seçimleri) “imza yetkililerinin bir takım çekinceleri sebebiyle imza süreçlerini geciktirmesi” sebebiyle gerek projelere ilişkin değerlendirme sonuçlarının yayınlanmasında gerekse hibe ödemelerinde gecikmeler yaşanmıştı.

Görüldüğü üzere, ülkemizde olağanüstü bir durum olsun ya da olmasın, başta TÜBİTAK olmak üzere “proje ve/veya faaliyet bazlı hibe desteği sunan” tüm kurumlarda zaman zaman aksamalar ve süreksizlikler ortaya çıkabiliyor. Tabi ülkemizin dinamik gündemi ve kırılgan yapısının da bu durumun başlıca sebeplerinden biri olduğu unutulmamalı.

Peki ne yapmalı?

1- TÜBİTAK’a sunduğunuz projeyi yalnızca “projenin onaylanması yani hibe desteği almaya hak kazanımanız durumunda” hayata geçirecek iseniz projenizin başlama tarihini, projenizi göndereceğiniz tarihden en erken 5–6 ay sonrası olarak belirleyin.

  • Örneğin 2016 yılı Ağustos ayı içerisinde göndermeye hazırlandığınız bir projenin başlama tarihini en erken 1 Ocak 2017 yapın.
Bu sayede, değerlendirme süreçlerinin sarkmasından kaynaklanan gecikmelerin firmanız ve projeniz üzerindeki etkisi minimum olur.

2- Onay sonrasındaki mali ve teknik rapor teslimlerini, rapor dönemlerinin (Mart ve Eylül) sonuna bırakmayın, hatta mümkünse rapor dönemlerinin ilk ayları içerisinde (Ocak ve Temmuz) göndermeye çalışın.

Örneğin:

Raporu 2 Şubat’ta teslim ettiğimiz ve 21 Nisan’da hibe ödemesini aldığımız bir projemiz. Tabi o zamanlar ortalık sakindi.
Bu sayede onay sonrası değerlendirme süreçleriniz hızlanır ve ödeme alma süreniz öne çekilir.

3- Mevcut durum sebebiyle; onay sonrasında proje ilişkin hibe ödemelerinizi, mali ve teknik raporlarınızı teslim ettikten en az 4 ya da 5 ay sonra alabileceğinizi düşünerek mali planlamalarınızı yapmaya çalışın.

Örneğin:

1 Nisan’da raporunu teslim ettiğimiz ama hala beklemede olduğumuz bir projemiz :(
Bu sayede hibe gecikmeleri sebebiyle mali krize girmez veya mali kriz risklerini minimuma indirmiş olursunuz.

Ve son olarak; elbet bu olağanüstü durum da sona erecek ve hibe veren kurumların çalışma rutinleri de eski haline dönecek (belki de iyileşecek). Dolayısıyla şu an sabretmek ve mevcut bilinenler ışığında planlarımızı yapmaktan başka çaremiz yok.

“… yaprak döker bir yanımız,
bir yanımız bahar bahçe.”

Sevgiler,

Başar.