วิธีเลือกระบบโปรแกรมร้านอาหาร


นับตั้งแต่ ใช้ระบบโปรแกรมร้านอาหาร ก็ช่วยทำให้ร้านค้าปลีกขนาดเล็กสามารถรับบัตรเครดิตได้อย่างสะดวกและง่ายดายนั้น บรรดาธุรกิจขนาดใหญ่จึงเริ่มให้ความสนใจกับวิธีที่เป็นไปได้ในการรับชำระเงิน ด้วยการที่มีตัวเลือกจำนวนมาก การเริ่มต้นใช้งานอาจเป็นเรื่องที่ยาก บทความนี้จะช่วยให้คุณลดขอบข่ายความสนใจลงเพื่อให้มั่นใจว่าคุณไม่ได้กำลังเสียเวลามองหาแอพพลิเคชั่นผิดตัว
ขั้นที่ 1: ลืมเรื่องฮาร์ดแวร์ไปได้เลย

ขั้นที่ 1: ลืมเรื่องฮาร์ดแวร์ไปได้เลย

จากประวัติที่ผ่านมานั้น POS ที่ขึ้นอยู่กับฮาร์ดแวร์จะบังคับให้คุณต้องพิจารณาฮาร์ดแวร์อะไรก็ตามที่คุณมีอยู่ หรือที่ฮาร์ดแวร์ที่คุณจำเป็นต้องซื้อ วิธีนี้เป็นในการตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ที่ล้าสมัยเสียแล้ว เพราะโลกเรามีความกว้างแถบความถี่ (แบนด์วิดธ์) ที่คุณสามารถซื้อได้ในราคาที่เอื้อมถึงอยู่จำนวนมาก จึงไม่จำเป็นต้องซื้อเซิร์ฟเวอร์และเก็บรักษาเซิร์ฟเวอร์เหล่านั้น เพียงแต่ใช้ซอฟต์แวร์เป็นคลาวเซอร์วิส (cloud service) และให้ใครสักคนทำงานด้านคอมพิวเตอร์ก็เพียงพอ อย่าลืมว่าคุณกำลังพยายามที่จะทำธุรกิจร้านอาหารอยู่

ขั้นที่ 2: กำหนดความต้องการของคุณ

ขั้นที่ 2: กำหนดความต้องการของคุณ

แม้ว่าหมวดหมู่โปรแกรมร้านอาหารจะมีพื้นที่ค่อนข้างเล็ก แต่ก็มีการเสนอบริการจัดเตรียมอาหารตามความต้องการที่แตกต่างกันออกไปจำนวนมาก บ้างอาจจะปรับให้เข้ากับร้านกาแฟที่มีเมนูจำกัด และบ้างอาจถูกออกแบบมาให้เป็นห้องครัวแบบฟูลเซอร์วิสที่จะต้องมีการระบุวัตถุดิบไม่ใช่เมนูไอเท็ม แต่บางคนอาจจะใช้วิธีแยกเป็นส่วน ๆ โดยการเสนอซอฟต์แวร์ที่สามารถนำมาขยายได้ผ่าน add-ons ซึ่งพัฒนากันเองหรือพัฒนาโดยโดยบุคคลที่สาม หรือคุณอาจจะพิจารณาขอบเขตบางอย่าง คือการที่คุณกำหนดความต้องการของคุณ (ซึ่งไม่ควรพิจารณาให้เป็นรายการขั้นสุดท้าย แต่เป็นเพียงคำแนะนำสำหรับจุดเริ่มต้นในการที่คุณกำหนดความต้องการของคุณเท่านั้น)

· การชำระเงิน /การทำบัญชี ถ้าคุณไม่มีปัญหากับผู้ให้บริการเครดิตการ์ด คุณจะต้องมั่นใจว่า POS แบบใหม่จะรวมเข้ากับเครดิตการ์ดเหล่านั้นได้ เช่นเดียวกันกับซอฟต์แวร์การทำบัญชีของคุณ สิ่งที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งคือการทำให้มั่นใจว่า POS จะรองรับมาตรฐานความปลอดภัย EMV แบบใหม่ได้ ภายในเดือนตุลาคม ปี 2015 ธุรกิจขนาดใหญ่อาจจะต้องเตรียมความพร้อมหรือยอมเสี่ยงต่อการเป็นหนี้ในกรณีที่เกิดการรั่วไหลของข้อมูล (data breaches)

· คลังสินค้า — คุณจะต้องเฝ้าติดตามเรื่องอะไรบ้าง? คุณจะต้องลงรายละเอียดแค่ไหนในการจัดการกับคลังสินค้าของคุณ?

· ขั้นตอนการออเดอร์ — คุณมีบริการเสิร์ฟอาหารถึงโต๊ะหรือไม่? คุณส่งออเดอร์อาหารไปที่ห้องครัวอย่างไร? ระบบแท็ปเล็ตแบบไร้สายสามารถช่วยจัดการขั้นตอนการส่งข้อมูลจากโต๊ะไปถึงห้องครัว และสามารถส่งกลับไปกลับมาได้

· การรายงาน — ขอให้คุณสร้างความมั่นใจว่าประเภทของการรายงานข้อเสนอของระบบจะเป็นประโยชน์ต่อคุณจริง ๆ และขอให้มั่นใจว่า คุณมีความสามารถในการกรองผลลัพธ์โดยอาศัยพื้นฐานจากเกณฑ์ของคุณเองได้

· การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า — คุณอาจคิดว่าคุณไม่จำเป็นต้องมีสิ่งนี้ก็ได้ แต่ที่จริงแล้ว นี่คือสิ่งที่คุณจำเป็นต้องมี

POS ใด ๆ ก็ตามที่คุ้มค่าต่อค่าใช้จ่ายรายเดือนจะต้องมีวิธีในการให้ข้อมูลกับลูกค้าและการเก็บข้อมูลไว้

· คุณจะต้องมั่นใจในลักษณะอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับร้านอาหาร — มีเรื่องเล็กน้อยอีกมากมายที่คุณคงไม่อยากลืมแน่ ๆ ยกตัวอย่างเช่น ความสามารถในการจ่ายทิป การชำระเงินแบบแยกบิล การรวมบิล การจัดการโต๊ะอาหาร ความสามารถในการปรับแต่งออร์เดอร์ และตัวแปรของสินค้า (เช่น ขนาด S, M และ L) และอื่น ๆ

· การซัพพอร์ต — ยังมีการซัพพอร์ตอยู่ไหมในช่วงที่คุณต้องการ?

· การซัพพอร์ตในขณะออฟไลน์ — การซัพพอร์ตนี้ยังทำงานได้อยู่ไหม ถ้าคุณไม่มีการเชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ต?

ขั้นที่ 3:

ขั้นที่ 3:

ให้คิดถึงงบประมาณ แต่อย่าคิดมากเกินไป

ความคิดที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปคือ งบประมาณ POS ค่อนข้างเกี่ยวข้องกับรายได้ของคุณที่เป็นเปอร์เซ็นต์ (ยกตัวอย่างเช่น คนส่วนมากคิดว่าคุณควรใช้เงินประมาณ 1%-2% ของรายได้ต่อปี) นี่คือสูตรการใช้จ่ายที่มากเกินไป POS นั้นไม่ใช่การลงทุนในฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และซัพพอร์ตอีกต่อไป แต่กลายเป็นเพียงการบริการตามสายอีกรูปแบบหนึ่งเท่านั้นเอง คุณจะไม่ต้องจ่ายค่าไฟฟ้ามากขึ้นเพียงเพราะว่าคุณมีรายได้เพิ่มขึ้น ไม่มีแพ็คเกจเคเบิลราคา 10,000 ดอลล่าร์ต่อเดือนสำหรับคนที่ทำเงินได้มากกว่า 7 ล้านดอลล่าร์ต่อปี คุณจำเป็นต้องมี POS ดังนั้นบริการนี้จึงเป็นค่าใช้จ่ายที่จำเป็น หลังจากที่คุณลดขอบข่ายการค้นหาแล้วได้ตัวเลือกบ้างแล้ว ให้ลองคิดว่าแต่ละอันจะมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ ทั้งแบบทางตรงและรายเดือน แล้วจึงบันทึกตัวเลขนั้นไว้ในแผนธุรกิจ จากนั้นจึงทำงานกับตัวแทนจำหน่ายและต่อรองเงื่อนไขทางธุรกิจให้ดีขึ้น หากตัวเลขนี้ไม่ได้ผล ปัญหาอาจจะอยู่ที่แผนธุรกิจของคุณ ไม่ใช่ POS

ขั้นที่ 4:

ขั้นที่ 4:

คิดถึงแผนการในอีก 5 ปีข้างหน้า บางทีคุณอาจจะเริ่มจากจุดเล็ก ๆ และมีแผนที่จะเพิ่มบริการและเพิ่มพื้นที่หากเป็นไปได้ จากซุ้มกาแฟเล็ก ๆ อาจกลายเป็นคาเฟ่แบบฟูลเซอร์วิสได้แค่เพียงทำลายกำแพงลงและทำความสะอาดซากปรักหักพังเหล่านั้นเสีย การมี POS ที่สามารถเติบโตไปพร้อมกับคุณได้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการเผชิญกับสถานการณ์เดิม ๆ อีกครั้ง ผู้ขายที่เป็นหุ้นส่วนกับนักพัฒนาซอฟต์แวร์และแบ่งบัน API อย่างอิสระจะช่วยสร้างอนาคตที่ดีด้วยกันได้

ขั้นที่ 5:

ขั้นที่ 5:

ทดสอบการทำงาน เมื่อคุณลดขอบข่ายการค้นหาลงและทำแบบฝึกหัดเกี่ยวกับเรื่องราคามาบ้างแล้ว ให้ลองกำหนดว่าตัวเลือก 2 ถึง 3 ตัวเลือกแบบใดบ้างที่คุณชอบ จากนั้นจึงลองใช้ตัวเลือกเหล่านั้น ผมเห็นบริษัทที่มี POS แบบคลาวด์บริษัทหนึ่งที่ไม่มีตัวทดสอบให้ลองใช้ฟรี ๆ แต่อาจจะให้ตัวทดลองใช้ฟรีหากคุณขอพวกเขาดี ๆ ลองทดสอบซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้อย่างง่ายดาย แล้วดูว่าซอฟต์แวร์นั้นปรับแต่งให้เข้ากับ POS เป็นครั้งแรกได้อย่างไร? แล้วการเพิ่มรายการสินค้าคงเหลือและการบันทึกออเดอร์ล่ะ? มีการวาง layout ที่เป็นธรรมชาติหรือไม่? คุณอาจจะรู้สึกค่อนข้างดีกับ POS ตัวหนึ่ง หลังจากการใช้งานเพียงไม่กี่ชั่วโมงเท่านั้น

ขั้นที่ 6:

ขั้นที่ 6:

ทดสอบซัพพอร์ตของโปรแกรมด้วย สมมติว่าคุณได้ตรวจสอบแล้วว่าจะมีการซัพพอร์ตทางเทคนิคเมื่อคุณต้องการ การทดสอบโปรแกรมก็เป็นไปได้อย่างไม่ติดขัด แถมคุณยังพอใจกับความเสถียร/ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ตัวนั้นอีกด้วย สิ่งนี้ยังคงเป็นขั้นตอนที่สำคัญ คุณต้องมั่นใจว่าซัพพอร์ตนั้นคุ้มค่า ลองกำหนดปัญหาขึ้นมา แล้วขอให้พนักงานทำอะไรสักอย่าง โทรไปหรือส่งอีเมลหรือทำทั้งสองอย่าง ขอแค่ให้มั่นใจว่าคุณจะได้รับการบริการจากทีมซัพพอร์ตที่มีการตอบโต้ทันทีหากคุณติดต่อไป อย่าลืมตรวจสอบเว็บไซต์ของซัพพอร์ตด้วยล่ะ

ขั้นที่ 7: ตัดสินใจ

ขั้นที่ 7: ตัดสินใจ

สุดท้ายแล้วก็ไม่มีหลักการทั่วไปใด ๆ ที่สามารถสู้การตัดสินใจขั้นสุดท้ายของคุณเองได้ หากคุณทำตามขั้นตอนที่กล่าวมาทั้งหมด คุณก็มีโอกาสที่จะก้าวหน้าแล้วล่ะ

คำแนะนำ

· ระวังเรื่องการใช้คำว่า “รวมเบ็ดเสร็จ” กับคนขาย ยกตัวอย่างเช่น

  • เมื่อคุณกำลังหาข้อมูลว่า POS รวมเข้ากับผู้ให้บริการการชำระเงินปัจจุบันของคุณหรือเปล่า คำถามที่ว่าซอฟต์แวร์นั้นจะทำงานร่วมกันได้ไหมคงไม่เพียงพอ หลายบริษัทจะบอกว่าซอฟต์แวร์ของตนทำงานร่วมกับผู้ให้บริการการชำระเงินทุกราย แต่บางครั้ง นี่ก็อาจหมายความว่าคุณสามารถเก็บ card terminal แยกกันได้แล้วจึงเข้าถึงการชำระเงินเป็นเครดิตใน POS นั้น แต่การรวมเบ็ดเสร็จจริง ๆ นั้น จะทำงานมากจาก POS ต่างหาก
  • เคล็ดลับการใช้ภาษาอีกอย่างก็คือ การที่ผู้ขายพูดว่า “รวมเบ็ดเสร็จเข้ากับ QuickBooks” หรืออะไรที่คล้าย ๆ กันนี้ อาจหมายความว่าคุณสามารถส่งออกข้อมูลจาก POS และนำเข้าไปใน “add-on” ด้วยตัวคุณเอง แต่ให้คุณถามไว้ก่อนเสมอว่าการรวมแบบเบ็ดเสร็จนี้ทำงานอย่างไร และหากไม่รวมการ sync โดยตรงตามเวลาจริง ซอฟต์แวร์นั้นก็ไม่ใช่ซอฟต์แวร์แบบรวมเบ็ดเสร็จที่แท้จริง

· การตรวจสอบตัวแทนจำหน่ายมักจะเป็นผลดีกับตัวคุณเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับระบบมอดุลลาร์ที่มากขึ้น คุณอาจจะมีแอพพลิเคชั่นคลาวด์แบบผสมผสานที่เป็นตัวแทนจำหน่ายเดี่ยวและสามารถซัพพอร์ตหรือนำไปปฏิบัติได้

คำเตือน

ระวังการเรียกร้องฟังก์ชั่นออฟไลน์ไว้ให้ดี ๆ ไม่ใช่การป้องกันแบบออฟไลน์ทุกรูปแบบที่จะถูกสร้างมาให้เท่ากัน และคุณอาจจะตกที่นั่งลำบากก็ได้ อย่าถามคำถามที่ว่า “POS สามารถทำอะไรได้บ้างตอนออฟไลน์” แต่ให้ถามว่ามันทำอะไรไม่ได้บ้าง

บทความโดย https://www.bcl.co.th
ติดตามเราได้ที่ FB: https://www.facebook.com/BigCommunicationsLtd/