Mail Fitness : 5 points pour ne plus perdre de temps sur les mails

L’employé de bureau moyen passe 28% de son temps de travail sur sa boîte mail selon The Washington Post. Est-il nécessaire d’y passer autant de temps ?

En tant qu’entrepreneur, je cherche à faire les choses rapidement pour essayer de ne pas sortir du bureau trop tard. Durant de nombreuses années, j’ai passé beaucoup trop de temps sur mes mails, et c’est le cas pour la plupart d’entre nous.

Pourtant, ce sujet est totalement inexploité aujourd’hui, c’est pour cela que j’ai développé le Mail Fitness : un moyen de réduire drastiquement le temps passé sur les mails, tout en améliorant la qualité des échanges.

Grâce à cette méthode testée et perfectionnée par moi-même au fil du temps, le temps consacré aux mails est passé de 30% à 3% de mon temps de travail. Le mail ne vient plus polluer mon quotidien : mes pensées sont claires et le stress d’antan s’est envolé.


Pourquoi sommes-nous tous accros à nos mails ?

Dopamine.

La dopamine est un composé chimique crée dans le cerveau qui incite à chercher de nouvelles choses. Utile pour nos ancêtres pour qui la survie était un combat quotidien.

Dans notre société ou tout est accessible en un “swipe” (glissement de doigts), c’est cette dopamine qui nous incite à consulter toutes les 5 minutes notre compte Facebook, Twitter, nos SMS ou… nos mails.

Envie de consulter vos mails ?

La plupart des consultations de mails sont déclenchées par des besoins autres que la nécessité professionnelle de répondre ou bien l’urgence.

En effet, nous cherchons ce fameux “shot” de dopamine, et cela arrive dans des situations précises :

  • Sensation de ne pas avancer
  • Procrastination
  • Bloqué sur un problème
  • Manque de travail ou de précisions sur une tâche
  • Stress important
  • Etc.

La bonne nouvelle, c’est qu’on tout changer tout cela avec un peu de motivation !

Le Mail Fitness est divisé en 5 points. Pour une bonne compréhension, chaque point vient avec des exemples. Vous êtes bien sûr libres de les prendre ou pas, et d’ajouter les vôtres.

1. Condenser toutes les consultations en une seule

Consulter ses mails est chronophage. Mais ce qui nous ralentit bien plus qu’on ne le croit, ce sont les interruptions causées ces consultations. De nombreuses méthodes de travail comme la technique Pomodoro blâment le multi-tasking et les interruptions.

Fermez votre logiciel de mail. Désormais vous ne l’ouvrirez plus qu’une fois par jour.

La meilleure chose est de définir un créneau quotidien de 5 à 30 minutes dans votre agenda. Je consulte mes mails tous les jours en début d’après-midi car c’est le moment où je suis le moins productif.

Si c’est trop agressif, vous pouvez commencer par 2 consultations par jour (une le matin, une l’après-midi).

J’utilise RescueTime (gratuit pour Mac) pour mesurer le temps de productivité réelle et celui passé sur les mails.

2. Eliminer les interruptions

Focus.

Puisque vous allez consulter vos mails dans la journée quoi qu’il arrive (voir point 1), vous n’avez donc plus besoin d’être dérangé par des affreuses notifications.

Pourquoi est-ce qu’on vient me déranger ?

Nous parlons ici de toutes les notifications : sur le téléphone portable, la tablette, l’ordinateur, la montre ou la brosse à dents connectée.

3. Communiquer intelligemment

Malheureusement, nous n’avons pas reçu d’éducation pour bien utiliser les emails. A nous d’avoir une conduite intelligente et réfléchie.

Slack est outil qui se vante d’avoir diminué le mail interne de plus de 45%. Si vous n’utilisez encore rien de similaire, faites-le maintenant.

Slack dans sa version mobile et desktop.

Certains mails peuvent être chronophages, et/ou causer du stress. Voici à titre d’exemple les mails “interdits” chez Buddyweb :

  • Mails avec une mention “urgent”
  • Mails de négociation
  • Mails envoyés à chaud (dans un litige par exemple)
  • Mails de plus de 10 lignes
  • Mails d’une seule ligne comme “ok” ou “merci”
  • Mail avec la version 14 d’un document Excel en pièce jointe

Tout le monde ne sera pas d’accord, mais je pense aussi que tout mail envoyé avec quelqu’un “en copie” doit être interdit sauf situation particulière.

Ces choses peuvent sembler évidentes mais ne sont souvent pas respectées dans les entreprises que je côtoie. Il faut non seulement les appliquer pour soi, mais aussi sensibiliser son équipe de travail, les fournisseurs et les clients.

4. Nettoyer

Nous sommes pollués par des newsletters et autres mails de notification (pour m’avertir que Jean-Louis a liké un post et s’est fait un sandwich après). Il est temps de reprendre le contrôle.

Dès l’arrivée de ce type de mail, demandez-vous si cela est vraiment utile pour vous.

Si ce n’est pas le cas, cliquez “se désinscrire” en bas du mail. Pouf.

Les résultats sont visibles dès les premiers jours et vous vous sentirez vraiment soulagé après quelques semaines.

5. Réduire la tentation

Si vous débutez dans le Mail Fitness, il y a des grandes chances que vous ayez encore vos anciens réflexes de toxicomanes du mail.

Par exemple vous pouvez consultez vos mails sans réfléchir parce que vous êtes dans une file d’attente. Cela n’apporte rien car vous n’aurez pas le temps de répondre aux mails importants, mais la sensation de stress est bien arrivée.

Les badges ont pour but de nous inciter à accéder aux applications.

Sur les apps mobiles, le badges (étiquette rouge sur l’icône de l’app) peuvent être désactivées sur iOS comme sous Android, tout comme les notifications.

Il faut limiter les consultations “instinctives” de mails .

Sur mon portable, j’ai retrograté l’icône Mail : dois aller à la deuxième page des apps puis rentrer dans un dossier et aller à la deuxième page de celui-ci pour y accéder.

Pour ouvrir les mails je dois aller à la deuxième page des apps, rentrer dans un dossier et aller à la deuxième page de celui-ci.

Le Mail Fintess est une approche intelligente est raisonnée de la gestion des mails. Le mettre en place nous récompense en temps gagné et en qualité de vie.

Même si certaines applications citées ci-dessus marquent une vraie rupture avec votre façon de faire, je pense qu’il est important d’essayer afin de se faire un avis sur la question.

Et vous, avez-vous des autres applications des points du Mail Fitness ?


Bruno Pérez est co-fondateur de l’agence digitale Buddyweb. Suivez-le sur Twitter.