11 dicas para quem está começando a fazer workshops
E o que eu aprendi com as pessoas incríveis que trabalhei
Como parte do tempo em que venho atuando na MJV Technology & Innovation tive a oportunidade de integrar a organização de workshops de sensibilização na Bradesco Seguros percorrendo as três cidades em que a seguradora está sediada: São Paulo, Curitiba e Rio de Janeiro. Durante esse tempo foram abordados os seguintes temas: Design Thinking, Experiência do Usuário, Interface do Usuário e Desenvolvimento Front End.
Junto com a equipe e com o decorrer dos workshops aprendi algumas dicas valiosas que gostaria de compartilhar, para orientar aos que, assim como eu, estão começando.
#1 Façam um roteiro
Sim, pode parecer uma dica simples, mas é essencial. Planeje o roteiro com atenção. Pense naquele possível atraso de 10 minutinhos dos participantes. Inclua também o tempo de recepção. Vai ter coffee break? Reserve um tempo para isso. Pense em quanto tempo você irá levar para realizar cada atividade, e até mesmo quanto tempo leva para explicar essas atividades.
E tenha esse roteiro em mãos. O bom e velho papel impresso é muito bem vindo nessa ocasião. Ele vai te auxiliar a ter mais visibilidade do workshop como um todo: verificar o que já foi feito, o que falta fazer, quais materiais devem ser separados pra próxima atividade e como as equipes devem ser separadas. Além disso, você pode marcar os tempos que levou de fato em cada atividade, contribuindo para melhorar o cronograma dos próximos workshops.
Compartilho um template de como fizemos por aqui.
#2 Planeje o workshop como se fosse um roteiro de filme
O workshop precisa ser cativante o suficiente para envolver os participantes do início ao fim. Como um filme, deve haver momentos mais intensos e outros mais tranquilos. Precisa haver momentos de mão na massa, e outros de mais atenção e concentração.
Termine com um final feliz! Ao longo dos workshops, percebemos o quão importante é que as pessoas saiam satisfeitas do workshop, por isso é interessante pensar numa última dinâmica em que não tenha certo ou errado, vencedor ou perdedor, e sim que as pessoas saiam felizes e com sensação de missão cumprida, tarefa bem feita, para não gerar frustração e descontentamento.
#3 Seja visual
Utilize poucos textos por slide, assim a apresentação não fica cansativa e os participantes podem acompanhar melhor sua fala. Priorize imagens e esquemas visuais.
Mostre referências do dia-a-dia, cases e exemplifique através de analogias o que você está falando, principalmente quando for algo difícil de visualizar ou que os participantes ainda não tenham conhecimento sobre o assunto.
#4 Deixe de lado as tecnologias
Sempre que puder, organize as dinâmicas com materiais como papel, cartolina, canetinha, tesoura, cola, post it, palitos, massinha, tinta, brinquedos e tudo que for possível. Esses materiais trazem uma sensação maior de mão na massa, inclusive faz lembrar os tempos de infância da pessoa e ativa o lado criativo que muitas vezes está adormecido.
Quando se utiliza a tecnologia como smartphone, notebook, ou algum software específico, como base das atividades pode haver uma sensação de frustração no participante: as vezes a internet dele tá ruim, a bateria tá acabando, computador travou, ele não consegue acessar determinado link ou simplesmente não sabe como utilizar uma plataforma.
É claro que em alguns casos a tecnologia pode ser essencial pro desenrolar do workshop, mas já pensou se ao invés de utilizar softwares de prototipagem, como o Adobe XD, por exemplo, você der uma caneta e um papel ao participante? Todo mundo sabe desenhar! (ainda que muitos digam que não).
#5 Sinta o entusiasmo dos participantes
Ao explicar uma dinâmica ou atividade, certifique-se de que todos participantes entenderam como funciona. Verifique se eles receberam o material. Passe de mesa em mesa perguntando se tem alguma dúvida e observando se estão realizando as atividades conforme orientado. Peça e escute feedbacks. Sinta a vibração dos participantes, saiba quando encerrar uma atividade ou aumentar o tempo de duração de acordo com o interesse deles.
#6 Verifique os equipamentos e materiais o quanto antes
Sim, essa é uma dica quase como quando uma mãe fala pra levar casaco. A gente sabe que tem que fazer, mas muitas vezes esquece. Então é necessário frisar.
Verificou as tomadas, adaptadores, entradas HDMI e projetor do local em que realizará o workshop? E o ar condicionado? Já imprimiu todo material necessário? Verifique se as impressões estão corretas. Tem material para recortar, colar, pintar? Faça isso o quanto antes. Ligue para confirmar a reserva de salas o horário de chegada do coffee break. Tudo isso é importante. Não deixe pra última hora.
#7 Organize bem as atividades e dinâmicas
Se empenhe ao organizar as dinâmicas, pense com cuidado e amor no que você está fazendo. Utilize seu lado criativo. Busque e pergunte por atividades que podem te auxiliar. Adapte, some e reconstrua ideias existentes. Apresente aos amigos, simule como seria e peça feedback.
Verifique e separe todo material necessário, agrupando-os por atividade.
Quando participar de outros workshops, independente do assunto, preste atenção nas atividades que são realizadas, como são as dinâmicas quebra-gelo, como as atividades são conduzidas. Fique atento para os insights que você pode ter, e não se esqueça de anotá-los.
#8 Não organize e nem facilite o workshop sozinho
Eu posso estar falando de um mundo fictício em que sempre vão ter pessoas disponíveis na equipe pra construir o workshop conjuntamente. Mas o ideal é que tenham pelo menos duas pessoas encabeçando isso. Desde entender o problema, pensar em como será conduzido, criar e organizar as dinâmicas e os materiais, até o momento em que estiver facilitando o workshop.
#9 Organize papéis e funções de cada facilitador antes do workshop começar
Essa dica vai de encontro com a anterior. E é por isso que é bom ter mais de uma pessoa facilitando o workshop. Separe as funções: quem vai fazer a apresentação do conteúdo? Quem vai facilitar? Quem vai distribuir os materiais? Recolher os materiais? Fotografar?
É importante ter tudo isso bem definidinho pra não ficar feio lá na frente, um atropelando o outro ou então ninguém sabendo o que tem que falar.
#10 Tire um momento logo após o evento para fazer uma devolutiva
Aproveite quando as ideias e lembranças ainda estão frescas na cabeça, pra registrá-las. Vale separá-las em pontos de luz e pontos de atenção. Inclua também um espaço de direcionamentos, pensando no que deve ser feito para melhorar os próximos workshops. Como fazíamos o mesmo workshop em três cidades diferentes, conseguimos aprimorar muito no decorrer, e a cada turma o evento ficava mais fluído.
#11 Fique calmo, fale devagar e não tenha medo de errar
Essa é a dica mais difícil de seguir. Mas é uma das que tem que ser lembrada quando estiver lá na frente em pé falando. Pode rolar um frio na barriga, uma gaguejada e esquecer de algumas coisas, mas tá tudo sob controle, fica tranquilo. Lembre-se que você tem o slide como apoio pro que você fala, faça bom uso. E não se esqueça de que os outros facilitadores estão ali pra te ajudar também.
#Bônus: esteja disposto a descartar ou adaptar tudo o que você planejou
Pode ser que venham muito menos pessoa do que o planejado, ou então muito mais. Você pode ficar sem luz, o coffee break pode não chegar na hora e pode até haver um treinamento de incêndio no meio do workshop (sim, já aconteceu isso!).
Imprevistos acontecem e você deve estar pronto pra lidar com isso.
Tenha cartas na manga, crie um roteiro que possa ser adaptado a diferentes circunstâncias, conheça bem o conteúdo que você irá apresentar, e por fim, relaxe, tudo vai dar certo.
