Faciliter l’utilisation de solutions Cloud lors d’une transformation digitale
Quand on cherche à digitaliser un processus, les applications web sont souvent sollicitées avant même la Direction informatique. Cela génère plusieurs problématiques que la DSI a normalement l’habitude de gérer :
- La gestion des droits d’accès et des mots de passe
- La mise en place de raccourcis sur les espaces de travail des employés
- Le partage d’informations entre plusieurs applications
- Le support aux employés
Afin de palier à tous ces problèmes en même temps il y a 2 solutions, soit augmenter le nombre de ressources humaines pour accompagner le changement, soit utiliser des outils similaires à ceux de la DSI mais spécialisés pour les applications web.
Gestion des droits & mots de passe
Concernant la gestion des droits d’accès et la gestion des différents mots de passe il existe plusieurs solutions :
- Vous êtes dans un environnement Windows, l’idéal est de relier vos accès web à votre Active Directory, il existe des solutions comme https://www.onelogin.com/ qui le font très bien.
- Vous êtes dans un environnement Windows ou Mac et utilisant G Suite, vous pouvez utiliser votre administration G Suite pour configurer une authentification unique avec vos différentes applications web afin que vos employés s’y connectent avec leur compte G Suite.
- Vous n’utilisez ni Active Directory, ni G Suite ? Il vous reste https://www.LastPass.com ou https://www.dashlane.com
Ces solutions apportent la possibilité d’ajouter, de modifier, de supprimer un compte pour l’ensemble de vos applications web à partir d’une même console. Cela est capital pour conserver l’intégrité de vos informations.

La mise en place de raccourcis
Il est difficile de mobiliser la DSI pour demander la mise en place sur le bureau de raccourcis, spécifiques à chaque profil, à ouvrir avec Chrome exclusivement et non le navigateur par défaut par exemple…
Le besoin est qu’il existe plusieurs groupes d’employés, avec pour chacun une liste d’application web dont il a besoin. Il ne faut pas trop leur en mettre par risque de les perdre et il faut qu’ils puissent y avoir accès facilement pour faciliter l’usage.
Générer l’usage est sans doute le point le plus important dans la transformation digitale, cette banale mise en place de raccourcis est indispensable car elle permet de donner un point de repaire afin de prendre rapidement une seule bonne habitude.
Il serait irresponsable de donner l’accès à 5 SaaS différents sans être certain que ses employés retrouveront facilement le chemin pour y accéder.
Jusqu’à présent il n’y avait de solution miracle, et … un jour… je reçois un e-mail de Thibaud Elziere du fondateur des e-founders, un studio qui crée des startups de qualité, pour tester un nouveau produit : Station.
Cette startup créée par Julien Berthomier et Alexandre Lacheze développe une application afin de réunir l’ensemble des applications web dans une seule fenêtre pour vos employés.
C’est un seul point d’accès à tous vos différentes solutions Cloud, et cela change tout car vos employés n’ont pas 5 habitudes d’usage à créer mais une seule : ouvrir Station.

Les fonctionnalités sont encore en cours de développement, mais l’objectif est de pouvoir gérer, pour chaque employé, la liste des applications à afficher et se connecter au système d’authentification unique de l’entreprise. Le gain de temps pour embarquer un employé avec cet outil est important car le temps de formation est réduit à l’usage des SaaS et non à la manière de se connecter, avec quel mot de passe, avec quel navigateur etc…
Le partage d’informations entre les applications
Les bases de données entre les SaaS ne sont pas communes, il faut les relier, il existe PieSync pour les données des utilisateurs, Zapier afin d’éviter la duplication des actions et Segment pour partager des statistiques.

Il est indispensable de mobiliser des ressources à la DSI pour relier les API avec les applications métiers. Cela peut se faire dans un second temps une fois que l’application web a fait ses preuves. Le temps de la DSI est précieux, il ne faut pas le perdre à créer des connexions API qui ne seront pas utilisées.
Cela demande de monter progressivement en charge et accepter que tout ne soit pas parfait dès le lancement. Cela le deviendra vite mais tester des solutions Cloud prend du temps et seul l’usage prouve que vous avez fait le bon choix. Il faut se laisser le temps de revenir sur un choix.
Le support des employés
Il faut simplifier la prise de contact avec le support pour tous les employés pour supprimer immédiatement les barrières rencontrées. Il faut également faire remonter rapidement tous les bugs avant qu’ils deviennent trop importants.
Grâce à Station, il est possible de proposer Slack facilement à tous les employés et d’y apporter un premier usage, le support.

Cette brique est indispensable dans la transformation digitale car elle permettra aux employés de voir qu’ils ne sont pas les seuls à rencontrer une difficulté et qu’ils peuvent profiter des solutions des autres pour eux-mêmes.
L’objectif n°1 du support : ne pas laisser une difficulté devenir une habitude.
En conclusion, ce travail de transformation digitale en utilisant des applications web n’est pas une tâche facile dans toutes les entreprises où les services Cloud ne sont pas encore utilisés. C’est pourquoi des solutions simplifiant l’usage des applications web est un gain énorme pour les équipes en charge de cette transformation.
Avez-vous d’autres idées pour accélérer l’usage des services Cloud ?
