Schlanker Mittelstand — Outsourcing oder Robotic Process Automation von creditshelf

Schlanker Mittelstand — Outsourcing oder Robotic Process Automation

Birgit Hass
Sep 6, 2018 · 3 min read

Die zunehmende Globalisierung des Wirtschaftslebens macht es für Mittelstandsunternehmen immer schwieriger, die Position in den angestammten entwickelten Märkten zu verteidigen und in neuen Märkten zu wachsen. Allerdings begünstigt die Digitalisierung auch neue Technologien, die erhebliches Rationalisierungspotential mit sich bringen.

So hat sich in den letzten Jahren zum Beispiel Robotic Process Automation (RPA) als neue Automatisierungstechnologie in der Wirtschaft etabliert. Damit lassen sich virtuelle Fachkräfte erschaffen, die menschliche Arbeitsweisen am PC simulieren und Software-Anwendungen über deren Oberflächen bedienen. Bestehende interne Prozesse lassen sich effizient automatisieren — während die menschlichen Fachkräfte sich mehr strategischen und komplexen Aufgaben widmen können. Mit den Software-Robotern erübrigt sich in vielen Fällen sogar das Outsourcing, weil es keine Kostenvorteile mehr bringen wird. Beispielsweise ermöglicht die robotergesteuerte Montagehalle im eigenen Backoffice enorme Effizienzgewinne bei überschaubaren Investitionen. Bereits ausgelagerte Funktionen können dann im Rahmen von Insourcingprozessen zurückgeholt werden.

Bisher war das sogenannte Business Process Outsourcing (BPO) ein Wachstumsmarkt, weil mittelständische und andere Unternehmen zuletzt immer stärker unter Kostendruck geraten waren und sich zum Handeln gezwungen sahen. Durch BPO können repetitive und kostenintensive Prozesse vollständig an einen BPO-Dienstleister übertragen werden, wodurch sich die Kosten für Prozessdurchführungen und Personal deutlich reduzieren lassen. Des Weiteren befähigt BPO Unternehmen, sich vollständig auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren. So betrachtet bietet BPO ähnliche Vorteile wie die Automation von Prozessen mittels RPA-Technologie.

Aber BPO hat auch den einen oder anderen Nachteil. Die Outsourcing-Dienstleister arbeiten natürlich nicht kostenlos. Ein häufiges Problem sind Verträge mit komplexen und verschachtelten Prozessen und Zahlungskonditionen, die teuer werden können. Außerdem entsteht ein erheblicher Kontrollaufwand. Mittelständler, die BPO betreiben, benötigen also ein ausgewogenes BPO-Controlling, um die Qualität der ausgelagerten Prozesse und die Einhaltung der Vertragskonditionen durch den Dienstleister stets zu überwachen. Dies gilt insbesondere, wenn der Dienstleister Offshoring betreibt und Daten das Land verlassen. Schwierigkeiten entstehen häufig auch, wenn — wie in vielen Fällen — nur Teile eines Prozesses ausgelagert werden. Das kann an den Schnittstellen zu Störungen und Verzögerungen im kompletten Ablauf führen. Zudem werden dynamische und schnelle Änderungen erschwert, da Dienstleister darauf meist nicht vorbereitet sind.

Mit der neuen RPA-Technologie könnte das zukünftig verhindert werden. Die Software-Roboter im eigenen Haus stellen eine günstige und schlanke Alternative zum Outsourcing dar und machen die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister überflüssig. Die virtuelle Arbeitskraft wird in das eigene Unternehmen integriert. Dadurch können viele der oben beschriebenen Nachteile klassischer BPO kompensiert werden. Außerdem kann mit RPA ein Drittel der durch BPO verursachten Kosten gespart werden.

Entscheidet sich ein mittelständisches Unternehmen für Insourcing, also die Rückführung von Prozessen, um sie von einem Roboter ausführen zu lassen, sollte dies nicht vorschnell ohne Planung und Strategie erfolgen. Für die Einführung von RPA gilt es zuerst zu entscheiden, in welchem Umfang eine Roboterlandschaft aufgebaut werden soll. Nicht zu empfehlen ist eine Big-Bang-Einführung. Besser ist ein fließender Übergang von einer Einzelprozessautomation zu einer großflächigen RPA-Architektur.

Außerdem darf die Wartung und Pflege der Roboter nicht unterschätzt werden. Aufgrund der Tatsache, dass mit RPA auf die bestehende Softwarelandschaft aufgesetzt wird und die Oberflächenelemente der Anwendung durch den Roboter bedient werden, können Änderungen der Oberfläche den Prozessablauf stören. Der Roboter muss stets kontrolliert und die Modellierung bei Softwareänderungen angepasst werden.

In einem kompetitiven Umfeld müssen Unternehmen ihre Prozesse regelmäßig ändern und optimieren. Dieser Zwang wird durch Outsourcing an den Dienstleister übergeben.

In dieser Lage kann RPA auch die Lösung für BPO-Dienstleister sein, denn sie können ebenfalls von dieser Technologie profitieren, in dem sie ihrerseits die Prozesse der Kunden mit eigenen Robotern automatisieren. Dadurch lassen sich Kosten senken, Antwortzeiten für Prozessergebnisse deutlich reduzieren und die Kundenzufriedenheit steigern. Hierfür gilt es jedoch schnell zu reagieren, denn wer zuerst auf RPA setzt, wird dadurch einen signifikanten Vorsprung erzielen und am meisten profitieren.

Robotic Process Automation bringt also sowohl mittelständischen Unternehmen als auch Dienstleistern für BPO Vorteile. Dienstleister müssen jedoch schnell entscheiden, wie sie mit RPA umgehen wollen. Denn sie stehen fortan in Konkurrenz mit hausinternen RPA-Lösungen. Viele Unternehmen wollen ihre internen Prozesse gern im Haus behalten und versuchen dies mit RPA zu realisieren. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, führt für Outsourcing-Dienstleister kaum ein Weg daran vorbei, RPA selbst anzuwenden, denn die Ära des traditionellen BPO geht unweigerlich zu Ende. Die Zukunft wird zeigen, wer RPA am besten als Mittel des In-und Outsourcings nutzbar machen kann. Mittelfristig kann nur durch einen intelligenten Mix von BPO und RPA eine nachhaltige Profitabilitätssicherung erfolgen.

September, 06 2018

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