Точка контакта: презентация

Авторы Алексей Каптереви Алексей Бурба — консультанты и мастера презентаций.

Я занялся изучанием дизайна презентаций. Хочу разобраться в том, как передавать смысл в красивой форме. Начинаю разбираться в самых основах презентаций.

Авторы проводят ликбез по тому, что такое презентация, каких типов они бывают и из каких этапов состоит подготовка. Ниже можете прочитать мой конспект по этой книге.

Презентологу на заметку

Презентация — это способ коммуникации между вами и многочисленной аудиторией, как правило, с использованием визуальных средств: слайдов, распечаток, флипчарта или образца товара.

У каждой презентации должен быть главный предмет презентации. Без такого предмета у презентации нет смысла.

Например, «На WWDC представили новые модели iPhone». В данном случае предметом презентации был iPhone. Если бы Apple провели презентацию и ничего не представили, это был бы провал.

Поэтому перед началом работы, необходимо определить предмет презентации.

Типы презентаций

Презентации можно разделить на четыре типа:

Перед началом работы над презентацией было бы хорошо сначала узнать, как она будет демонстрироваться. От этого тоже будет зависеть содержимое слайдов:

  • Со спикером
    На встрече важен выступающий, а слайды его поддерживают. В этой ситуации слайды должны быть простыми, наглядными и красочными. В идеале: одна картинка и одно предложение текста на слайд
  • Без спикера
    В презентации для отправки по почте за вас «говорят» слайды. Текста в 2–3 раза больше, чем в презентации со спикером. Но простота, наглядность и красочность образов не приносятся в жертву перегрузке слайда. Вы отрезаете лишнее от того, что сказали бы устно

У всех типов презентаций есть одна главная ошибка, которую допускают при её подготовке — это отсутствие подготовки.

  • Хорошая
    Презентация, в которую инвестировано много времени, сил, эмоций, которые сделаны «на совесть»
  • Плохая
    Презентация, которая сделана «на отвали», за пять минут на коленке. Разумеется, бывают яркие исключения, они останутся исключениями

Подготовка презентации состоит из трёх этапов:

  1. Сценирование
  2. Подготовка слайдов
  3. Репетиция

Сценирование

К этому моменту уже определён предмет презентации. Пришло время определить цель и составить структуру вашего выступления.

Хорошая цель отвечает на вопросы:

  • Какие изменения должны произойти в убеждениях моей аудитории?
  • Что хочу, чтобы люди начали или перестали делать?

Пример цели из выступления Эла Гора об изменении климата:

Убедить, что глобальное изменение климата реально и предложить каждому сделать что-то для предотвращения его последствий
Эл Гор, «Неудобная правда»

После того, как определились с целью презентации, переходим к формированию структуры.

Структура — это последовательность тезисов. Правильная структура презентации представляет собой историю. Историю, в которой факты и акценты расставлены в такой последовательности, которая проведёт аудиторию через смену эмоциональных состояний, как это делают книги и кино.

Когда рассказываешь истрию, то она содержит ответ на вопрос «что делать?». Когда рассказываешь сухие факты, то они просто остаются фактами и когда о них узнает зритель, то не понимает, что с ними делать. Поэтому вместо перечисления фактов лучше рассказывать историю.

  1. Вступление
    Задача вступления — установить контакт и убедиться, что все знакомы с предысторией и ключевыми словами. Вступление должно быть коротким, не стоит его затягивать
  2. Мотивация
    Задача мотивации: озвучить цели и проблемы. Эта часть отвечает на вопрос: «Зачем аудитории все это слушать?». Пожалуйста, озвучивайте проблемы. Без них скучно
  3. Решение
    В этой части презентации предлагаем решение проблемы. Обычно здесь идет описание вашей идеи для изменений, или чего-то еще, что вы «продаете». Решение — самая длинная часть их всех остальных, для удобства её можно разбить на несколько блоков
  4. Финал
    Задача заключения: сделать так, чтобы люди вышли с четким ощущением того, что делать дальше. Резюмируем выше сказанное, повторите основные тезисы презентации. Предложите аудитории конкретный первый шаг, который они должны совершить

Подготовка слайдов

У каждого слайда должно быть своё предназначение. Если его нет, то и слайда тоже не должно быть. Слайд должен выполнять одну из основных функций:

  1. Напоминать
    Напоминать спикеру, что нужно говорить. Именно напоминать, но он не должен зачитывать тест со слайда
  2. Впечатлять
    Впечатлять зрителей. Большие красочные фотографии или иллюстрации
  3. Объяснять
    На примере схем, схем в виде диаграмм
  4. Доказывать
    Статистикой в виде графиков, столбчатых и прочих диаграмм

Особое внимание стоит уделить заголовку слайда. Заголовок слайда должен быть крупным, лаконичным и по делу. Он является главной фокусной точкой на слайде. Если необходимо обратить внимание на чем-то другом, то заголовок делаем меньше, а нужный элемент — больше.

Чтобы слайд не вызывал впечатление неряшливости, необходимо соблюдать композицию: создать сетку и выравнивать элементы относительно направляющих.

Когда я начал работать над презентациями, то создал себе шаблон в PowerPoint, в котором настроил сетку на 4 колонки, теперь использую этот шаблон в работе над презентациями:

Репетиция

Даже если презентация будет отлично подготовлена, то если человек, для которого вы ее оформили будет неуверенно вести себя и мямлить — презентация провалиться. Поэтому выступление важно отрепетировать.

Например, когда я готовился к выступлению с докладом «Развитие в профессии», то для начала репетировал один: после работы заходил в переговорку и закрылся на 30 минут. Рассказывал стене своё выступление. Пока рассказывал, то лучше запоминал что точно хочу рассказать и понимал, где у меня есть нестыковки в повествовании. Исправлял нестыковки, заново прогонял и так несколько вечеров.

За несколько дней до выступления пришёл к ребятам из IT-Agency и прогнал у них свою презентацию. Выступать перед живыми людьми было страшно, я сильно волновался. Зато в следующий раз, когда я выступал на конференции, то волновался меньше.

Как справиться с волнением?
Первое, что нужно сделать, это принять то, что волноваться — это нормально. Когда начинаешь ещё сильнее волноваться из-за того, что волнуешься, надо ещё раз себе сказать, что волнение — это нормально и сильнее из-за этого нервничать не стоит.

Следующий шаг — понять в чем заключается причина волнения. Отсутствие уверенности в тексте? Доказательная база слабая? Тогда стоит доработать презентацию, либо убрать те пункты, из-за которых вы можете провалить презентацию.

Я волновался во время репетиции в IT-Agency потому, что не был уверен, что мой доклад будет уникален и полезен людям. Как мне казалось, об этом и так уже все знают, зачем ещё раз об этом говорить? Но судя по большому количеству вопросов после прогона презентации, оказалось, что тема интересна и полезна.

Лучше всего рассказывать о том, во что сам веришь и в чем разбираешься. Если возможности повлиять на презентацию нет, но рассказывать надо, то рассказывайте так, будто вы уверены в этом.

Как отвечать на вопросы?
Вот вы и выступили со своим структурированным и отрепетированным докладом. Но это не конец. Сейчас вам начнут задавать вопросы.

Главная ошибка, которую люди делают при ответах на вопросы — они отвечают тому, кто спросил. Этого делать не нужно. Отвечайте всей группе сразу. Некорректно занимать время 30 человек ответом на вопрос, который интересен только вам двоим.

Как понять, отвечать на вопрос или нет? Посмотрите схему:

Σ

На этом всё. Как и сказал выше, книга не раскрывает занавес тайны величайших выступлений, а рассказывает о базовых основах при работе над презентацией.

Книга состоит всего из 57 страниц. Поэтому на её чтение много времени не уйдет. Она хорошо подходит для тех, кто с презентациями только начинает разбираться. Прям для меня.

Теперь при работе над презентациями буду больше внимания уделять структуре повествования.