Το project management εν τάχει

Οι περισσότερες από τις τεχνικές και πρακτικές του project management, το project management ως όρος αυτός καθαυτός, ξεκίνησαν από τον αμερικανικό στρατό στην προσπάθειά του να φέρει εις πέρας project τα οποία δεν μπορούσαν να υλοποιηθούν με τις συνηθισμένες οργανωτικές και διοικητικές πρακτικές των επιχειρήσεων.

Το πρόγραμμα Polaris του αμερικανικού ναυτικού, η αποστολή Apollo της NASA, τα διαστημικά λεωφορεία, οι έξυπνες βόμβες κ.λπ. είναι μερικές από τις περιπτώσεις όπου χρησιμοποιηθήκαν οι τεχνικές του project management. Στην συνέχεια ενστερνίστηκαν το project management και άλλες κυβερνητικές υπηρεσίες, ο ιδιωτικός τομέας και μη-κερδοσκοπικοί οργανισμοί. Οι εταιρείες πληροφορικής αποτελούν ένα παράδειγμα συστηματικής εφαρμογής του project management κατά τη δημιουργία software.

Οι κυριότεροι λόγοι της διάδοσης του project management είναι τρεις: 1) η απίστευτη αύξηση της ανθρώπινης γνώσης, 2) η αυξανόμενη ζήτηση για πλειάδα σύνθετων, state-of-the-art και customized αγαθών και υπηρεσιών και 3) η παγκοσμιοποίηση.

Μολονότι στο άκουσμα των λέξεων “project management” το μυαλό μας παει σε τεράστια έργα δημόσιου κυρίως χαρακτήρα, η αλήθεια είναι ότι τα περισσότερα project είναι μικρά χωρίς βέβαια αυτό να σημαίνει ότι δεν είναι σημαντικά -για τον πελάτη που πληρώνει το project και για την εταιρεία που το υλοποιεί και πληρώνεται για αυτό.

Σύμφωνα με το Project Management Institute το project ορίζεται ως “a temporary endeavor undertaken to create a unique product or service”. Όλα τα project έχουν τρεις στόχους (objectives): συγκεκριμένο αποτέλεσμα (performance ή scope) σε συγκεκριμένο χρόνο (time) με συγκεκριμένο κόστος (cost). Τα χαρακτηριστικά στοιχεία των project είναι: ο σκοπός (purpose), ο κύκλος ζωής (life cycle), οι αλληλοεξαρτήσεις (interdependency) και η μοναδικότητα (uniqueness).

Οι δύο γνωστότερες τεχνικές που χρησιμοποιούνται στο project management (στο στάδιο του scheduling) είναι η Program Evaluation and Review Technique (PERT) και η Critical Path Method (CPM). Η PERT αναπτύχθηκε από το αμερικανικό ναυτικό σε συνεργασία με τις εταιρείες Booz-Allen Hamilton και Lockheed Corporation για το Polaris project το 1958. Η CPM αναπτύχθηκε από την εταιρεία DuPont Inc. την ίδια περίοδο.

Πώς να γίνετε (σωστός) project manager

Το σημαντικότερο πράγμα, βέβαια, δεν είναι οι τεχνικές του project management και τα συναφή αλλά ο άνθρωπος, τουτέστιν, τα μέλη του project team και οι μεταξύ τους σχέσεις. Δεν έχει τόση σημασία αν αυτοί έχουν τα πτυχία (“hard skill”), όση έχει το να μπορούν να επικοινωνήσουν αποτελεσματικά ο ένας με τον άλλον (“soft skill”). Όλοι μας γνωρίζουμε πόσο πολύ δύσκολο είναι αυτό όσο κι αν ακούγεται εύκολο.

Όλα τα μέλη του team πρέπει να έχουν σε υψηλό βαθμό τα soft skills αλλά αυτός που πάση θυσία πρέπει να είναι EI genius είναι το κεντρικό πρόσωπο της ομάδας -ο project manager.

Υποθετική περίπτωση: ο χ εργάζεται σε μια εταιρεία, π.χ. πληροφορικής, και είναι το αστέρι εκεί. Έχει όλα τα hard skill που θα περίμενε κανείς από αυτόν, πτυχία ημεδαπής, πτυχία αλλοδαπής, Ph.D, πείρα στη δουλειά του κ.λπ. Κάθε φορά που κάποιος συνάδελφός του έχει ένα επαγγελματικό πρόβλημα απευθύνεται σε αυτόν και η λύση είναι σχεδόν άμεση. Ο χ είναι ο ήρωας της εταιρείας, όλοι τον παραδέχονται (και πολλοί τον ζηλεύουν), προάγεται γρήγορα, του αναθέτουν όλο και πιο σύνθετες δουλειές μέχρι που κάποια μέρα γίνεται επικεφαλής ενός σημαντικού project.

Ο χ είναι πλέον project manager. Οι γνώσεις του σχετικά με τον προγραμματισμό, το software, το hardware, τα network, τα database και, και, και… δεν πρόκειται να τον βοηθήσουν στο καθήκον του ως project manager που δεν είναι τίποτα άλλο από το να κάνει πράγματα μέσω άλλων ανθρώπων. Αυτή είναι πλέον η δουλειά του: να διευθύνει ανθρώπους. Πώς γίνεται αυτό;

1. Κατανοήστε το πλαίσιο του project management. Ρωτήστε έμπειρους project manager σχετικά με τη δουλειά τους. Τα project “αναγκάζουν” τους manager να λειτουργήσουν εντός ενός προσωρινού υποπεριβάλλοντος της επιχείρησης όπου δεν υπάρχουν οι “κανονικές” line of authority και όπου, επομένως, χρησιμοποιείται η επιρροή και άλλες άτυπες μέθοδοι ώστε να έρθει το αποτέλεσμα. Τα project υπάρχουν εκτός της τυπικής δομής της επιχείρησης και επομένως απειλούν το status quo διότι είναι έκφανση αλλαγής.
2. Θεωρήστε τις συγκρούσεις εντός της ομάδας ως σημάδι προόδου. Οι συγκρούσεις στην ομάδα είναι συνηθισμένο φαινόμενο. Η συνήθης αντίδραση του project manager είναι ο πανικός. Αυτή η αντίδραση γίνεται κατανοητή αν σκεφτούμε ότι ο project manager θεωρεί -τις περισσότερες φορές σωστά- ότι η επαγγελματική του φήμη και η σταδιοδρομία του κινδυνεύουν εάν το project αποτύχει. Ωστόσο, οι συγκρούσεις στην ομάδα είναι αναπόφευκτες. Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που μπορεί να κάνει ο project manager είναι να τις “καθαρίσει” εν τη γενέσει τους ενώ θα έπρεπε πρώτα να τις αναλύσει και, ανάλογα με τη φύση της εκάστοτε σύγκρουσης, είτε να την αφήσει να αμβλυνθεί από μόνη της, είτε να προχωρήσει σε κινήσεις μετριασμού της (problem-solving και conflict defusion skill). Η σύγκρουση που αντιμετωπίζεται από τον project manager σαν να μην υπάρχει θα επανεμφανιστεί μπροστά του ξανά και δυνατότερη.
3. Καταλάβετε ποιοι είναι οι stakeholder και τι θέλουν. Μέλη της ομάδας. Πελάτες. Εταιρεία. Κοινωνία. Κράτος. Υπάρχουν πολλοί που, άμεσα ή έμμεσα, μπορούν να επηρεάσουν την πορεία ενός project και οι θέσεις τους πρέπει να ληφθούν υπόψη. Η δουλειά του project manager είναι να εξισορροπήσει όλες αυτές τις δυνάμεις.
4. Αποδεχτείτε και χρησιμοποιήστε την πολιτική φύση των επιχειρήσεων. Είτε μας αρέσει είτε όχι αυτός είναι ο κόσμος μας. Το “office politics” είναι σήμα κατατεθέν σε κάθε εταιρεία. Επομένως, ο project manager για να φέρει εις πέρας τη δουλειά του πρέπει να μάθει να χρησιμοποιεί το πολιτικό σύστημα εντός της εταιρείας του. Οι διαπραγματευτικές και άλλες τακτικές επιρροής είναι απαραίτητες στον project manager.
5. Ηγηθείτε. Η ουσία της ηγεσίας είναι η ικανότητα του project manager να την εφαρμόζει κατά περίπτωση. Αυτό σημαίνει ότι αλλού μπορεί η αυταρχική προσέγγιση να είναι η πλέον ενδεδειγμένη, αλλού η δημοκρατική κ.λπ.
6. Κατανοήστε τι είναι η “επιτυχία”. Η επιτυχής εφαρμογή ενός project δεν σημαίνει μόνο ότι όλα γίνανε όπως σχεδιάστηκαν, στον σωστό χρόνο, στο σωστό κόστος. Ένα project είναι πετυχημένο όταν χρησιμοποιείται από τον πελάτη και του προσφέρει αξία όπως αυτός την αντιλαμβάνεται.
7. Δημιουργήστε και διατηρήστε την συνοχή της ομάδας. Η συνοχή της ομάδας είναι σημαντική. Ο project manager πρέπει να βρίσκεται σε άμεση επαφή με όλα τα μέλη της ομάδας, να γνωρίζει τι τους ευχαριστεί, τι τους δυσαρεστεί, να τους βοηθάει να κάνουν τη δουλειά τους όσο γίνεται καλύτερα. Ο project manager είναι “motivator, coach, cheerleader, peacemaker, conflict resolver”.
8. Να θυμάστε ότι τόσο ο ενθουσιασμός όσο και η απελπισία μεταδίδονται. ‘nough said.
9. Να θυμάστε ότι μια ματιά μπροστά ισοδυναμεί με δυο ματιές πίσω. Η ερώτηση που είναι πάντοτε στο μυαλό του project manager είναι: “τι θα συμβεί εάν;”. Ο project manager δεν μπορεί να ελέγξει το μέλλον, αλλά μπορεί να ελέγξει την αντίδρασή του σε αυτό όταν έχει σκεφτεί κάθε πιθανό σενάριο.
10. Μην ξεχνάτε αυτό που προσπαθείτε να πετύχετε. Πολλές φορές τα projects χάνονται στις λεπτομέρειες και το αποτέλεσμα είναι να χάνεται ο σκοπός. Ο λόγος για τον οποίον γίνεται το project. Δουλειά του project manager είναι να βλέπει εάν ό,τι γίνεται συνεισφέρει στον σκοπό του project. Το να είναι κανείς απασχολημένος δεν σημαίνει ότι είναι και παραγωγικός.
11. Χρησιμοποιήστε τον χρόνο σωστά αλλιώς θα σας χρησιμοποιήσει αυτός. ‘nough said.
12. Πάνω από όλα, σχεδιάστε, σχεδιάστε, σχεδιάστε. ‘nough said.

Οι project manager πρέπει να έχουν τις ανάλογες τεχνικές γνώσεις (τα hard skill) αλλά εξίσου σημαντικές -αν όχι σημαντικότερες- είναι οι επικοινωνιακές γνώσεις (τα soft skill). Σε τελική ανάλυση, το project management είναι people management.