«Спасибо, Таня» — русскоязычный ассистент от $400/мес

Boris Goncharov
Jul 3, 2017 · 7 min read

Три года назад я уволился с работы, решил начать свое дело, открыл компанию и переехал в Калифорнию — штат предпринимателей и людей с идеями. С момента регистрации Moosetank, количество различных задач постоянно увеличивалось. Возня с бумажками, налогами, чеками, поиском клиентов, работа с контентом, выплаты фрилансерам.

Все это накапливается как снежный ком и потихонечку начинает поедать 200% рабочего времени. Кажется, что вот-вот ты раскидаешь все задачи, все решишь, жизнь наладится и можно будет отдохнуть. Но не тут-то было! За одним звонком следует второй и третий, email-переписка выстраивается в вереницу висящих задач, куча карточек в Trello напоминает гору, на которую никак не взобраться, все чеки разбросаны по разным почтовым ящикам и карманам, и совсем некогда их добавить в Quickbooks/Xero. Кажется, что все эти маленькие делишки хотят объединиться в одно большое невыполнимое дело!

Image for post
Image for post

За три года я превратился в машину решения задач. Теперь я получаю удовольствие от того, что мне сразу отвечают на письмо, или с первого раза понимают мою просьбу, или от того, что договор подписан и больше не надо его переделывать. Моя жизнь стала напоминать тетрис, в котором падение фигур ускоряется после каждой очищенной линии. Знакомо? Если ты начинающий или продолжающий предприниматель — добро пожаловать в клуб!

Должно же быть какое-то решение…

Неужели все задумано именно так? А где удовольствие и кураж от собственного дела? Где та самая романтика, когда ты сосредоточен на стратегии развития компании, новых идеях и продуктах? Честно говоря, я прочитал невероятное количество статей и послушал очень много мнений, пока не наткнулся на книжку Тима Феррисса ‘The 4-Hour Workweek’. Книга произвела на меня огромное впечатление, я начал переосмысливать все рабочие процессы и логику своей занятости. Основной лейтмотив книги изложен в картинке ниже.

Flowchart from ‘4 hour workweek’ by Tim Ferriss

Приняв решение работать с ассистентами, я начал нанимать на разовые работы специалистов из Индии, Пакистана, Филиппин через платформы типа Upwork и Freelancer. Это немного ускорило решение совсем долгих и объемных задач, но мелкие обязательства все равно задавливали меня количеством, как муравьи оленя.

Я решил нанять одного ассистента на постоянную работу, чтобы ввести его в курс большинства вещей, которые делал сам. Еще я хотел попробовать говорить с ним по-русски, чтобы избежать двойного испорченного телефона. Это было лучшее управленческое решение за последние годы моей жизни!

Мы начали работать с ассистентом из Украины. Первые дни ушли на то, чтобы обсудить и научиться использовать необходимые инструменты: Google Documents, Xero, Slack, Trello, Telegram, Transferwise, Wordpress, Airtable, Evernote, YouTube и тд. Для постановки задач я записывал короткие скринкасты на 5 минут, где показывал как использовать инструмент. Это оказалось гораздо лучше, чем объяснять что-то по скайпу, или описывать текстом. Человек может пересмотреть скринкаст, поставить на паузу, повторять действия с экрана.

Постепенно повышая сложность задач, мы составили полуавтоматический график повторяющихся дел, и выработали подход к решению разовых и срочных задач. В процессе работы у меня поменялся ассистент, но сохранившаяся база знаний в виде скринкастов, инструкций и доски с задачами в Trello помогла совершить безболезненную передачу дел.

Спустя несколько месяцев, многие друзья и коллеги узнали про изменения в моей жизни и стали просить рекомендаций по найму ассистентов и постановке задач. Через некоторое время, вместе с Vladimir Kudinov мы решили использовать накопленные знания и создать сервис, который поможет русскоязычным предпринимателям в США освободить часть своего времени от вязкой рутины и перенаправить время и ресурсы на более важные вещи. Так родилась «Спасибо, Таня» — удаленный помощник руководителя для выполнения рутинных задач.

Ниже мы рассмотрим несколько наиболее ярких примеров из жизни чтобы показать как и сколько времени можно сэкономить с помощью хорошего и правильно подготовленного, внимательного ассистента.

Поиск и сортировка информации

Сколько времени занимает найти дешевую страховку, хороший авиабилет, нотариуса, который работает в нужные часы, и расположен неподалеку? А сколько времени это может занять, если ты находишься в командировке? Иногда приходится тратить 2–3 часа чтобы спланировать себе поездку, общение со страховыми компаниями и подсчет месячного платежа может занять пару дней, если хочешь сэкономить. Поиск и сортировка информации отнимает много времени, особенно если нужно перебрать сотни вариантов.

Одним из тестовых заданий для будущего ассистента я выбрал следующий квест: помоги мне разобраться как выписаться из квартиры в Москве, не выезжая из Калифорнии, распиши пошаговую инструкцию с адресами, ценами на сервисы и временем на каждый шаг. Это задание, надо сказать, отсеяло немало хороших кандидатов, но зато те, кто смог его выполнить, попали сразу в первый ряд.

Однажды я оказался в Берлине в командировке, и мне срочно нужно было отправить доверенность в Россию, заверенную и подходящую под все бюрократические требования обоих государств. Я просто попросил ассистента сделать так, чтобы нужный документ оказался в Москве к нужному часу. Для того, чтобы выполнить мою просьбу, ассистенту пришлось сделать следующее:

  • Найти черновик доверенности, который подходит под задачу;
  • Заполнить его нужными данными;
  • Найти нотариуса в удобном районе Берлина, который говорит по английски, и понимает по-русски, так как доверенность должна быть двуязычная, а нотариус не может заверить то, чего не понимает;
  • Связаться с нотариальным офисом, выслать им заранее все документы, узнать стоимость услуг и назначить мне встречу в календарь (указав в ней адрес нотариуса);
  • Найти самый дешевый способ отправки документов в Россию, сообщить мне адрес и время работы почтового отделения.

Вместо 4 часов поиска и созвонов, я потратил всего лишь 10 минут на постановку задачи ассистенту, 20 минут на дорогу до нотариуса и 5 минут провел в офисе, так как все документы были заранее согласованы и готовы к заверению и подписи.

Бухгалтерия

Сколько времени средний владелец малого бизнеса тратит на то, чтобы все его расходы были правильно отсортированы и заведены в Quickbooks или Xero? Сколько времени нужно, чтобы провести все Payrolls и выплатить фрилансерам? Можно нанять дорогостоящего бухгалтера от $60 в час ($1000 и больше в месяц) или делать все самому, если такие расходы не по карману.

Первым делом я научил ассистента заводить и распределять все расходы по компании в программе учета (я пользуюсь Xero). Мы завели специальный почтовый ящик, куда автоматически отправляются все чеки с повторяющихся платежей и подписок. Все новые и уникальные чеки я просто фотографирую и высылаю в Телеграм чат или пересылаю на почту. Если я забуду какой-то чек или потеряется инвойс, ассистент попросит меня его найти. Таким образом вместо 2–4 часов в неделю на бухгалтерию я трачу не более 10 минут, захожу в Xero раз в 4–7 дней, чтобы проверить статус, и все.

Lead generation

Поиск новых клиентов для бизнеса это, зачастую, очень объемная и долгая (почти бесконечная) задача. Контакты нужно найти, забить в таблицу, отсортировать по приоритетам, добавить их на LinkedIn или в Facebook, или найти email адрес, чтобы написать письмо. По каждому контакту надо вести статус. Все это может занимать часы, дни и даже недели.

Для того, чтобы рассказать о нашем очередном стартапе и получить фидбэк потенциальных пользователей, мы с Vladimir Kudinov раньше могли потратить несколько дней на то, чтобы найти 200–400 новых контактов и, в итоге, поговорить с 20–40 людьми и узнать их мнение. После того, как у нас появились ассистенты, мы сократили это время до двух часов в общей сложности.

  • 10 минут на постановку задачи по поиску контактов по заданным параметрам (например дизайнеры, которые работают в технологических компаниях, которые получили не более $3 млн инвестиций и основаны не ранее, чем 2 года назад);
  • 20 минут на то, чтобы отсмотреть лист с контактами и отметить тех, с кем стоит поговорить;
  • 30 минут на то, чтобы пообщаться с первыми 2 контактами. Дальше ассистент может пользоваться фрагментами диалога, чтобы общаться с новыми контактами;
  • 50 минут на проверку выполненного задания и анализ полученной информации;
  • 10 минут на вопросы и обсуждения.

Контент менеджмент

Наполнять образовательный сайт материалами, заказывать статьи и размещать их в блоге, расставлять ссылки реферальных программ, наполнять соцсети — все это звучит как полноценная отдельная работа. Если этим занимается владелец бизнеса, у него навряд ли хватит времени на что-то еще.

Сегодня технологии настолько понятны и удобны, что ассистент может спокойно наполнять блог на Wordpress не имея навыков веб-мастера. Для того, чтобы разместить новую статью в блог, не обязательно её писать целиком, тратя на это целый день. Можно самому написать тезисы, а все остальное поручить ассистенту:

  • найти редактора через Fiverr;
  • поставить задачу по написанию статьи с использованием определенных ключевых слов;
  • отследить своевременное исполнение задачи;
  • принять и оплатить работу;
  • подгрузить чек за расходы в бухгалтерскую программу;
  • найти картинки для статьи;
  • разместить материал в блоге, расставив ссылки.
Image for post
Image for post
screen capture from Sponge Bob

Делегируй это!

Экономия времени превращается в стиль жизни. Если ты можешь что-то перепоручить — делай это. Потенциал роста человека и бизнеса зависит от того, как легко можно делегировать проверенные методики и задачи. С каждым разом, постановка задачи будет занимать все меньше и меньше времени. На некоторые вопросы, ассистент найдет ответы сам, и примет решение.

Если тебе захотелось начать работать с ассистентом, напиши нам, и мы подберем тебе человека с хорошим русским и английским языком и необходимыми навыками для работы в современном мире от $400 в месяц.

  • Тариф Pool—$400 в месяц. Вы получаете ассистента на 2 часа работы в день. Сэкономив 2 часа в день, ты сохраняешь для себя и своего бизнеса 42 часа в месяц!
  • Тариф Genius — $1200 в месяц (dedicated). Выделенный персональный ассистент, работающий 8 часов в день только над твоими задачами.

Все ассистенты имеют необходимые навыки деловой переписки, работы с документами, письменный английский язык, работают в программах Google Docs, Trello, Telegram, Slack, Dropbox, Google Drive, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest, Google Calendar.

Помогите найти ассистента!

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch

Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore

Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store