Proces of project?

Het is meer dan alleen een kwestie van definitie. Verkeerde termen leiden tot verkeerde begripsvorming en tot onnodige afstand en onduidelijkheid.
Ik zie in bedrijven nog weleens dat de termen proces en project door elkaar gebruikt worden. Dat heeft uiteraard te maken met de definitie van de termen, maar onderliggend gaat dit probleem dieper. De verschillende interpretaties hebben namelijk vaak niet direct met de definitie te maken, maar met het gezichtspunt waar vanuit de definitie wordt bepaald.
Laten we een eerst even de simpele verwarring uit de wereld helpen. Een project is een reeks activiteiten die éénmalig worden uitgevoerd. De volgorde waarin de activiteiten in dit project worden uitgevoerd zijn, op zijn minst, nog nooit eerder in deze volgorde uitgevoerd. Gebruikelijk zitten er echter ook activiteiten in die überhaupt nog nooit door de organisatie zijn uitgevoerd. Een proces is een reeks met activiteiten die herhaaldelijk wordt uitgevoerd en kan vergeleken worden qua kwaliteit, kosten en doorlooptijd.
Het klassieke voorbeeld Project Apollo van de NASA. Het project betreft hier niet een van de Apollo missies (zoals bijvoorbeeld de Apollo 11 missie), maar de verzameling van alle missies. De doelstelling van het project geformuleerd door JF Kennedy: “Zet mensen op de maan en breng ze veilig terug naar de aarde”. Zou een enkele missie als een (sub)project gezien kunnen worden? In mijn definitie niet, er zijn Apollo missies die exact dezelfde reeks activiteiten hebben uitgevoerd. Ik zou binnen het Apollo project dan ook niet kiezen voor een hiërarchische opdeling in missies, maar een meer functionele opdeling. De Apollo organisatie zat ook op deze manier in elkaar. Een aantal ontwikkelingsteams voor de Saturnus V raket, Lancering, etc. en daarnaast een Test team, een Quality Assurance team en een (Flight) Operations team. Elk team is verantwoordelijk voor een specifiek project subdoel voor alle missies. Binnen het Project Apollo vinden dus sub projecten plaats voor de diverse functionele onderdelen en er wordt per missie een proces uitgevoerd.
Het Project Apollo wordt overigens ook wel het Apollo Programma genoemd. Het onderscheid tussen een project en een programma is wat mij betreft niet zo scherp en heeft met schaal en detaillering van de doelstellingen te maken. Een programma is in ieder geval groter dan een project en bevat (sub) projecten. Laat je echter niet vertellen dat een programma ‘vager’ is dan een project, of dat de ‘doelstellingen van een programma niet hard te definiëren’ zijn. Dat zijn signalen dat het betreffende programma onvoldoende heeft nagedacht over hun resultaten. Dit soort programma’s zijn gedoemd om vroeger of later een noodlanding te maken.
Terug naar het verschil tussen project en proces. Wat heeft dit met het gezichtspunt te maken? Stel ik ben een onderdeel van het ontwikkelteam van de Saturnus V raket. De Apollo 4 missie was de eerste missie die gebruik maakte van deze raket. Vanuit mijn gezichtspunt heb ik voor de Apollo 4 missie een raket gebouwd. Elke missie maak ik aanpassingen op de raket die de raket steeds verder verbeteren. Elke missie kan ik vanuit mijn gezichtspunt dus als een verbeterproject zien.
Aha! Ik kan alleen maar iets bestaands verbeteren. En dat is strijdig met de definitie van een project, daarbij ging het namelijk altijd om het creëren van iets nieuws. Een verbeterproject (15.300 hits op Google) is in mijn optiek een pleonasme. Het gaat hier om het continue proces van organisatieverbetering. Althans, dit zou een continu proces moeten zijn. Bij veel bedrijven sneuvelen dit soort processen regelmatig als kosten besparing, waarna het later weer als ‘verbeterproject’ opgestart wordt. Wat weer een gevolg is van korte termijn denken.