Araç Takip Sistemleri ve Filo Yönetimi

Araç sayısı belirli bir miktardan fazla olan tüm birey veya kurumların araçlarını takip etmeye ve sistematik bir şekilde filolarını yönetmeye ihtiyacı vardır. Filolarını belirli bir yazılım yardımıyla yönetenlerin maliyetlerinde filo sayısı arttıkça yarı yarıya düşüş gözlemlenmektedir.

Filo yönetimi, aracın tüm maliyetlerinin yönetimini ve denetimini sistematik bir şekilde yapmamızı zorunlu kılar. Bunu örneklendirirsek, bir aracın sigortası, bakımları, servisleri, MTV, ÖTV gibi vergileri, lastikleri, OGS, HGS ya da taşıt kartı gibi aksesuarları, yakıtı, kaza veya cezalarının tamamı aracın maliyetinde temel rol oynayan işlemlerdir. Bu işlemleri birden fazla araç için belirli bir sistem üzerinden yönetmemek takibi güçleştirir ve beraberinde unutulan ödemeler ya da fazla yapılan işlemlere neden olabilir. Bu işlemlerin tamamını daha sistematik ve kolay hale getirmek için filo yönetim sistemlerine ihtiyaç vardır.

Diğer nokta ise, bir filoyu sistematik bir şekilde yönetmek için birey veya kurumların filolarındaki araçların nerede olduğunu ya da belirli zaman aralıklarında araçlarının hangi konumlarda bulunduğunu bilmeleri gerekir. Bu da araç takip sistemlerinin kullanımına neden olur. Araç takip sistemleri, araçların nerede olduğuna, geçmişte hangi konumlardan geçtiğine, belirli tarih aralıklarında ne kadar km yaptığına ulaşmamızı sağlar. Kısacası aracın konumunu tutar ve konumuyla ilgili geçmişe yönelik her türlü raporlama almamızı sağlar.

Araç Takip

Filo yönetim sistemi ve araç takip sistemi aslında birbirinden ayıramayacağımız iki sistemdir.

Filo yönetmek aracın takibini de beraberinde getirmektedir. Fakat kullanılan birçok araç takip ya da filo yönetimi sistemlerinde bu iki işlemi bir arada yürütmemize olanak sağlanmamaktadır. Genel olarak araç takip sistemi olarak tasarlanmış sistemler araç filolarının diğer fonksiyonlarını yönetecek şekilde geliştirilmemiştir. Bunun yanısıra filo yönetim sistemleri de araç takibini sağlayacak bir modülü içerisinde barındırmamaktadır. Böylece kullanıcılar genellikle filo yönetimi ile araç takibini farklı sistemlerden yürütmektedirler.

Gelişen teknoloji ile bu konuda bazı yatırımlar yapılmakta ve iki ayrı sistemi tek sistemde toplama çalışmalarına gidilmektedir. Bu konuda vereceğim en iyi örnek Bulut Filo Yönetimi Sistemi adıyla bilinen ismini de bulut tabanlı olmasından alan gelişmiş filo yönetim sistemidir, yazımda kısaca Bulut Filo Yönetimi’nden BFY diye bahsedeceğim.

BFY, hem filo yönetimi hem de araç takip sistemi olarak tasarlanmış filo yönetimini tüm detaylarıyla içerisinde barındıran bir sistemdir. Filo yönetiminin büyüklüğünü kıyaslamak açısından araç takip, sistemin sadece bir modülü olarak kalmaktadır. BFY, aracın bilgilerini, sigortalarını, kazalarını, cezalarını, yakıtlarını, bakım ve servislerini, harcamalarını farklı farklı modüllerde çok detaylı olarak değerlendirirken araca ait tüm stok detaylarını da ayrı bir modülde tutan barkodlu lastik depo kontrolü, yakıt tankları ve bakım departmanı bulunduran firmalar için malzeme stoğunu içerisinde barındıran bir sistemdir. Bunun yanında BFY ile aylık araç, bölge maliyetlerini ve şirketin genel giderlerini hesaplayabilmek için tüm faturalarınızı sisteme kaydetme imkanı sunulmuştur. Eğer isterseniz kullandığınız muhasebe sisteminize kolayca entegre olabilmekte ve muhasebe departmanınızla filo yönetim departmanınız entegre çalışabilmektedir. Diğer bir nokta olarak girilen verilerin raporlanması tüm firmalar için en önemli husustur. Sistemi efektif kullanabilmek için kolay, hızlı ve somut verilere ulaşabileceğimiz raporlara ihtiyaç vardır. Bu konuda da incelediğim kadarıyla BFY, size en kolay ve hızlı şekilde rapora ulaşmanızı sağlayan kolaylıklar sunmuştur ve raporlarınızı tek tuşla yazdırabilme ya da excele aktarma imkanı sağlamaktadır. Bunun yanısıra BFY, web tabanlı olduğu için internetin olduğu her yerden kullanıcı adı ve şifrenizle sisteminize erişme imkanı sunmaktadır.

Dinamik bir yazılım firması tarafından geliştirilen ve sürekli yeni geliştirimler yapılarak gördüğüm en detaylı filo yönetimi sistemi olan BFY sistemi ile filolarınızı yönetirken araç takibini de tek sistem üzerinden yapabilirsiniz. Bunun bana ne gibi yararı olur diye düşünürseniz, tek sistem demek maliyette büyük oranda düşüşün olması anlamına geldiği gibi, araç takibinde araçtan direkt alınan verilerin filo yönetiminde kullanılması ile filo yönetimi daha otonom bir sistem haline gelecektir ve insan kaynaklı hataların önlenmesi sağlanacaktır. Bir örnekle açıklarsak, BFY sisteminde kullanılan ve benim de çok hoşuma giden bir durum: Araç takip ile araçların ne kadar km gittiğini tespit edebilmekteyiz, bu veriyi filo yönetiminde kullanıp aracın toplam kaç km’de olduğunu bulabilir ve km bakımlarında kullanıcıya akıllı bildirim sistemiyle artık ilgili aracın servise gitmesi gerektiğini belirten uyarı verdirebiliriz. BFY, bu ve bunun gibi birçok akıllı bildirimle kullanıcı hatasını minimize etmek için kullanıcıya filoyu uyarılarla yönetme imkanı sunmuştur.

Bulut Filo Yönetimi — Mobil Uygulamaları

Hem detaylı bir filo yönetimi yapmak hem araç takibi için ayrı bir sistem kullanmamak hem de bunları yaparken maliyeti de minimize etmek isteyenler için BFY sistemine göz atmalarını tavsiye ederim.