COMO FAZER PARA REDUZIR CUSTOS DE ESCRITÓRIO EM QUASE 40%

Numa economia competitiva como a de hoje os mercados sofrem com os altos e baixos, assim como as empresas que estão neles. Vemos diversas empresas surgirem do dia para a noite e outras diminuirem seu tamanho ou até fechar as portas num breve espaço de tempo. Com a tecnologia disponível para todos, tudo se torna mais rápido e certeiro.

Nesta grande gangorra que vivemos fica cada vez mais difícil planejar o tamanho certo das empresas e a sensação de que "falta braço"ou "tem muita ociosidade"está sempre presente. A maior consequência acaba sendo no espaço de trabalho, no escritório. O espaço nunca é o ideal. Sempre falta ou sobra muito espaço. Na falta de espaço as empresa procuram um novo local ou até mesmo se espremem no que já existe. Quando sobra espaço, muitos admitem o prejuízo e seguem em frente.

Os negócios são dinâmicos e muitos gestores se perdem na hora de escolher seu escritório. O que é diferente de escolher onde morar, por exemplo. Neste caso, a maioria das pessoas tem uma vida mais estável em termos de moradia e as famílias não ficam crescendo e diminuindo a cada trimestre!

Mas, existem alternativas? Sim!

O primeiro passo é saber qual o dinamismo do seu negócio. Se o ritmo é mais lento, vale a pena se estabelecer num escritório menor e ir crescendo aos poucos. Os cuidados iniciais com os custos são muito importantes. Evite investimentos no imóvel que não é seu. Lembre do custo da sua energia pessoal gasta com o que não faz parte do seu negócio, como cuidar da reforma do escritório. Tente passar essa responsabilidade ao proprietário do imóvel mesmo que exista o tal do período de carência. Isso irá te poupar muita dor de cabeça. Afinal, o imóvel é dele, não é? Cuidado com prédios comerciais com alto custo de condomínio, já que aumenta significativamente o custo fixo, que geralmente não tem como diminuir. Um exemplo é o ar condicionado central. Muitos ficam ligados mesmo com o prédio quase vazio e os custos de manutenção e de energia são altíssimos. Prédios sem uma política de economia de água, como utilizar água de re-uso (captação de água de chuva), também tendem a ter custos escaláveis ao longo do tempo.

Opte sempre por espaços abertos (open space) para o melhor aproveitamento do escritório nos diversos períodos que a sua empresa irá passar. O open space permite que você tenha mais flexibilidade de layout no caso de mudanças na equipe, aumento ou diminuição do negócio e até para compartilhar no futuro. Sem falar no ganho de interação e produtividade com sua equipe no dia a dia. Sem dúvida faz muita diferença, vide as grande empresas de tecnologia do Vale do Silício.

Seu negócio é muito dinâmico? Vale a pena considerar os escritórios compartilhados que oferecem toda a infraestrutura pronta, além de contas a pagar relacionadas ao imóvel e manutenção. Serviços de copa, limpeza, recepção, segurança, entre outros são oferecidos aos clientes. Precisa de privacidade? Existem vários que oferecem espaços privativos para você sua equipe como por exemplo www.deltabc.com.br ou www.vipoffice.com.br. É possível inclusive customizar os espaços com a logomarca da sua empresa na porta. Quem não tem problema em compartilhar tudo, os espaços de coworking também são boas alternativas. Sem investimentos você poderá iniciar imediatamente seu trabalho. Existem algumas boas opções como a www.oficinacoworking.com.br em São Paulo, www.tegrahub.com.br no Rio de Janeiro e diversos outros espalhados pelo Brasil.

Outra opção é negociar espaços dentro de outras empresas, compartilhando os custos com duas ou mais empresas. Neste caso, procure empresas que já estão instaladas. Assim você economiza no CAPEX (custos de implementação de escritórios como infraestrutura, mobiliário e etc) e OPEX (custos de manutenção, serviços e operação do escritório). A sua empresa pode compartilhar um escritório com uma agência de publicidade, escritório de advocacia, startup de tecnologia ou empresa de consultoria, entre outras opções em diversos localidades no Brasil. Este compartilhamento permite que sua empresa tenha mais privacidade do que espaços de coworking e escritórios compartilhados, já que são poucas empresas dividindo o mesmo espaço. Você poderá buscar seu espaço na www.dezker.com, empresa especializada em reservas de escritórios compartilhados e privativos ou colocar um post no Facebook, por exemplo.

Procure também soluções de tecnologia que não necessitem de instalações físicas, como nuvem e telefonia via internet, por exemplo. Existem várias possibilidades inclusive de assistentes ou secretárias virtuais que atendem muito bem diversos nichos de negócios.

Caso a sua empresa já esteja num escritório com alto índice de ociosidade e você deseja reduzir custos, você poderá compartilhar com outras empresas que procuram espaços por períodos menores, pois estão em fase de crescimento, diminuição ou são equipes remotas de empresas de outras cidades, estados ou países. O volume de empresas que estão neste estágio são muito grandes. Você pode somar os custos dos espaços que deseja compartilhar e definir um preço justo para a empresa que irá utilizar o seu escritório. A economia pode chegar a 38%! É um número difícil de desprezar! De sobra sua empresa ganha com a troca de conhecimento e muito networking com outros profissionais das empresas que dividirão o espaço com sua equipe. Importante saber antes os dados dos usuários da empresa que irá compartilhar o espaço, assim como os contratos e a cobrança mês a mês do valor estipulado. Os contratos de sub-locação podem ser muito engessados para sua empresa e existem outras opções melhores como direito de uso. A cobrança costuma ser uma tarefa chata, por isso ter alguma empresa para fazer isso, com certeza tira esse peso do seu dia. Afinal, o seu negócio não é esse, certo? Para cadastrar seu escritório e compartilhar com uma ou várias empresas, você pode anunciá-lo na www.dezker.com ou colocar um post no Facebook também.

Não espere para rever os seus custos de escritório, pois pode ser um divisor de águas para um negócio próspero ou em ruínas! Conheça as novas formas de trabalhar, como o compartilhamento do escritório, tecnologia em nuvem, terceirização de serviços de limpeza, recepção e manutenção, telefonia via internet, gestão do ponto de colaboradores via aplicativos e muito mais. Isso trará muitas oportunidades de economizar mantendo um padrão excelente de qualidade.

Espero ter ajudado e bons negócios!

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