Программный комитет HolyJS изнутри

В этом году я была в программном комитете HolyJS 2018 Piter и хочу рассказать о том, как это — делать конференцию изнутри.

Если вы не знаете, что такое HolyJS — это самая большая конференция в СНГ для JS-разработчиков. Это два дня, 30 докладов, а между ними — вечеринка. Организуют её ребята из JUG.ru Group.

Глобально у посетителей конференции две цели:

  • нетворкинг
  • новые знания

Программный комитет — те люди, которые пытаются максимизировать качество новых знаний. Для этого необходимо, чтобы в программе были:

  • глубокие доклады
  • понятные доклады
  • полезные доклады
  • интересные доклады
  • спикер должен обладать хорошими презентационными навыками.

В идеале нужно, чтобы каждый доклад совмещал в себе все вышеперечисленные свойства. Конечно же, достичь этого невозможно. Но мы пытаемся.

На фото — 6 членов ПК и Таня (справа), наш программный координатор. Таня занимается при подготовке конференции примерно всем, что не касается непосредственно выступлений: все вопросы по бюджету, визам и билетам, назначение встреч — к ней, Таня ставит нам повестку дня и является связующим звеном со всеми остальными ребятами в JUG.ru. Каждый раз, когда, читая статью, вы думаете: «А кто же этим занимался?» — в 90% случаев ответом будет «Таня».

ПК Holyjs 2018 Piter: Андрей Мелихов, Михаил Полубояринов, Катерина Павленко, Евгений Кот, Таня Денисюк, Дмитрий Махнёв, Вадим Горбачев

Call for papers

На странице с подачей заявки на доклад вы можете найти схему, по которой мы работаем со спикерами. Даты тут уже для осенней конференции, но этапы те же самые.

В Piter 2018 на конференцию была подана 131 заявка на доклад (спикеров было меньше, так как некоторые подавали по несколько заявок; рекорд — пять). Каждому спикеру был назначен куратор из ПК, ответственный за всю коммуникацию с ним. С каждым спикером куратор созвонился, обсудил его идеи, оценил спикерские навыки. Обычно такой звонок занимает примерно 15 минут. Часто потом еще обсуждение перетекает в чат, где спикер присылает записи своих предыдущих выступлений или готовит черновик слайдов.

После знакомства мы обсуждаем всемером, подходит ли доклад для конференции. Все обсуждения ведутся в Google Hangouts, который автоматом пишет трансляцию на YouTube, так что те, кто не был на самом созвоне, могут посмотреть его потом.

Этап отбора и оценки заявок длится около двух месяцев: весь период CFP и 2–3 недели после его закрытия.

Это два месяца плотного графика, который дополнительно уплотняется еженедельным созвоном с ПК (они продолжаются все полгода вплоть до самой конференции). На еженедельном созвоне мы как раз и обсуждаем спикеров, а также решаем все остальные возникающие по ходу подготовки вопросы (афтерпати, конкурсы, телеграм-бот, расписание, замены спикеров, whatever can happen).

Созвоны (как, на самом деле, вообще все онлайн-коммуникации), тоже пишутся на YouTube.

один из еженедельных созвонов: пара недель до конференции, устаканиваем расписание.

Мне тяжело дается планирование регулярных встреч в нерабочее время, поэтому за полгода я успела позвонить из пяти ресторанов, с качелей во дворе, из двух разных офисов, машины, квартиры в Пномпене, с шезлонга под ночным небом Вьетнама. Мало у кого есть такая география YouTube-видео, если он не блогер и не работает удаленно.

Возвращаясь к CFP: так выглядит наш февраль (с поправкой на мои перелеты в отпуск). Нет, все не ходят на все митинги сразу, но, так или иначе, каждый просматривает 70% записей с них.


Оценка докладов

Все, кто посмотрел доклад, ставят ему оценку, сопровождая ее комментарием. Потом на основе этих оценок мы выбираем тех, кого точно берем, и тех, кому точно отказываем. На этом этапе для того, чтобы не брать спикера, достаточно 3 “не брать”, однако, если одному члену ПК он очень понравился, всегда можно попробовать переубедить коллег. Чтобы взять доклад, необходимо единогласное решение.


Из 131 заявки не все пришли к нам сами — как показывает практика, конференции необходимы “звезды” (мы называем их спикерами категории p1) — спикеры, широко известные в сообществе, те, кого зрители ждут, и те, чей доклад можно брать независимо от темы (кстати, в форме фибдека на конференцию можно указать, кого бы вы хотели послушать в следующий раз; если упоминаний будет много, спикер попадет в список p1). Такие докладчики, как правило, никуда сами не подаются, сидят себе и ждут приглашения (а потом еще и выбирают наиболее интересные).

Под “звезд” зарезервировано несколько слотов. Это необязательно кейноут (закрывающее и открывающее день выступление, на которое идут все), но они должны быть в программе.

Помимо категории p1, есть p2 и p3.

Категория p2 — это спикеры, которых мы сами позовем выступить, если они не подадутся в CFP, но тему доклада будем ревьюить. У спикера p1 тема может числиться TBD очень долго, с p2 такое случится с куда меньшей вероятностью. Только нужно помнить, что слово TDB на сайте конференции может означать как еще не выбранную тему, так и просто не сформулированное до конца название, так что не спешите делать выводы)

Категория p3 — все остальные.


Итак, начало марта, звезды есть, единогласно принятые доклады есть, но программа не заполнена до конца. Нам необходимо выбрать оставшиеся 7 докладов.

Арифметика простая: заявок 131, слотов 30, уже принято 23 доклада, еще 7 нужно заполнить оставшимися 40 заявкам. Сейчас вы скажете, что я неправильно вычитаю, но секрет в том, что немало спикеров подают заявки на несколько докладов сразу, и, принимая один из них в программу, мы автоматически отклоняем другие. Минус те доклады, которые уже не приняли на предыдущем этапе.

Для того, чтобы из 40 выбрать 7, каждый член ПК выставляет баллы от 1 до 10 своим любимым докладам. Потом все складывается, ранжируется, отрезается верхние 7. Конечно, все это не происходит просто так, молча и без обсуждений. В тот раз, когда мы окончательно формировали программу, созвон длился два с лишним часа и закончился для меня в три утра по времени Вьетнама (как раз в этот ответственный момент я была в отпуске). Каждый считал, что какие-то из докладов подойдут в программу и будут приняты лучше, чем другие. И вот мы “продавали” их друг другу, оценки менялись, таблица перестраивалась. Могу сказать, что если бы мы просто отрезали верхние 7 позиций без обсуждения, 5 из этих 7 спикеров были бы другими). Кстати, те спикеры, за которых я топила, в итоге имеют очень хорошие отзывы, до сих пор радуюсь 😊

Программа сформирована!

Несмотря на то, что решения по некоторым докладам принимаются довольно быстро, сообщаются все-все-все они одновременно. Это происходит как раз после формирования окончательной программы.

И если с “ура, ты в программе” все просто, то отказ — это, конечно же, не просто “вы нам не подходите, до встречи”. Каждому спикеру куратор расскажет, в чем причина отказа, что нужно проработать, чтобы выступить в следующий раз.

Как и с неудачными собеседованиями, если в процессе общения вы вели себя адекватно и просто не дотянули по скиллам, вас будут рады видеть через полгода.

Подготовка докладов

Дальше начинается самое сложное. Хотя, честно говоря, я до сих пор не знаю, что сложнее — выбрать из 131 заявки 30 лучших или из этих 30 лучших заявок сделать офигенные доклады. С одной стороны, сложнее первое — все зависит только от нас, с другой — второе, ведь там не все зависит от нас)

После формирования программы доклад ни у кого еще не готов — ведь, подавая заявку, спикер описывает только тезисы. А готовые доклады, которые уже где-то читались, мы предпочитаем не брать, чтобы контент на конференции был уникальным.

На втором этапе куратор спикера часто меняется — это делают для того, чтобы распределить между кураторами нагрузку по подготовке и обеспечить максимальное пересечение компетенций — например, доклад про Node.js курируется специалистом по Node.js. Так всем будет интереснее и эффективнее.

С каждым из них проводятся прогоны — через тот же Google Hangouts. Хотя, если есть возможность устроить оффлайн-прогон, мы это делаем. В этот раз ездили к спикерам в JetBrains в Питер и в Яндекс в Москву.

На скриншоте видно, что чем больше было прогонов — тем быстрее выступление!

После каждого прогона в выступление вносятся корректировки — по слайдам, содержанию, речи.

Я была на одном, самом первом, прогоне Максима Юзвы, а, придя на выступление на самой конференции, долго не могла понять — тот же ли это доклад, так сильно он был переработан в процессе подготовки. Естественно, тут на 99% заслуга Максима, но мы помогаем)

Такие прогоны продолжаются, как правило, вплоть до самой конференции. Конечно, это зависит от спикера — кому-то требуется больше, кому-то меньше. Цель таких созвонов — не только улучшение содержания доклада, но и репетиция выступления.

Таня подсчитала, что в 2018 мы записали суммарно 200 видео-звонков со спикерами (включая установочные). Ух.

Какие самые распространенные ошибки мы исправляем на прогонах?

  • перегруженные слайды;
  • отсутствие единой линии повествования, “перескакивание”;
  • неравномерное распределение информации — тут много, тут мало;
  • моменты, когда спикер слишком глубоко объясняет примитивные вещи или, наоборот, начинает исходить из того, что все в курсе, что такое какое-нибудь там решетчатое распределение;
  • баланс между теорией и практикой — 100% лайвкодинга или 100% выдержек из документации сложно воспринимаются;
  • и, конечно же, помогаем уложиться в тайминг.

В Москве и Питере еще в марте проводится двухдневный тренинг для спикеров, он здорово помогает тем, кто раньше мало выступал.

Ура, конференция!

В вечер накануне конференции мы все приезжаем на площадку сделать саундчек и проверить слайды на проекторе. В этот раз оказалось, что в зале плохо смотрятся темные слайды, и мы со спикером в ночи переделывали тему на светлую)

Следующие два дня начинаются для ПК за час-два до первого доклада и заканчиваются уже в баре, куда мы сопровождаем спикеров.

Мы ведем залы (на фото сверху это называется словом трековнер — track owner). Перед каждым выступлением необходимо снова провести саундчек, подключить ноутбук, проверить проектор, удостовериться, что у спикера есть вода. Я еще и бутылки приоткрывала на случай, если с крышкой что-то пойдет не так и будет неудобно делать это прямо на докладе.

Мы представляем докладчиков, передаем микрофоны для вопросов, показываем спикерам таблички “осталось 10 минут до конца слота”, решаем возникающие трудности. Во время выступления можно успеть немного отдохнуть — но только первые 40 минут, дальше надо начинать обратный отсчет для спикера, чтобы он понимал, сколько времени осталось до конца слота.

В этот раз в каждом зале было по два члена ПК. Нам помогали технические специалисты (хотя я бы сказала, что это мы помогали им)). В итоге на каждый зал приходится по 7 организаторов.

А также решаем проблемы любого уровня сложности. На скриншоте чат организаторов в первый день. Были еще: смещенные софиты, пятно на линзе проектора, сказанные под трансляцию неуместные слова, выходящие за тайминг спикеры.


Конференция закрыта!

На фото все, кто помогал ей случиться — ПК, спикеры, технические специалисты, команда JUG.

Раньше я думала, что на эти вот классические фотографии JUG просто нагоняет мимо проходивших посетителей, но нет — это все участники “по эту сторону”.

Фидбек и ретроспектива

Всех посетители конференции просят заполнить форму фидбека в обмен на видео всех докладов. Так они попадут в открытый доступ через несколько месяцев, а, заполнив форму, можно наслаждаться прямо сразу. Если вы читаете это сейчас, пожалуйста, заполняйте фидбеки, они прям очень интересные. И греют душу, если кого-то хвалят.

На заполнение фидбека дается неделя. После этого он обрабатывается, считаются и публикуются рейтинги докладов, а Программный комитет проводит ретроспективу, обсуждая полученные отзывы.

О чем именно мы говорим:

  • спикеры из первой и последней десятки в рейтинге: что повлияло на это? Какие ошибки стоит исправить, а какие практики распространить?
  • отзывы посетителей о программе в целом: к чему стремиться в следующий раз?
  • отзывы самих спикеров о взаимодействии с ПК. Как сделать их пребывание на конференции (и прибытие на конференцию) комфортным?
  • отзывы посетителей об общей организации: например, что они думают про телеграм-бота (которого мы в этом году использовали впервые) или про дискуссионные зоны
  • внутренние процессы внутри ПК и JUG.ru

И еще многое другое. Все это нужно, чтобы при подготовке следующей конференции опираться на результаты и выводы с предыдущей, делая следующую лучше.

А подготовка к следующей конференции начинается уже через месяц после закрытия текущей — ведь столько всего нужно успеть.

P.S. Если вам не хватило информации, рекомендую послушать вот эти два подкаста:

Про публичные выступления в целом и участие в конференции в частности

Алексей Федоров про организацию holyjs