介紹最常見的補習班類型,如何管理大量學生資料,以及簡化繁瑣的行政流程,想更快上手就看這篇!

care團隊發現,升學文理型補習班最常碰到這些困擾,如果你也是同類型的補習班,就快來看看以下應用實例吧!希望能幫助你更快上手。本篇將介紹解決基本難題,包括記錄與通知、課表與大量資料查詢。

關心學習狀況,靠的是紮實記錄與貼心通知

care的老客戶——立勝文理,以升學為主要目標,較為注重學生的學習狀況,他們認為指標有二:一是出勤率,二是考試成績。而兩者也是家長非常關心的事情,因此記錄與通知皆須做得紮實。

care最方便在於,只需以卡片刷卡點名,就能讓學生『自己』記錄確切的到離校時刻,省下一一點名的時間。除此之外,系統會立即傳送通知給家長app。(當然,care也可以手機點名,提供給老師依情況自由選擇使用。)

成績方面,當老師將考試成績記錄進系統的同時,可以選擇是否要發送成績給家長。即使未發送,家長後續也能夠透過care app查詢,當然也包含上下課紀錄。不用勞煩補習班,自己就能輕鬆查。

不要小看這個通知功能喔,主動讓家長了解孩子的學習狀況,這個貼心舉動,可是能提升不少家長對補習班的信賴度呢!

資料多到好難撈?快速查找就靠雙向檢視

立勝文理的李主任,當初考慮引進補習班管理系統,其中一個原因是,以往要在資料庫撈資料不太容易,確切來說是「不夠聰明」。care在這方面提供更快速的方法:雙向檢視。接下來,我們用查詢課程與學生的資料來舉例好了:

  1. 今天要看有誰修了「國中數學先修」這門課,直接找到「國中數學先修」裡就能查閱。這很基本,對吧?
  2. 那麼,如果是想看某位學生上了什麼課呢?需要每堂課都一一找出來看嗎?然後瞇起眼睛,用肉眼搜索學生的名字?

第2點的做法,就是使用紙本的解法。而在care系統,查詢是雙向的,輸入名字或學號,就能夠立即調出所有的資料。這是不僅是資料數位化的優勢,也是紙本難以做到的事。


給家長最安心的選擇

補習班服務的對象並不只有學生,還有這群孩子們的父母,能抓住家長們的心,招生就不是問題!但你曾經思考過家長在選擇補習班的時候,會考慮哪些因素嗎?

家長在意的是?

成績的進步、師資、環境對於家長來說固然重要,然而,給家長『安全感』,才是最基本該達到的標準。

學生在校安全絕對是家長最關心的校園問題,補習班也是同樣道理。不過,『給家長安全感』聽起來有點模糊,該怎麼讓家長明確的感受到?

安心第一步:到離校通知

試想,無法接送孩子上下課的父母,手機收到一則訊息通知孩子已經到了、或者離開了補習班,心裡一定會安心許多。

那麼,如何讓家長知道學生是否到了補習班、又何時離開補習班?過去的做法是點名後,補習班會發送手機簡訊通知家長,然而隨著學生的增加,簡訊費便造成一筆龐大的支出。再者,通常只有到校才會寄送簡訊,學生下課並不會發送,無法做到更周全的服務。

到校刷卡點名與APP推播

care關心管理系統與家長APP的搭配彌補了這些缺點,學生刷卡上下課,家長的手機會馬上收到推撥通知。不僅比手機簡訊即時,在第一時間知道孩子上下課了沒,還有清楚的歷史紀錄,無論是在系統或家長手機都可以查詢。

而學生數的增加,不同於以通計費的手機簡訊,care並不會加收任何費用,通知訊息吃到飽,給你最始終如一的可靠服務。


不藏私 ! 內有極速調課秘技 !

排課的困難

排課管理對於一個補習班來說十分重要,在新課程開始前,就要開始安排一份課表,期間可能還會經過多次修改才能製作完成,著實不易。

除了可以採用專門的排課軟體外,最常見的就是Excel中了。以排課來說,EXCEL頗強大,相信已經很夠用了。不過,小型補習班或許在紙上畫個幾筆就能安排好,再填入Excel中,一旦規模一大,複雜度也隨之提升,修改上更不方便。舉例來說,當資料量大時,EXCEL必須做好公式,才能便於查找過去資料,若不慎操作錯誤還可能造成公式跑掉,一不注意就空虧一簣。

關心用最少的步驟,完成更多的事

以往,你可能需要把同樣的課程一個個填入格子裡在護理中,不需要再做這個重複的步驟了,只要做好兩件事:填上課程開始與結束的日期,與設定好開課頻率(每週,每天,每月皆可),就能夠用簡單的一個步驟完成。

同步客製課表最貼心

不過,排完課之後的課表,即是補習班開課的所有項目,並不適合直接給學生看,因為對於他們而言,只需要看到自己所上的課就好,其他時間上什麼課並不重要。

所以,在護理中,我們讓補習班只需建立好所有的課,透過系統與APP的自動連結,家長與學生就能直接在APP查看屬於自己的課表,而非補習班的所有課程。另外, APP裡除了可以知道什麼時間要上什麼課,今天上課的內容,還可查看考試成績,直接查詢所有課堂資料,甚至是老師撰寫的教學日誌。


Care懂你資料移植上的困難 !

現有的管理系統不好用,還在猶豫要不要換新系統?

『以前的學生資料怎麼辦?』

『資料移過去會不會很麻煩?』

『不會要一個一個重新輸入吧?』

這或許是許多補習班的心聲,就算管理工具已經不敷使用,又或者是效率低落,依舊遲遲不敢轉移到新系統,害怕過去的資料不能轉移,必須一筆一筆重新建立。

「我之前都用excel啦」

care也拜訪過不下百間的補習班,大部分都是以excel建立資料庫,從出勤到財務明細,一切資料都靠自製表單來記錄。

可以想像,像excel這樣基本又強大的軟體,其實已經足以應付大部分的需求,然而,對於小有規模的補習班而言,就顯得稍有不足,因此透過care官網來尋求試用服務。

在登門拜訪介紹與實際操作試用後,發現其實大多有意願付費使用,但害怕資料是否需要重新一筆一筆建立?或是擔心之前的資料是否有轉移上的困難?因此而卻步。

care支援excel匯入

其實,想轉換到care不需太擔心,只要以excel匯入,就能輕易搬移、一次建立好多筆資料,過去的心血不怕白費。透過care專為補教業量身打造的功能,不僅讓大量的資料變得有條不紊,還更符合您的業務需求,一舉多得!

careapp

care關心,是一個專為補習班而設計的管理系統。在這裡有一些簡單教學,幫助大家快速上手,以及偶爾分享我們的動態喔!想了解更多?到我們的官網看看吧:https://www.careapp.cc

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