Comment on-boarder efficacement une équipe ?

Ou comment faire une version light du Google Venture Sprint en 2 jours ?

JOONE, souvent imitée, jamais égalée

(Suite à un petit espionnage industriel et de (nombreuses) tentatives de copie de certains de nos concurrents, je réduirais au minimum les inputs sur notre startup JOONE en restant principalement centrée sur les processus plus que sur les résultats. Pour rester souvent imités, mais jamais égalés :))

Créée il y a à peine moins d’un an, notre startup JOONE connaît un démarrage en bombe … c’est un problème cool, diront certains, mais j’ai coincé dans un coin de ma tête le point numéro 1 de l’article Why Most Product Launches Fail de Joan Schneider et Julie Hall dans Harvard Business Review d’Avril 2011 : The product can’t support fast growth.

En startup, on ne pense jamais vraiment à la question comment faire si ça marche? Certes, on rédige des BP où tout marche super bien, mais quand ça marche en effet, on se retrouve avec un problème : comment suivre la croissance très forte d’un produit qui vient d’arriver sur le marché. Deux points qui sont clés : les finances et l’équipe.

#1 Comment recruter des pépites bien cachées ?

Comme vous le savez si vous avez lu notre article sur la RSE, chez JOONE nous aimons recruter au mindset, c’est-à-dire recruter sur des compétences, certes, mais aussi sur des valeurs. Adieu donc benchmark de untel a fait telle école trop bien, untel a x années d’expérience dans telle boîte super connue, et bienvenue à nos offres de postes un peu folles où on insiste lourdement sur nos valeurs au point de faire peur à Pole Emploi qui m’appelle en panique pour me dire “vous ne pouvez pas mettre bienveillance comme pré-requis dans votre offre, ça n’est pas une vraie compétence” … C’est dire si le chemin est long …

Nous sommes passé par des services traditionnels (le site de l’APEC nous a amené 80% de nos recrues) et pour les postes vraiment tech, nous avons fait appel au cabinet Ignition Program qui est spécialisé dans le mindset startup. Nous avons fait pour toutes les recrues trois entretiens : une première prise de contact par téléphone pour vérifier que le mindset était bon, un second entretien technique par téléphone ou par skype pour vérifier les compétences, et un dernier entretien physique avec les trois têtes d’équipe (Opérations, Communauté, et Stratégie) pour valider à l’unanimité le candidat. Nous avons eu de belles surprises, de gros coups de cœur, de longues discussions sur les profils des postes. Nous avons modifié certains de nos aprioris, grandi avec certaines de nos certitudes, et au final, nous avons recruté 6 personnes géniales.

#2 Comment on-boarder 6 personnes sur une période de 15 jours ?

Le plus gros problème d’ouvrir une équipe aussi vite, c’est de trouver les gens mais aussi de les former. Car le secret de la réussite de JOONE des premiers jours, c’était une équipe ultra soudée, hyper versatile, très flexible. Il fallait donc trouver un moyen d’on-boarder tout le monde, très vite.

C’est là que les bons conseils du fabuleux CEO d’Alan Jean-Charles Samuelian ont été hyper utiles. Si vous n’avez pas encore lu son papier sur le Strategic Planning via la méthodologie Google Ventures Sprint , il est là et . J’étais très impressionnée par l’idée et par le résultat de la semaine de brainstorming en équipe. Mais nous n’avions pas une semaine, donc il fallait que je trouve un moyen de faire plus court tout en restant efficace #pressure. J’ai donc imaginé un weekend entier de team building avec des activités team-building et des ateliers inspirés du GVS. La grosse difficulté était de pouvoir adapter ce programme super riche à l’aveugle sur 2 jours.

#3 Quand / Comment ?

J’ai réservé une jolie villa pour le weekend suivant l’arrivée de la nouvelle équipe dans la campagne normande avec 7 chambres, un grand salon, une belle salle à manger, et un grand jardin. La villa était à 10 minutes à pieds de la mer, à 2h de train de Paris. Nous sommes partis vendredi fin d’après-midi pour un retour dimanche début de soirée.

campagne campagne campagne (repeat)

La semaine précédente, j’avais envoyé à l’équipe des instructions pour le weekend (emmener une tenue de sport, par exemple), des demandes un peu étranges (envoyer une photo en gros plan de son œil, une photo de soi à 1 an, et un auto-portrait en dessin), et surtout le mail suivant:

Ce weekend, nous serons ensemble pour un week-end d’intégration pour apprendre à se connaitre et réfléchir sur JOONE. Ce weekend est super important car comme vous le savez, l’esprit d’équipe et l’ambiance familiale est capitale chez JOONE pour qu’on apprécie au quotidien d’être et de travailler ensemble.
Cette semaine, j’aimerais que vous preniez un peu de temps pour réfléchir à l’avenir de JOONE et à ce que nous souhaitons accomplir ensemble cette année, comment grandir pour nos clients en respectant les valeurs qui nous sont chères: transparence radicale, bienveillance, et positive business.
Vos idées peuvent être des produits, des améliorations, de l’organisation, des évènements, etc. Je vous invite à laisser de la place dans votre SPRINT de la semaine pour réfléchir à tout ça. La question qui doit diriger votre réflexion est la suivante: « Nous sommes en Novembre 2018, quelle entreprise souhaitons-nous être ? Et comment y sommes-nous parvenu ? »
Bisous à tous ❤

#4 La version weekend-ed du Google Ventures Sprint

Le GVS ressemble beaucoup à ce qui se fait en atelier de Design Thinking pour valoriser au maximum la notion de prototype et permettre à l’équipe de se souder en réfléchissant à des problématiques produits. Ce que je trouve toujours très difficile en Design Thinking, c’est de réfléchir sur des produits dématérialisés. Car certes, nous vendons des couches, mais nous devons réfléchir au-delà du produit matériel pur. C’est ce qui demande le plus d’inventivité et de stratégie.

LE MARSHMALLOW CHALLENGE

Nous avons ouvert la matinée par une des mes activités préférées : le marshmallow challenge, avec 2 équipes de 4. Le marshmallow challenge permet aux équipes de travailler ensemble pour résoudre un but commun: comment faire tenir un marshmallow au bout d’un ensemble de spaghettis en 18 minutes. C’est un exercice très simple qui demande peu d’investissement mais qui enseigne très bien la valeur du prototype et l’intérêt du travail collaboratif. J’avais préparé les équipes pour avoir un mélange uniforme entre les anciens et les nouveaux, les ingénieurs et les marketeurs, les garçons et les filles.

Marshmallow Challenge version JOONE

— ATELIER “SHARE” —

Nous avons commencé comme dans GVS en allant très loin avec la notion de GOAL, c’est-à-dire la réponse à la grande question posée par email: nous sommes en novembre 2018, quelle entreprise sommes-nous?

Chaque groupe a pris 10 minutes pour définir le plus de buts potentiels pour JOONE (sachant que la réflexion avait été amorcée par l’email en début de semaine). Par exemple: chaque maman dans tel quartier est en JOONE, XXX XXX clients en JOONE, JOONE est présent dans XX pays etc. Nous avons ensuite mis en commun nos différents goals, en éliminant ceux qui nous paraissaient fous et ceux qui étaient redondants et en regroupant ceux qui marchaient bien ensemble.

strategic planning by JOONE totalement inspiré des emojis d’ALAN ❤

Nous sommes ensuite passé à la phase IDEAS en utilisant des post-its pour faire la liste de toutes les idées possibles auxquelles chacun avait réfléchies pendant la semaine ou de nouvelles idées de produits, de process, d’évènements, de développement qui pouvaient nous permettre d’accéder aux premières marches des différents buts présentés. Nous avons ainsi créé deux musées d’idées (un par équipe) pour mettre en commun tous nos post-its.

— ATELIER “SELECT” —

Nous avons fait une pause pour déjeuner en terrasse au soleil et une balade sur la plage avant d’attaquer à notre retour avec l’atelier SELECT. Le but, choisir les idées les plus pertinentes et voir s’il était possible de les mettre en place.

On a ouvert la séance par une présentation des idées de chaque musée. Nous sommes ensuite passé par une séance de VOTE avec un système de point anonyme sur les post-it. Chaque groupe commence par voter sur le musée du groupe opposé puis finit par voter sur le musée de son groupe. Le vote par “point” permet de mettre en avant de manière naturelle et sans “hiérarchie” au sein de l’équipe les idées, qu’elles viennent d’un C-level ou d’un stagiaire. Nous n’avons gardé que les idées 4 ou 5 *****, et mis de côté les idées “3 et moins”.

un post-it avec 5 votes (yeah !)

Nous avons ensuite travaillé ensemble sur la question de COST. Nous avons donc avancé ensemble sur la façon dont nous allions pouvoir pricer les différentes idées selon une grille S/M/L/XL, soit en coût de développement (nouvelle équipe, nouveaux prestataires, frais de lancement, overheads, etc).

matrice des coûts JOONEsque

— ATELIER “PRIORITIZE” —

Dimanche matin, notre but était de définir le rapport COST/VALUE des différentes idées. C’est une des difficultés inhérentes à chaque projet: certaines idées coûtent très cher et rapportent beaucoup, et d’autres coûtent peu mais rapportent tout autant.

Chaque groupe a travaillé sur son estimation des coûts pour les post-its de son propre musée pour savoir combien chaque idée coûterait. Les groupes sont ensuite passés sur le musée opposé pour déterminer la valeur de chaque post-it, c’est-à-dire ce que la mise en place de cette idée pourrait apporter, selon 4 critères: brand awareness, nombre d’users, CA, vanity.

Les deux musées ont ensuite été rassemblés pour mettre tous les post-its sur une matrice COST / VALUE. Ce qui était très enrichissant, c’était que chacun avait travaillé sur la valeur de l’autre musée afin d’amener plus de perspective sur la valeur véritable de chaque idée. Nous avons ensuite rempli la matrice ensemble sur une immense vitre en déplaçant les post-its sur la place que l’ensemble de l’équipe estimait être la bonne. Cela donne naissance à une zone rouge (les projets qui coûtent chers et qui ont peu de valeurs) face à la zone bleue (les projets qui ne coûtent pas chers mais qui ont une très forte valeur).

matrice COST/ VALUE by JOONE

Une fois la matrice COST / VALUE remplie avec tous les post-its 4 et 5*****, nous sommes passés pour mettre nos initiales sur les post-its sur lesquels nous avions envie à titre individuel de nous impliquer. Nous avons ensuite mis à jour le backlog général et les backlogs thématiques en utilisant la position sur la matrice pour préciser si le sujet était prioritaire ( → backlog général) ou moins important ( →un des 4 backlogs thématiques).

Au final, notre nouvelle équipe, anciens et nouveaux arrivants, a pu travailler ensemble sur les différentes thématiques, évaluer les priorités pour JOONE, et amorcer une vingtaine de nouveaux projets qui seront mis en place d’ici fin 2018.

❤ La nouvelle team JOONE ❤