Bexio, une autre vision de la comptabilité

Bexio, une jeune start-up Suisse, a développé un logiciel de comptabilité en ligne. La société, basée à Rapperswil et partenaire de l’UBS, permet aux clients de la banque de recevoir leurs opérations bancaires directement dans leur logiciel de comptabilité. Cette intégration entre le système bancaire et le système comptable permet une mise à jour automatique quotidienne de la trésorerie, le suivi des encaissements et des montants dus aux fournisseurs.

Bexio s’adresse en priorité aux petites et moyennes entreprises (start-up, indépendants, TPE, associations…) et à des utilisateurs non spécialistes de la comptabilité (entrepreneurs, secrétariat, responsables administratifs…).

Une solution de comptabilité pour les non-spécialistes

En fonction de son activité, le client Bexio peut choisir l’une des quatre options :

  • “standard” pour les indépendants et les start-up,
  • “service” pour les prestataires de services, qui inclut un outil de suivi des temps facturables,
  • “trade” pour les commerçants, qui comprend un outil de gestion des produits et des stocks ou
  • la combinaison “all-in-one” qui intègre tous ces modules.

Toutes les versions comportent un outil de gestion des contacts/clients. Toutes permettent aussi :

  • d’émettre des factures (avec impression d’un BVR),
  • d’enregistrer des dépenses,
  • de décompter la TVA, et
  • de préparer les paiements.

L’intégration automatique des opérations bancaires et l’outil de rapprochement bancaire sont inclus dans toutes les versions. C’est l’avantage principal de Bexio, qui comptabilise automatiquement les opérations sans qu’il soit nécessaire de “passer” des écritures comptables.

Avec Bexio le responsable peut facturer, encaisser et payer ses factures sans se soucier de la saisie comptable, puisqu’elle est désormais automatisée. Seules quelques écritures de bouclement devront être saisies manuellement en fin d’exercice.

Un bémol quand même, pour l’instant la solution n’intègre pas de module de gestion des salaires. Ces derniers doivent donc être préparés séparément et être comptabilisés à la main.

Globalement, avec Bexio, tenir la comptabilité en interne devient un jeu d’enfant, ce qui permet de gagner du temps, de réduire le coût de la saisie, et de gagner en autonomie vis à vis de sa fiduciaire.

Une comptabilité en temps réel

Les clients de Bexio et d’UBS bénéficient pleinement de l’intégration entre la solution comptable et l’e-banking. Chaque nuit, l’ensemble des transactions bancaires sont transférées automatiquement et de façon sécurisée dans le logiciel comptable du client. Au matin, ce dernier peut procéder au rapprochement bancaire pour enregistrer les opérations de la veille.

Bien que cette vidéo soit en allemand, elle permet de visualiser concrètement les opérations de rapprochement bancaire.

La comptabilité est dès lors toujours à jour ce qui procure de nombreux avantages pour le gestionnaire:

  • connaitre rapidement le niveau de sa trésorerie,
  • vérifier l’état des encaissements attendus,
  • identifier les factures restant à payer,
  • suivre l’évolution du chiffre d’affaires ou
  • produire rapidement les états financiers en vue de présenter ses chiffres à une banque, à un potentiel acquéreur ou à un investisseur. Le client ne doit pas attendre que la comptabilité soit saisie. Seules les écritures manuelles doivent être préparée et comptabilisées mais toutes les opérations courantes sont déjà intégrées dans le système.

Pour les clients d’autres banques, d’autres protocoles d’intégration sont possibles, notament avec PostFinance et les banques Raiffeisen. A termes, la généralisation des interfaces conformes à la norme ISO 20022 vont faciliter la connexion à toutes les banques.

Une relation renforcée entre le client et sa fiduciaire

Avec Bexio, l’entreprise gagne en autonomie et peut réaliser elle-même une grande partie des opérations comptables. En conséquence, les travaux confiés jusqu’ici à la fiduciaire changent de nature. Il ne s’agit plus, dans ce contexte, de demander à la fiduciaire de préparer les comptes mais d’accompagner le client dans la préparation de ses états financiers.

La fiduciaire intervient à trois niveaux.

D’abord la fiduciare peut aider son client dans le paramétrage, si nécessaire : plan comptable, paramétrage de la TVA ou des monnaies étrangères par exemple.

Ensuite la fiduciaire peut contrôler les opérations comptabilisées par le client. Cette fonction de revue permet non seulement de corriger d’éventuelles erreurs mais aussi d’identifier des points d’amélioration. La fiduciaire, peut, le cas échéant former les équipes comptables et rédiger un manuel de procédures adapté aux opérations réalisées par le client.

Par ailleurs, il est toujours possible de déléguer à sa fiduciaire une partie des tâches administratives et comptables, en fonction des ressources disponibles dans l’entreprise. Elle peut, par exemple, comptabiliser les écritures de bouclement ou prendre le relais en l’absence du comptable.

Bien entendu, Bexio, plateforme en ligne, offre au client la possibilité d’inviter sa fiduciaire à consulter ses comptes ou à intervenir directement sur les comptes en ligne. Ainsi, la fiduciaire peut accéder en tout temps et en tout lieu à la comptabilité de ses clients.

Enfin, la fiduciaire reste l’interlocuteur privilégié de ses clients dans toutes les questions d’ordre financier et fiscal. Le fait que le client soit plus autonome et à jour avec ses opérations courantes permet d’élever le niveau de discussion entre le client et sa fiduciaire et d’améliorer la qualité du conseil prodigué.

Bexio, un moteur de la transformation digitale des activités comptables ?

En Suisse, Bexio illustre cette nouvelle génération de logiciels de comptabilité en ligne et intégrés, développés pour être utilisés par des utilisateurs sans expertise en comptabilité. Des produits similaires existent à l’étranger, comme quickbooks et Xero, avec des interfaces toujours plus conviviales et intuitives.

Ces outils changent déjà la façon dont les petites entreprises organisent leurs activités comptables, avec une tendance à intégrer les outils entre eux, à dématérialiser leur comptabilité, à collaborer avec leurs fournisseurs et leurs prestataires, notamment leurs banques et leurs fiduciaires. Le rapport à l’Internet change également, passant d’une utilisation sur ordinateur vers une utilisation sur mobile. Dans ce domaine, Bexio propose une app qui permet de « scanner » ses pièces comptables à l’aide de l’appareil photo du mobile pour les intégrer directement dans la comptabilité.

Des innovations comme Bexio permettent de simplifier l’organisation de la comptabilité dans les petites entreprises et de repenser le rôle d’accompagnement des fiduciaires. Chacun doit se réinventer et se réorganiser pour bénéficier des opportunités que propose la transformation digitale.

Caroline Daumas, ixialis

Envie de découvrir Bexio, de préparer vos comptes 2016 ou de planifier votre transition pour janvier 2017 ? Rendez vous sur le site : https://www.bexio.com/fr-CH/ ou contactez un partenaire Bexio, dont ixialis fait partie. Je me tiens à votre disposition pour répondre à vos questions et faciliter la transition de votre comptabilité sur Bexio.