Meeting, Daily & Remote

Cassie Schaefer
Apr 4 · 4 min read

La réunionnite, maladie de notre organisation du travail

On le sait, nous sommes atteints par la réunionnite aigüe. De salles de réunion en salles de réunion, nous passons notre temps à expliquer, brainstormer et nous retrouver dans des meetings qui ne sont pas directement liés à ce que nous faisons.

Cette question est posée et établie, d’autant plus avec l’émergence du télétravail. Si vous êtes un remote addict, vous le savez, notre relation aux réunions n’a pas totalement suivi les évolutions de notre travail.

La théorie du millefeuille : toujours plus de communication

On a bien essayé de remplacer cette institution par d’autres moyens de communication (mail, slack, etc.), mais il s’avère que nos TIC (technologies de l’information et de la communication) sont venus compléter les réunions que nous faisions déjà et non les remplacer. En psychologie, nous appelons ça la théorie du millefeuille ! (Merci Michel Kalika d’avoir tant travaillé dessus depuis quelques années).

Cet effet de multiplication des canaux de communication peut être une vraie opportunité à partir du moment où il est choisi et réfléchi. Toutefois, beaucoup d’entreprises ou de services peuvent le voir comme subis notamment quand il émerge.

Alors pourquoi nous n’avons fait que nous ajouter des moyens de communiquer ? C’est simple, chaque moyen de communication possède ses qualités et ses défauts et a une utilisation bien précise dans nos échanges au travail. Vous n’utiliserez pas le mail pour faire un ping à votre voisin, tout comme vous privilégierez la visio pour présenter ou brainstormer.

L’avantage que l’on peut y retrouver, c’est la préparation de ces réunions si chronophage. Aujourd’hui, il est simple d’envoyer les informations avant afin de limiter le temps d’échange et de le rendre plus efficaces. Nous pouvons également avoir les informations en temps réel, et c’est bien grâce à ça que nous pouvons devenir opérant en télétravail.

Le daily : l’importance de la communication régulière

Parce qu’aujourd’hui, la clé de la réussite d’une équipe, c’est de s’adapter aux évolutions constantes et rapides. Et quoi de mieux que de regarder du côté IT pour aller chercher les bonnes pratiques du mode agile.

L’adoption de l’agilité a révolutionné la façon de concevoir un projet en lui permettant de s’adapter aux évolutions. Examiner les progrès et les blocages chaque jour, pouvoir en discuter et pouvoir adapter le programme quotidien à ce qu’il s’est passé la veille, voilà les grandes promesses de l’agilité.

Et dans cette adoption massive, plus ou moins explicite, l’outil le plus frappant reste le daily, devenu la pierre angulaire de cette organisation du travail. Pour les non-initiés, le principe est simple c’est une réunion d’équipes très courte permettant à tous les membres de l’équipe de savoir ce qui se passe pour chacun et généralement guidée par trois questions :

Qu’avez-vous fait hier ?

Qu’allez-vous faire aujourd’hui ?

Qu’est-ce qui bloque vos progrès ?

Les équipes remotes, premières concernées par les outils de l’échange

Le seul hic ? C’est que nous avons profondément transformé notre façon de travailler. Et aujourd’hui, il existe de plus en plus d’équipes non co-localisées. Alors qu’en est-il des équipes distribuées sur différents continents ?

Le daily est habituellement fait le matin, mais quand nous avons affaire à une équipe sur des timezones dispatchées, ça devient un vrai casse-tête de trouver l’heure la plus juste et de demander à tous les membres de l’équipe d’arrêter ce qu’ils font pour participer à cette réunion. D’autant plus que certaines questions deviennent inutiles passées une certaine heure.

Si vous demandez à une équipe de New-York ce qu’ils feront la journée à 9h, il sera totalement inutile de le demander au reste de l’équipe basée en Inde où il sera 18h30.

Il y a bien des outils qui proposent d’automatiser votre daily, et si cela peut constituer une bonne alternative, elle doit avant tout être pensé pour favoriser les échanges entre les gens et non pas pour simplement transmettre les informations le plus rapidement possible.

L’automatisation du daily doit aujourd’hui être vue comme une possibilité de transmettre les informations en temps réel sans être une fin en soi, car la discussion accompagnant le daily, pour débloquer les situations et comprendre les échecs et retards, est une nécessité dans le monde du travail dans lequel nous sommes aujourd’hui.

Au final, notre communication au sein d’une entreprise doit être pensée pour elle et ses besoins. Il existe autant de possibilités de stratégie ou d’outils pour bien communiquer, mais il est essentiel que l’on réapprenne à donner du sens à nos communications. Le but n’étant pas la quantité, mais bien la qualité des échanges.

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