Tips para ordenar tus archivos digitales

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Pasar Enero en la ciudad puede ser una buena idea. Por ejemplo, es ideal para aprovechar y hacer todo lo que postergaste en la vorágine del año. Juan Aranovich, nuestro especialista en Organización Personal, te aconseja cómo ordenar el caos de tu segundo cerebro: tu computadora.

1. Ordenar ahorra tiempo, pero toma tiempo

Si pensás que leyendo este artículo tus archivos se van a ordenar mágicamente, estás equivocadx. Así que mi primera recomendación es que agendes al menos dos horas en tu calendario para ordenar tus archivos y trates de no procastinar mucho en el camino.

2. Llamá a las cosas por su nombre

El primer camino hacia el orden es definir dónde vas a dejar cada cosa: si tenés un “cajón” virtual para cada una, siempre vas a poder mantener el orden. Lo ideal es crear una estructura de carpetas que te permitan acceder de forma rápida y simple a los archivos de uso frecuente y almacenar de forma ordenada los históricos. Tiene que ser un complemento que te ayude, nunca una tarea pesada e incómoda.

1. Definí el patrón con el que vas a nombrar carpetas y archivos.
2. Agrupá por nombre de proyecto o cliente, y dentro, por año. O al revés.
3. Alterna MAYÚSCULAS_minúsculas para resaltar ciertas partes del nombre o separalos por un _.
4. Utiliza símbolos especiales o de puntuación para destacar o remarcar. Por ejemplo: @Clientes, !mportante, _Revisar, *Borrar, — 2010.
5. Mejor recordar que recortar: no es recomendable usar nombres largos pero lo más importante es que recuerdes de que estás hablando cuando veas tu archivo.
6. Tratá de no usar de 3 niveles de carpetas dentro de un proyecto.

3. Separá lo cotidiano de lo histórico

Así, podés organizar fácilmente los archivos a nivel visual y además acceder más rápido a los archivos que usás todo el tiempo.

1. Dejá a mano una carpeta de “Mis Documentos” donde puedas acceder a la información que utilizás con frecuencia. También podés generar accesos directos.
2. Creá una carpeta de “Archivo de primer nivel” donde puedas ir dejando todos los trabajos terminados o archivos que no planeás acceder pronto, pero tampoco ordenar demasiado.
3. Creá una carpeta de “Históricos” donde puedas dejar todos los archivos a los que no accedés hace más de un año.
4. Agendate una o dos veces al año mover los archivos de un nivel a otro, para mantener estas carpetas ordenadas y actualizadas.

4. Usá un renombrador automático para almacenar grande bibliotecas de archivos.

Hay aplicaciones que te permiten renombrar un grupo de archivos “en bloque”. Esto facilita mucho el trabajo si tenés colecciones muy grandes de imágenes, música o videos, por ejemplo. Con este tipo de software podés modificar los nombres de miles de archivos para que todos queden bajo un mismo criterio de nomenclación, y nos resulte más simple su búsqueda en el futuro.

Algunas opciones para MAC: NameChanger, FileList/NameMangler, Renamer4Mac. Opciones para Windows: BulkRenameUtility , Advanced Renamer o PFrank

5. Ya hiciste tu backup?

Todes hemos pasado por el traumático hecho de perder todos o parte de nuestros archivos en manos de un error de hardware, un hermano menor, algún virus o técnico despistado. A pesar de eso, muy pocas personas toman la precaución de realizar un respaldo frecuente de sus archivos.

Acá algunas recomendaciones para tener un respaldo simple de nuestra información:

1. La clásica: Guardar en un disco rígido externo (o dos) todo el contenido de nuestro disco, con frecuencia.
2. La de mínima: Utilizar un pendrive para guardar con frecuencia todos los archivos en nuestra carpeta de acceso frecuente. Se pueden generar rutinas automáticas que guarden un grupo de archivos con una periodicidad específica (en Windows, Windows Backup; en Mac, TimeMachine).
3. La nube profesional: Utilizá un software de backup online como Idrive o MiMedia, para almacenar en la nube tus archivos de forma automática (la contra: tienen un límite de almacenamiento gratuito, a partir de un cierto número cobran por GB).
4. La nube para los reticentes a la tecnología: Creá una cuenta de Gmail para backups y subí todo a Google Drive.

6. Disfrutá de tu vida digital :-)

Fue un servicio del Club Cultural Matienzo #fanaticosdelveranoenlaciudad