Metodologia GTD para lidar com o caos na caixa de entrada do e-mail (e algumas dicas para aproveitar o potencial do gmail)

Já recebi elogios à respeito da minha organização, mas nem sempre foi assim. Confesso que ainda estou aprendendo a ser mais focada e produtiva, sobretudo no trabalho e com um e-mail bastante movimentado durante 8h, 9h ou 10h. No entanto, apagar minha conta do twitter (que adorava) e ter menos contato com meu perfil pessoal do Facebook me ajudaram bastante.

Voltando ao e-mail, ele pode facilmente estar um caos com um mínimo de descuido. Daí aplico nele a metodologia Get Things Done, que conheci em um dos meus blogs favoritos até hoje, o Vida Organizada. Depois de conhecer a metodologia, baixei o livro introdutório do Call Daniel e estudei pra ver como aplicar aquilo. O início não foi fácil, mas o tempo foi necessário para o meu cérebro absorver este aprendizado. Quando saio do trabalho à noite eu tenho a sensação de que não deixei nada pendente e se adiei tarefas, foi por querer fazê-las sem ansiedade.

A Call Daniel é a parceira brasileira do método e tem um blog fantástico sobre o assunto. Eu adaptei esta metodologia acima para as minhas necessidades e deu muito certo. :)

Vantagens do método

1) evita deixar a caixa de entrada caótica

2) evita responder e-mails difíceis de cabeça quente

3) todo assunto que chega é tratado, até os menos importantes reduzindo a FOMO

4) aproveita as potencialidades do gmail, como tags com cores e as incríveis seções onde você pode visualizar o andamento de vários projetos ao mesmo tempo

5) evita perder coisas no meio do caminho porque facilita as revisões das ações

6) ajuda a memorizar datas de reuniões

O meu processo no e-mail é igual ao fluxograma abaixo; com SLA de dois minutos:

aumente a luminosidade para ver melhor

O meu gmail pessoal e do trabalho ficam (mais ou menos) assim:

Este é um print do meu e-mail pessoal; no trabalho eu uso a mesma metodologia. Apareceu um pouco como separo a minha vida (on e offline) em tags como “pessoal”, “profissional” e “acadêmico”, algo que explicarei um dia por aqui porque também me ajudou a ser mais focada. ❤

Quais sãos critérios?

Ação — Tudo o que preciso fazer nesta semana e será ser revisado todos os dias, sem exceção.

Aguardando — tudo o que depende de outras pessoas onde eu já cobrei respostas, por exemplo; geralmente eu deixo a seção com até 50 e-mails na caixa de entrada. Algo necessário no trabalho.

Compromissos — reuniões, eventos, lugares em que terei que comparecer on ou offline.


Estou lendo o livro “A arte de fazer acontecer” do David Allen e preciso dizer o quão inspirador ele é para este novo (velho) projeto. Dá tempo de fazer tudo o que você quer na vida, basta ter foco e organização.


Einstein já dizia que a gente tem que buscar fazer as coisas de forma simples, porém não simplista. Eu penso que isso tem muito a ver com o GTD. Tirar as coisas da cabeça, definir as ações que você precisa tomar com relação a elas e organizá-las de forma que consiga revisar frequentemente não são passos difíceis de se fazer, mas são hábitos. Eu sei que hábitos não são fáceis de adquirir. Eu mesma demorei anos para entender a importância de fazer a revisão semanal toda semana, e demorei também para encontrar meu ritmo certo para fazê-la. O GTD é realmente uma habilidade a ser desenvolvida e que a gente vai aperfeiçoando com o tempo. Fazer as coisas acontecerem não é um processo automático — demanda certo esforço de nossa parte. Porém, esse esforço é um compromisso que temos com nós mesmos a partir do dia em que nascemos. Afinal, estamos neste mundo para quê? Para executar sem critério e enlouquecidamente? Eu tenho certeza que não.

Thais Godinho