L’archivage as a plateforme

Derrière ce titre qui fait référence à l’État plateforme se cache la conviction que l’archivage concourt à l’intérêt général en créant, au même titre que l’ouverture et le partage des données, de la valeur.

L’État plateforme s’appuie sur le postulat que rendre la donnée disponible et accessible génère de la valeur économique et sociale. Dans son premier rapport en décembre 2015, l’administrateur général des données rappelle les cinq mécanismes générateurs de valeur : “la réduction des coûts de transaction, l’innovation, la réduction des asymétries d’information, la collaboration et les boucles de rétroaction”.

  • La réduction des coûts de transaction : recueillir, traiter, conserver, rechercher des données a un coût. L’ouverture des données, par leur mise à disposition réduit mécaniquement ces coûts de transactions
  • L’innovation avec la création de nouveaux produits et services et donc de la valeur économique
  • La réduction des asymétries d’information par la mise à disposition de tous d’une information de qualité
  • Les boucles de rétroaction avec des phénomènes d’amélioration des comportements.
L’archivage est générateur de valeurs par le biais de ces cinq mêmes mécanismes, auxquels nous proposons d’ajouter un sixième mécanisme, celui de l’enrichissement des données et documents.
  • La réduction des coûts de transaction

L’archivage est l’action qui vise à identifier et mettre sous contrôle (par versement dans un service d’archives) des données et documents qui ont une durée de vie qui va au-delà du processus opérationnel dans lequel ils sont utilisés, en raison de leurs valeurs administrative, juridique et/ou patrimoniale. En ce sens, l’archivage participe pleinement d’une gestion efficiente de l’administration.

Les services publics d’archives que sont les Archives communales, les Archives départementales, les Archives régionales et les Archives nationales s’apparentent à des plateformes au sens d’infrastructures informationnelles : ils sont des espaces de conservation, de mise à disposition, de diffusion, de médiation des données et documents produits par l’État et les collectivités, à l’échelle d’un territoire
  • L’innovation avec la création de nouveaux produits et services

Dans le contexte de l’archivage, l’innovation ne renvoie pas à la création de valeur marchande mais de valeur symbolique, dans les champs de la connaissance et de l’émotion.

Depuis quelques années, l’utilisation des archives à des fins de création est devenue de plus en plus répandue : dans leurs travaux ( Archives et création : nouvelles perspectives sur l’archivistique), Anne Klein et Yvon Lemay, ont montré tout le potentiel imaginatif et émotionnel des archives, comme source de création.

Tout récemment, à l’initiative de deux historiens, archivistes et communauté des utilisateurs des archives, se sont interrogés, au travers du projet Le goût de l’archive numérique, sur le pouvoir émotionnel des archives.

Les archives en tant que support de la mémoire individuelle, familiale et nationale, sont sources d’enrichissements collectifs : “les archives sont utiles tout autant pour prouver, témoigner ou informer que pour imaginer.
  • La réduction des asymétries d’information

On parle d’asymétrie d’information quand “un acteur possède une information plus complète, ou de meilleure qualité”. L’archivage est de nature à réduire les asymétries d’information, à plus d’un titre.

La consultation des archives est libre, gratuite et sans conditions : dans la mesure où les données et documents archivés sont librement communicables, tout citoyen a le droit d’y accéder, sans avoir à motiver sa demande de consultation.

Par ailleurs l’archivage, parce qu’il présuppose la description des données et documents selon des principes et des règles partagés à l’échelle de la communauté archivistique francophone et internationale, assure la connaissance de l’existence des documents et données.

Enfin, ces descriptions sont mises à disposition du public même si les documents ou données auxquels elles se rapportent ne sont pas encore librement accessibles. Une circulaire des Archives de France de 1995 rappelle, à ce sujet, l’impérieuse nécessité de “donner la plus large publicité aux bordereaux de versement qui constituent, le plus souvent, la seule clé d’accès [aux] archives contemporaines [pour] permettre aux administrés d’exercer leur droit à l’information”.

L’un des défis auquel répond l’archivage est de porter à la connaissance de tous que les don­nées exis­tent et où les consul­ter !
  • Les boucles de rétroaction

Partager une information en temps réel sur l’état d’un système permet à ses acteurs de modifier leurs comportements, de constater l’effet de cette modification de comportement et de l’ajuster dynamiquement en la renforçant ou en l’atténuant”. Le partage d’informations archivées par sa dimension d’historisation est, quant à lui, de nature à permettre la compréhension, sur la longue durée, des comportements en donnant de la profondeur temporelle à l’analyse d’un phénomène.

Par ailleurs, de nombreux services publics d’archives ont su créer les conditions de collaboration autour des archives participatives, en proposant, sur leurs sites Internet, des espaces de dialogue et de partage avec les utilisateurs des archives : depuis l’indexation des actes d’état civil jusqu’à d‘ambitieux projets de transcription et d’ édition.

La collaboration est génératrice de valeur en ce sens qu’elle permet une identification plus fine des archives et donc leur partage au sein de communautés non nécessairement familières des codes qui sont ceux de la consultation des archives, en salle de lecture.
  • L’enrichissement des données
Le processus d’archivage est générateur de valeur parce qu’il assure un enrichissement des données et documents, par l’ajout de métadonnées.

Cet enrichissement intervient à deux moments : lors du versement des documents et données dans un Système d’archivage électronique (SAE) puis au cours du processus d’archivage, à chaque événement affectant les documents et données archivés.

Il s’appuie sur la collecte de métadonnées et leur organisation selon des schémas normés et standardisés : le Standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA), pour les métadonnées collectées au moment du versement dans le SAE puis des schémas de type Premis pour les métadonnées générées au cours du processus d’archivage.

Les métadonnées collectées sont classiquement organisées en trois catégories :

  • Les métadonnées descriptives qui permettent d’identifier un objet informationnel, d’en appréhender son contenu, son auteur et sa date ainsi que sa structuration
  • Les métadonnées administratives ou de gestion qui permettent de gérer le cycle de vie d’un objet informationnel, de garantir son intégrité et de gérer les droits afférents (restrictions d’accès, habilitations, réutilisation)
  • Les métadonnées techniques qui apportent des informations sur les objets-données (taille, format) et leur environnement logiciel de création ou d’exploitation

Cet enrichissement permet de préserver la valeur authentique, fiable, intègre et exploitable de l’information archivée par :

  • Sa contextualisation
  • L’application de règles de gestion appropriées
  • La possibilité de sa maintenance
  • La traçabilité des événements intervenus au cours du processus d’archivage (modification de métadonnées, migration ou conversion de format…)

Le SAE est aujourd’hui perçu et utilisé, par les directions des systèmes d’information, comme un système de conservation intègre et pérenne de l’information numérique.

Compte tenu des exigences liées à la preuve électronique et à la démonstration du caractère authentique et intègre d’un écrit numérique, le versement dans un SAE (sous réserve qu’il soit conforme aux exigences décrites dans la norme NF Z 42–013) des documents et données trace d’une activité, est en effet devenu gage de sécurité juridique. Dans ce contexte, la temporalité du versement a été bousculée et décorrélée de la fin d’usage opérationnel pour le producteur : les données et documents sont désormais archivés dès validation et non plus à la fin de la durée d’utilité administrative.

Cette approche du SAE laisse cependant un goût d’inachevé…car le SAE doit aussi être perçu comme un dispositif de gestion et d’archivage des métadonnées.

Dans le contexte de l’État plateforme, il devient opportun et indispensable de penser aussi la circulation des métadonnées au sein du système d’information de l’État en tant que valeur ajoutée pour les producteurs et donc de positionner le SAE comme dispositif ressources pour la gestion mutualisée et le pilotage dans le temps des métadonnées de référence.

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