Pour une définition négociée des archives définitives

Le projet de loi relatif à la suppression des surtranspositions des directives européennes en droit français, restreint aux seules archives publiques issues de la sélection prévue aux articles L. 212–2 à L. 212–4 du code du patrimoine en vue d’une conservation définitive, la qualification de trésors nationaux.

Dans son avis, le Conseil d’Etat précise que :

“La disposition envisagée met fin à l’application irréaliste du régime de contrôle de la circulation des trésors nationaux à un ensemble infini de documents susceptibles, par nature, de circuler hors des frontières internes et externes de l’Union”.

La qualification de Trésor national renvoie in fine à des exigences de territorialité qui se traduisent par l’obligation de conserver les Trésors nationaux sur le territoire national.

De prime abord, cette qualification était passée inaperçue et n’avait soulevé aucun commentaire, lors de sa transposition dans le Code du patrimoine, en 2015 (article L 111–1). Ce n’est que lors de la transposition des exigences de territorialité dans l’environnement électronique, avec le Cloud, que les difficultés sont apparues :

  • difficulté sémantique : comment expliquer qu’un mail, une facture, puissent être considérés comme Trésor national, au même titre qu’une Charte médiévale ? Les réactions ont mis en évidence le fossé de (in)compréhension entre la notion usuelle d’archives partagée par le plus grand nombre (l’archive est un document historique) et la notion juridique d’archives, instrument du quotidien de l’archiviste : “la notion d’archives est, à vrai dire, si usuelle, si quotidienne, mais en même temps si complexe et si large qu’il est devenu difficile d’en donner une définition suffisamment compréhensive, tout en demeurant dans des limites relativement précises” (Manuel d’archivistique, p 21) ; “ce mot -archives- si simple en apparence, n’est nullement pacifique” (Pratique archivistique française, p 21),
  • difficulté matérielle : de nombreuses collectivités ayant déjà souscrit des offres de stockage de leurs données dans le Cloud,
  • difficulté d’application : comment contrôler les conditions de conservation de toutes les données produites ou reçues par l’administration, compte tenu de la nature même des données et de leur circulation sur les réseaux, en s’affranchissant des frontières ?
  • difficulté épistémologique : en introduisant une nouvelle définition de la notion d’original, comme l’exemplaire en possession de l’administration.

L’avis du Conseil d’Etat insiste d’ailleurs sur le caractère irréaliste de cette disposition. La réinterprétation (il est intéressant de voir qu’on parle ici de surtransposition et donc de surinterprétation ?), porte sur la négociation du périmètre de Trésor national, aux seules archives définitives.

Cette restriction du champ des Trésors nationaux aux archives dites définitives est, à ne pas s’y méprendre, un changement de paradigme.

Dans la première transposition de la directive européenne, c’est la notion organique des archives, qui l’emportait. Le législateur considérait, comme le souligne la définition juridique de archives, qu’il n’y avait pas de “différences fondamentale entre les documents courants produits par les institutions ou les individus, et les documents définitifs exploités pour la recherche historique “ (Sophie Coeuré, Vincent Duclert, Les archives, Paris: Repères, 2001). De ce fait, tous les documents étaient qualifiés de Trésors nationaux, indépendamment, de leurs fonctions, usages ou valeurs.

Dans la seconde transposition, c’est l’archive définitive, c’est-à-dire l’archive perçue comme source historique et artistique qui est placée sous le régime juridique des Trésors nationaux. A ce titre, c’est la double dimension patrimoniale et collective des archives qui est désormais protégée car :

  • les archives définitives sont conservées de manière permanente, en raison de leur valeur patrimoniale,
  • leur conservation est placée sous la responsabilité d’un service public d’archives (et non plus du producteur de l’archive) qui assure leur mise à disposition du (grand) public.
Il existe donc désormais deux régimes de protection pour les archives, selon leur fonction et leur valeur :
  • le premier, le régime de protection des archives définitives, au titre des archives publiques et des Trésors nationaux,
  • le second, le régime de protection de tous les autres documents produits ou reçus par l’administration et qui forment cet “ensemble infini de documents”, au titre des archives publiques.

Il est intéressant de rappeler que les archives définitives bénéficiaient déjà d’un statut spécifique, s’agissant du droit à la protection des données à caractère personnel : un statut “dérogatoire au régime de droit commun, justifié par la finalité de la conservation des archives (apporter des preuves, documenter l’histoire) qui implique la conservation d’archives intègres”.

La question qui va se poser, n’est pas tant celle de la sélection, parmi “l’ensemble infini de document” produits ou reçus par l’administration, de ceux qui seront à conserver définitivement. La pratique de la sélection est en effet “une pratique universelle et de tous les temps” (Abrégé d’archivistique, p107), encadrée par un arsenal scientifique et doctrinaire qui fait la spécificité de l’archivistique par rapport aux autres sciences de la gestion et de la conservation des documents.

La question posée est celle de savoir à partir de quand, on peut qualifier un document “d’archive définitive” :
  • Dès lors qu’il est conservé dans un service public d’archives ?
  • A la fin de sa durée d’utilité administrative ?
  • A la fin de la conservation dans le traitement initial, pour les données à caractère personnel ?

S’agissant du régime dérogatoire issu de la loi CNIL, il est précisé que “ ces dérogations s’appliquent également aux archives définitives encore conservées par les producteurs, dans l’attente de leur versement dans le service public d’archives compétent. Elles s’appliquent aussi, le cas échéant, aux archives conservées par les services d’archives dont la DUA ne serait pas échue, mais dont, nécessairement puisqu’il y a eu versement, la durée de conservation dans le traitement initial est expirée.”

Il semble donc que, la fin de la DUA (qui correspond à la durée minimale de conservation d’un document, du point de vue de ses usages opérationnel ou juridique, pour son producteur ou le successeur de son producteur) soit la borne temporelle à partir de laquelle qualifier un document d’archive définitive. Cette borne correspond au moment où les courbes des valeurs primaire et secondaire s’inversent et où les documents de conservation permanente sont pris en charge par un service public d’archives.

Si la fin de la DUA marque effectivement le début de l’âge définitif des archives, la qualification d’”archive définitive”, comme attribut d’un document, est réalisée de manière anticipée et partagée entre le producteur et l’archiviste, dans les tableaux de gestion ou référentiels de conservation.

Par extension, faut-il en déduire que la qualité d’”archives définitives” s’applique à l’ensemble des documents dont le sort final est à conserver, quel que soit leur lieu de conservation, à la condition que la durée de conservation dans le traitement initial ait expirée ?

Dans son avis, le Conseil d’Etat ajoute “Cette suppression ne fait pas pour autant obstacle à ce qu’une archive publique courante, si elle présente un intérêt majeur pour le patrimoine national, puisse, en application du 5° de l’article L. 111–1 du code du patrimoine, être protégée à tout moment comme trésor national”. Cette précision semble aller à l’encontre de l’extension du champ des archives définitives à tous les documents à conserver à titre historique, quel que soit la temporalité de leur cycle de vie, pour réserver cet attribut aux seules archives entrées dans l’âge définitif.

L’extension du qualificatif d’”archive définitive” à l’ensemble des documents à conserver à titre historique et identifiés comme tels dans les tableaux de gestion ou référentiels de conservation aurait plusieurs intérêts :

  • assurer la collecte préventive des archives définitives, qui seraient captées très tôt, c’est-à-dire dès leur validation, pour être mises en sécurité (du point de vue de leur lisibilité et accessibilité dans le temps), dans un service public d’archives,
  • éviter la situation, bien connue dans l’environnement papier, d’une forme de déshérence des archives, une fois la durée d’utilisation courante -ou la durée de conservation dans le traitement initial- échue,
  • justifier l’intervention des archivistes en amont du cycle de vie des documents, dans les organisations ; cette justification trouvait sa source, jusqu’à présent, dans le caractère organique des archives.
Le changement de paradigme amorcé par la restriction du qualificatif de Trésor national aux archives définitives est intéressant à plusieurs titres :
  • il confirme que l’environnement numérique bouscule le concept d’archives tel que défini dans le Code du patrimoine,
  • il amorce un rapprochement entre pratique archivistique et Records management avec l’introduction d’un double régime de protection des archives publiques, selon leur statut d’archives définitives ou non, c’est-à-dire selon leur valeur (informative, probatoire ou patrimoniale), ce qui n’est pas sans rappeler la distinction entre records et archives dans l’approche du Records management,
  • il créé une forme d’acculturation entre le principe de finalité au sens de la loi sur la protection des données à caractère personnel et celui de valeur primaire, dans la pratique archivistique,
  • il ouvre les perspectives d’une approche par les risques avec l’introduction d’une différenciation des exigences de conservation et de sécurisation des archives, selon leur(s) fonction(s).