Project Schedule Management Plan Nasıl Hazırlanır?

Proje Çizelgeleme Yönetim Planı

Proje en basit dille başlangıç ve bitiş tarihleri belli olan görevler dizisi olarak ifade edilmektedir. Tamamlanma süresinin ardından geçen her anın, maliyeti arttırdığı hesaba katıldığında zaman yönetiminin iyi yapılması gerektiği gerçeği ortaya çıkmaktadır.

Project Schedule Management Plan, proje yöneticisi ve proje ekibi elemanları için aşağıdaki soruların yanıtını içermektedir:

  • Tamamlanması gereken proje aktiviteleri nelerdir?
  • Her bir proje aktivitelerinin tamamlanma süreleri nelerdir?
  • Proje aktiviteleri hangi sırayla ve ne zaman yapılmalıdır?
  • Zaman çizelgelemesi nasıl ve hangi şekilde düzenlenerek en etkin hale gelebilir?
  • Zaman çizelgelemesi, nasıl izlenmeli ve kontrol edilmeli?

Project Schedule, WBS’in (work breakdown structure) bir yansımasıdır ve iş paketlerinin tamamlanma sürelerini içermektedir.

Henüz yolun başında olan yeni proje yöneticileri; ilgili işin, iş paketinin ya da teslimatın tamamlanma sürelerinden tarih odaklı bahsetmektedir. Asıl olansa tamamlanma sürelerinden bahsedilmesidir. ‘Haftaya çarşamba’ yerine, ‘Üç iş gününde tamamlanacaktır.’ demeniz sizi çok daha profesyonel gösterecektir.

WBS’in oluşturulmasının ardından bu verileri bir project management information system’e (PMIS) girmenizin ardından bir Gantt Chart oluşturulacaktır. Oluşturulan bu gantt chart hakkında aşağıdakiler bilinmelidir:

  • Her iş için detaylı bir gösterim içermemektedir.
  • Sadece işlerin sırasını göstermektedir.
  • Farklı fazlardaki sıralarımı net olarak göstermektedir.
  • Projenin tamamlanması için en kısa yolu göstermemektedir.
  • Kaynakların en iyi kullanımını göstermektedir.

Gantt chartın her derde deva olmadığını bilen proje yöneticileri görevlerin önceliklerini takip edebilmek için Project Network Diagram (PND) kullanmaktadır.

PNDler, gantt chartlardan farklı olarak her görev için gerekli kaynak ve zaman vb. detayları içermektedir ve proje yöneticilere çok daha fazla bilgi sunmaktadır. PND kullanarak en kısa sürede tamamlanması için gerekli olan en kısa yol hesaplanabilmektedir. PNDler şu durumlarda kullanılmalıdır:

  • Detaylı Proje Planlanmasında: Aylar ya da yıllar sürecek olan karışık projelerde tercih edilmelidir. Projeye tepeden bir bakış sağlarken, istendiğinde detayları da sunmaktadır.
  • Tamamlanma sürelerinin takibinde: Birbirine bağlantılı işlerin herhangi birinde olan gecikme ya da süresinden önce tamamlanmasında bunun projenin tamamlanma süresini ve diğer işlerini nasıl etkilediğini gözlemlemenizi sağlar. Bu durumda proje yöneticileri var olan işlere duruma göre daha fazla ya daha az kaynak ataması yapabilmektedir.
  • İhtimal planlaması: Proje yöneticilerinin ‘Eğer X işlemi şu tarihten sonra biterse ne olur?’ sorusuna yanıt vermektedir. Maliyeti yüksek bir işin, planlanandan önce tamamlanmasında etkisinin ne olacağını göstermektedir.
  • Kaynak kontrolü: İşlerin akışını ve tamamlanmış işlerin sonraki işlere olan etkisini gösteren network diagramları, proje yöneticilerine işlere daha fazla kaynak atamalarına yardımcı olmaktadır.
One clap, two clap, three clap, forty?

By clapping more or less, you can signal to us which stories really stand out.