Zarówno w urzędach, jak i firmach coraz częściej wprowadzany jest elektroniczny obieg dokumentów. Jednak pozycja papierowych wersji wydaje się niezagrożona. Koszty druku w polskich firmach oscylują w okolicach 8 proc. ich obrotów, podczas gdy średnia światowa to 3–5 proc. Dzięki narzędziom optymalizowania wydruku ten koszt można zbić nawet do 2 proc. obrotów.

Od kilkunastu lat świat zwiastuje rychłe zniknięcie dokumentu w formie analogowej. Dokumenty cyfrowe są na pewno prostsze w edycji, w dzieleniu się z różnymi użytkownikami. Pokolenie 20-latków, które nauczyło się pracy z dokumentem elektronicznym, będzie próbować wypierać papier, jednak na razie jego pozycja jest silna. Jest to spowodowane m.in. nawykami Polaków nabytymi w szkole, w pracy, w kontaktach z urzędami — mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Adam Kaliszewski, dyrektor ds. technicznych w Ediko.

Konkurencja między papierem a innymi mediami trwa już kilkadziesiąt lat. Koniec papieru wieszczono, gdy popularne stało się kino, radio, a potem telewizja i internet. Choć statystyki pokazują drastyczny spadek popularności papieru jako środka wymiany informacji, to nadal wydawane są tradycyjne gazety, książki papierowe sprzedają się lepiej niż e-booki, a firmy wciąż trzymają dokumenty w papierze.

Jednak z badań Biblioteki Narodowej wynika, że w zeszłym roku ponad połowa Polaków nie przeczytała tekstu dłuższego niż 3 strony maszynopisu, a ponad 60 proc. nie zajrzało nawet do książki. Zdaniem przedstawicieli firmy Ediko, specjalizującej się w zarządzaniu informacją w biznesie, dzieje się tak za sprawą internetu, który zmienił nasze nawyki. Nie chcemy już czytać długich tekstów, czy czekać do następnego dnia na informacje o bieżących wydarzeniach, wolimy krótkie, zwięzłe i aktualne komunikaty.

W 2015 r. aż 7 mln polskich podatników złożyło swoją deklarację PIT-37 w wersji elektronicznej. Fiskus przewiduje, że w kolejnym roku odsetek wniosków składanych elektronicznie wzrośnie do ponad 50 proc.

Ustawa z 10 stycznia 2014 roku o cyfryzacji urzędów spowodowała otwarcie tych kanałów komunikacyjnych dla zwykłych obywateli, którzy mogą już komunikować się z urzędem nie tyle za pomocą maila, ale również portali internetowych. Jest to o tyle wygodne, że nie trzeba jeździć do urzędu, stać w dużych kolejkach. Ta komunikacja jest sprawniejsza i eliminuje np. błędy pisowni w ręcznie wypełnianych dokumentach, ale jest część narodu, ludzi powyżej 40. roku życia, którzy nie będą tego robili — wskazał Kaliszewski.

Również firmy zaczynają dostrzegać wady systemu obrotu papierowymi dokumentami, który po prostu generuje duże koszty takie jak papier, tusz i serwisowanie drukarek. Dlatego coraz częściej sięgają po rozwiązania pozwalające na kontrolę środowiska druku w ramach tzw. procesów MPS (z ang. Managed Print Services). Ediko, które opracowało i wprowadziło na rynek tego typu rozwiązanie — aplikację MPS Satellite — wskazuje, że dzięki takim usługom w ciągu pięciu lat duża firma może zaoszczędzić nawet 100 tys. zł.

Jedną z najczęstszych przyczyn nadmiernych wydatków jest drukowanie w formatach niższych niż nominalne dla drukarki (np. druk A4 na drukarce wielkoformatowej), bo przyspiesza to zużycie podzespołów. Kolejna pozycja to koszty energii elektrycznej zużytej do pozostawienia urządzeń w trybie czuwania. W sumie koszty korporacyjnego druku w Polsce oscylują w okolicach 8 proc. obrotów danej firmy, podczas gdy światowa średnia to 3–5 proc.

Na dzisiaj widzimy trend europejski i światowy, w którym optymalizujemy koszty wydruków. W skali firmy to są naprawdę potężne pieniądze, które w łatwy sposób można obniżyć do 3–4 proc., a nawet i do 2 proc. obrotów, jednak firmy muszą spróbować się przekonać do odpowiednich narzędzi MPS-owych — podkreśla Kaliszewski.

Takie narzędzia pozwalają przeprowadzić audyt środowiska druku w firmie i zbadać potrzeby użytkowników. Dzięki nim można sporządzić raport i na jego podstawie zaproponować klientowi nowoczesny kontrakt serwisowy, polegający na płatności od jednej wydrukowanej strony.

Kaliszewski wskazuje też na technologię pozwalającą łączyć cechy papieru i zapisu elektronicznego.

Popularną technologią staje się e-ink, czyli papier elektroniczny. Jest to nowoczesna technologia, stosowana np. w czytnikach e-booków, zaczyna się również komercjalizować w formach reklamy, czy chociażby w formach wyświetlania cen w hipermarketach. Jest to nowa technologia imitująca papier, która zużywa bardzo mało prądu, jednakże na dzisiaj jest ona dość droga — mówi przedstawiciel Ediko.

Show your support

Clapping shows how much you appreciated CEO Magazyn Polska’s story.