Acciones para ser #productivo organizando tu semana

A veces perdemos el control de nuestros días y sin darnos cuenta estamos llenos de tareas pendientes que no tienen fin.

Es aquí donde nos puede ser de utilidad alguna técnica de gestión de tareas que nos permita lograr nuestros objetivos. En post hablaremos del sistema que Stephen Covey presentó en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. En el 3er hábito se habla de “Establecer prioridades”.

Stephen habla de lo crítico que es clasificar las tareas en prioridades importantes y no importantes así como urgentes y no urgentes.
De esta forma, contamos con cuatro cuadrantes:

Cuadro 1: Actividades que son importantes pero no Urgentes
Estos pueden ser: 
 - Presentación
 - Organización
 - Prevención
 - Procesos y sistemas
 - Innovación
 - Desarrollo personal
 - Relaciones nuevas
 - Desarrollo y entrenamiento de equipo

Cuadro 2: Actividades que son importantes y urgentes:
- Crisis
 - Problemas del momento
 - Problemas con atención al cliente
 - Conflictos
 - Proyectos con una fecha de tope
 - Emails no contestados
 - Necesidades de un cliente

Cuadro 3: Actividades que no son importantes pero son urgentes
- Interrupciones
 - Algunas llamadas telefónicas
 - Algunos emails
 - Algunas reuniones
 - Las actividades de otras personas que son importantes y urgentes

Cuadro 4: Actividades que no son importantes ni urgentes
- Ciertos emails
 - Algunas llamadas telefónicas
 - Facebook, Twitter, y otras redes sociales
 - Todas las cositas que tienes que hacer en la oficina.

Ahora, una vez conociendo el detalle de cada uno de estos la pregunta es ¿En qué cuadrante te encuentras actualmente? y ¿En cuáles de estos deberíamos estar enfocados?

Si la respuesta es que tu día a día se encuentra en el cuadrante 2, entonces te encuentras en un problema, pues solo te dedicas a apagar incendios y estas descuidando las actividades que permitirán generar mayor valor a tu trabajo.
Lo cierto es que el cuadrante 2 es crítico y jamas desaparecerá pero es importante no perder de vista los cuadrantes 1 y 3, tomando acciones para hacer que lo importante y urgente se minimice y no se convierta en una bola de nieve que crece y crece.

Entonces ¿Qué hacer?:

Aquí te presentamos unas recomendaciones:

  1. Anotar todas tus actividades: Lista todas las tareas que tienes que hacer en la semana y clasifícalo en los cuadrantes que ya presentamos.
  2. Patrones: Revisa las actividades del cuadrante 2) y analiza si realmente son urgentes. Revisa también si existe alguna patron que pueda pasar al cuadrante 1) como mejora que te permita eliminar esta actividad
  3. ¿Cómo actúo con las actividades del cuadrante 1)?: Agendalas para que no se te olvide. Dale un espacio de tiempo en la semana para llevarlo a cabo.
  4. Toma acción con las actividades del cuadrante 2): No pierdas el tiempo y hazlo ya. No dejes que se acumulen y no pierdas el enfoque de reducir el número de actividades buscando patrones.
  5. ¿Y las actividades del cuadrantes 3?: Son actividades que debes delegar, tercerizar o las agendas en determinados momentos.
  6. ¿Qué se debe hacer con el cuadrante 4?: Recomiendo reducirlas o por lo menos postergarlas. No debemos perder enfoque de lo importante y el cuadrante 4 no lo es.
En base a mi experiencia, debo decir que el uso de esta técnica de gestión de actividades es una de muchas. Sugiero utilizarlo, ver cómo les funciona, tomar lo bueno de ello y si tienen éxito, en buena hora!. Pero si no no logran los resultados que esperan, no se preocupen. Quédense con lo bueno de esta técnica, busquen otros para complementarlo y reconozcan que otros aspectos necesitan mejorar.

conseguir la productividad es algo dinámico y nada fácil. Es una constante mejora continua pues cada uno de nosotros somos diferentes y la misma receta no necesariamente nos funcionará como a otros.

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