MARRIED.I.Y (7) — Tips & Tricks กะจำนวนแขกอย่างไรให้พอดี?
หายไปนาน แหะ แหะ ช่วงนี้ยุ่งนิดหน่อยประกอบกับหยุดปีใหม่เลยหยุดเขียนไปพักนึงครับ เตรียมงานกันไปถึงไหนแล้วเอ่ย ยังไงก็ขอเอาใจช่วยว่าที่บ่าวสาวทุกท่านนะครับ ^^ ว่าแล้วก็ … เอ้า มาต่อกันดีกว่า
เรื่องนี้ผมจะขอโฟกัสไปที่การกะจำนวนและการเชิญแขกมาร่วมงานครับ ว่าเราทำอะไรไปบ้าง มีเทคนิคอะไรที่ใช้แล้วคิดว่าได้ผลบ้างครับ ขอเล่าเฉพาะงานเลี้ยงกลางคืนนะครับ เนื่องจากพิธีแต่งแบบไทยตอนเช้านั้น เราจัดที่ จ.สงขลา และคุณแม่เจ้าสาวเป็นแม่งาน เราจึงไม่ได้เตรียมในส่วนนั้นกันเองครับ
หลังจากเตรียมงานในส่วนต่างๆ ที่กล่าวมาแล้วกันไปครบถ้วนแล้ว ทุกท่านก็คงจะเข้าใกล้วันแต่งเข้าไปเรื่อยๆ แล้วหล่ะครับ (ตื่นเต้นมั้ยเอ่ย? อิอิ) แล้วก็จะเข้าสู่ระยะการแจกการ์ดซึ่งเวลาที่เหมาะสมก็คือประมาณ 1.5–1 เดือนก่อนวันแต่งครับ ที่ว่ากันว่าช่วงเวลาประมาณนี้เป็นเวลาที่เหมาะสมก็เพราะว่า
- เป็นเวลาที่ไม่กระชั้นชิดเกินไปจนแขกเตรียมตัวไม่ทัน เช่น สาวๆ อาจจะต้องไปตัด/เลือกชุด หรือ ต้องเคลียร์งาน ลงปฏิทินเพื่อจะได้ไม่ติดนัดงานอื่นๆ เป็นต้น
- เป็นเวลาที่ไม่นานเกินไปจน “ลืม” ถ้าท่านแจกการ์ด 6 เดือนก่อนแต่ง เพื่อนๆ อาจจะลืมไปแล้วว่าท่านแต่งวันไหนเดือนไหนครับ เพราะมันนานเกิน
ว่าแล้วก็ขอย้อนกลับไปเรื่องการ์ดนิดนึงว่าเนื่องจากควรจะแจกการ์ด 1.5–1 เดือนก่อนแต่ง เราก็ควรจะต้องคำนวณเวลาไว้ล่วงหน้าตอนที่ไปเลือกและสั่งพิมพ์การ์ดครับ เพราะการเลือกร้าน/เลือกแบบ/พิมพ์การ์ด ใช้เวลาพอสมควร บางร้านใช้เวลา 2 อาทิตย์ในการพิมพ์ เพราะฉะนั้นกะเวลาให้ดีๆ จะได้ได้การ์ดมาพร้อมก่อนเวลาที่เราต้องการจะแจกนะครับ
หากการ์ดพร้อม ท่านก็โล่งใจไปได้เปลาะหนึ่งครับ แต่ว่าก็จะมาถึงปัญหาใหญ่อีกปัญหาหนึ่ง …
แจกใครบ้าง?
ขอแชร์จากประสบการณ์ที่ได้ทำกันมาและพบว่าดีพอสมควรละกันนะครับ อาจจะไม่ใช่สูตรที่ถูกต้องสำหรับทุกท่าน ลองเอาไปปรับใช้ดูได้ครับ
ส่วนประกอบสำคัญของการเชิญแขกมาร่วมงาน ปิ่นกับอั้น คิดว่ามีดังนี้ครับ
- จำนวนแขก
- กลุ่มของแขก (ประธาน / VIP / ญาติ / เพื่อน)
- รายชื่อแขกที่จะเชิญในแต่ละกลุ่ม
- การเดินสายแจกการ์ด
- การจัดโต๊ะ
ทั้งหมดนี้จะเกิดขึ้นตามลำดับครับ งั้นเรามาลองดูกันทีละข้อนะครับ
1. จำนวนแขก
อันนี้ค่อนข้างตรงไปตรงมาครับ สามารถคุยและตกลงกันได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ซึ่งก็ควรจะต้องทำโดยเร็วเนื่องจากจำนวนแขกเป็นสิ่งที่จำเป็นในการเลือกและจองโรงแรม เพราะฉะนั้นถ้าท่านผ่านการจองโรงแรมมาแล้ว ข้อนี้คงไม่เป็นปัญหา
การกำหนดจำนวนแขกก็มีปัจจัยหลายอย่างที่ประกอบการตัดสินใจ เช่น เงิน (ชัดเจนมาก เงินน้อย จัดงานได้เล็ก เชิญแขกได้ไม่มาก เงินเยอะ จัดงานได้ใหญ่โตหรูหรา ก็เชิญแขกได้มากตามไปด้วย) สถานที่ (บางทีห้องก็จำกัดจำนวนแขกที่รับได้ หรือหากเพิ่มขนาดห้องจะทำให้ราคาเพิ่มขึ้นอย่างมาก ก็ทำให้ต้องจำกัดจำนวนแขกไว้ที่ระดับหนึ่ง) หรือ ความชอบส่วนตัว (เช่น ชอบงานเล็กๆ สบายๆ มีแต่ญาติพี่น้องและแขกที่สนิทกันมากเท่านั้น) เป็นต้นครับ
งานของเราตกลงกันไว้อย่างชัดเจนว่า 300 คน ซึ่งก็สามารถบวกหรือลบได้นิดหน่อย สาเหตุก็เนื่องจากว่าเราคิดว่าเป็นจำนวนที่กำลังพอดีๆ ที่เราสามารถบริหารจัดการได้ และอยู่ในงบประมาณด้วย (แฮ่) นอกจากนี้คือเราอีกหนึ่งงานที่ จ.สงขลา แล้ว ก็ทำให้แบ่งแขกไปที่งานนั้นด้วยส่วนหนึ่งครับ
2. กลุ่มของแขก
กลุ่มของแขกสี่กลุ่มนี้ก็เป็นมาตรฐานอยู่แล้ว และทุกกลุ่มก็สำคัญทั้งหมด ที่จะต้องรีบกำหนดให้ได้ก่อนก็จะต้องเป็นประธานและแขก VIP เนื่องจากควรจะต้องไปเชิญด้วยตนเอง หากเป็นไปได้ก็ควรจะต้องไปด้วยกันทั้งคู่บ่าวสาว จากประสบการณ์ก็ได้พบว่า ควรจะเขียนประวัติเกี่ยวกับบ่าวสาวคร่าวๆ ให้ประธานได้อ่านก่อนมาร่วมงาน (ยกเว้นว่าประธานจะรู้จักทั้งคู่บ่าวสาวเป็นอย่างดี) ว่าเป็นใคร เจอกันได้อย่างไร ที่ไหน เพื่อให้ท่านสามารถนำไปใช้เป็นข้อมูลในการขึ้นไปกล่าวอวยพรได้อย่างถูกต้อง
3. รายชื่อแขกที่จะเชิญในแต่ละกลุ่ม
อันนี้เป็นเรื่องยากกกกกกที่สุดแล้วครับ แก้กันจนเกือบจะนาทีสุดท้าย เนื่องจากเป็นกระบวนการที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ส่วนใหญ่จะเกิดจากคนที่เชิญไปแล้วติดภาระบางอย่างและไม่สามารถมาร่วมงานได้ ทำให้ต้องปรับแก้ไขรายชื่อตลอดเวลา
การกำหนดจำนวนแขกทั้งหมดในงานเป็นเรื่องหนึ่ง การกำหนดจำนวนแขกที่จะเชิญก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งครับ เนื่องจากว่าไม่จำเป็นว่าแขกทุกคนที่เราเชิญจะมาร่วมงาน ดังนั้นเราจึงไม่สามารถเชิญเป๊ะๆ 300 คนได้ เพราะส่วนใหญ่จะมาได้ไม่ครบอยู่แล้ว ซึ่งส่วนนี้สร้างความปวดหัวให้เรามากครับ เท่าที่เราได้ศึกษามาก็มีเทคนิคที่ช่วยได้อยู่บ้าง ดังนี้
- ปกติแล้วควรจะเชิญให้เกิน เนื่องจากจากจำนวนที่เชิญจะมาได้น้อยกว่าที่เชิญ บางที่บอกว่ามาได้แค่ประมาณ 70% (ขออภัยที่จำไม่ได้ว่าได้มาจากไหน) ตอนแรกเราใช้สูตรนี้ครับ ซึ่งก็จะพบว่าต้องเชิญเยอะมากกกก ประมาณ 430 คน แล้วจะเหลือ 300 คน แล้วก็มีตัวแปรอื่นๆ อีก เช่น บางทีเชิญเป็นคู่ เชิญทั้งครอบครัว ถ้ามาได้ก็มาหมดเลย ถ้ามาไม่ได้ก็ไม่มาเลย สุดท้ายเราพบว่าใช้เทคนิคต่อๆ ไปช่วยลดความเสี่ยงเหล่านี้ เราก็เชิญเกินไปอีกเพียงแค่นิดหน่อยครับ (ประมาณ 320) สุดท้ายออกมาพอดีด้วย (โชคดีจริงๆ)
- หากไม่ใช่งานบุฟเฟ่ต์ อย่าเชิญแขกมากเกิน เนื่องจากถ้าแขกมาเกินแล้วไม่มีที่นั่งจะน่าเกลียดมาก (ของเราเป็นโต๊ะจีน) ปกติโรงแรมจะมีโต๊ะสำรองไว้ให้ 1–2 โต๊ะอยู่แล้วเพื่อรองรับส่วนเกินนี้ แต่ว่าหากเปิดโต๊ะเพิ่มก็มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นด้วยเช่นกัน
- หากเป็นงานบุฟเฟ่ต์ อาจจะมีความยืดหยุ่นเรื่องจำนวนมากขึ้น อย่างไรก็ดี การเชิญแบบหว่านให้ทุกคนก็คงไม่ดีนัก เนื่องจากอาหารก็มีจำกัดเช่นกัน หากอาหารหมด หรือเราต้องเปิดซุ้มอาหารเพิ่มเพื่อให้รองรับแขกที่เกินจากที่คาดไว้ก็คงไม่ดีแน่ใช่ไหมครับ
- หากงานของท่านเป็นวันเสาร์-อาทิตย์ แขกจะว่างและมาร่วมงานได้ค่อนข้างเยอะกว่าวันธรรมดา
- หากวันแต่งของเพื่อนๆ เป็นวันมหาฤกษ์มหาชัย ดีแบบสุดๆ ให้พึงระวังไว้เลยว่าจะมีคนแต่งพร้อมๆ กันวันเดียวกับเราเป็นจำนวนมาก และอาจจะมีแขกบางส่วนที่ต้องเลือกว่าจะไปงานใดงานหนึ่ง อาจทำให้แขกมางานของเราได้น้อยลงครับ
- ถ้ายังไม่แน่ใจ อย่าเพิ่งให้การ์ด เพราะให้แล้วขอคืนไม่ได้ ค่อยๆ เชิญเพิ่มจะดีที่สุด
- จำนวนแขกมักมีแต่เพิ่มขึ้น ไม่เคยมีลดลงนะครับ (ฮา)
- สร้างไฟล์ Spreadsheet (เราใช้ Google Drive Sheets) ไว้เก็บลิสต์รายชื่อแขกที่จะมาร่วมงาน ควรแบ่งเป็นกลุ่มให้ชัดเจน (ตามข้อ 2)
- ให้พ่อแม่ของบ่าวสาวช่วยกำหนดจำนวนแขกผู้ใหญ่ของแต่ละฝ่ายมาให้ อันนี้เราคงไปตัดเขาไม่ได้ ก็กันที่ไว้ให้เลย เช่น แขกฝ่ายพ่อแม่เจ้าบ่าว 75 คน ฝ่ายพ่อแม่เจ้าสาว 75 คน อันนี้แค่ตัวอย่าง เรื่องจริงขอเตือนว่าแขกพ่อกับแม่นี่เยอะนะครับ ฮ่าๆ
- จากนั้นส่วนที่เหลือ (300–75–75 = 150) ก็จะเป็นแขกของบ่าวสาวล้วนๆ เพื่อนที่สนิทมากๆ คิดว่ามาแน่ๆ ก็นับไปก่อนเลย
- สร้าง Event ใน Facebook แล้วค่อยๆ เชิญเพื่อน (ที่คิดว่าจะเชิญมางานอยู่แล้ว) ทีละชุด เพื่อดูว่าคนไหนตอบรับบ้าง เราจะได้พอกำหนดรายชื่อคร่าวๆ ได้ (เทคนิคนี้เพื่อนที่เพิ่งจะแต่งไปก่อนหน้าแนะนำมาอีกที) คนที่กดตอบรับเราสามารถนับว่ามาได้ค่อนข้างแน่ (เพราะเขาคงคิดมาดีแล้วระดับหนึ่ง) คนที่ไม่ได้กดตอบรับไม่ได้แปลว่าเขาจะไม่มานะครับ แต่เขาอาจจะไม่เห็นหรือยังคิดอยู่ อย่าเพิ่งไปตัดเขาออกจากลิสต์ ส่วนตัวคิดว่าใช้ได้กับการนับคนที่จะมาเท่านั้น
- ทำซ้ำข้อ 4 โดยค่อยๆ เชิญเพื่อนกลุ่มอื่นๆ เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ และใช้ Chat ต่างๆ เพื่อคอนเฟิร์มว่าเพื่อนมาได้หรือไม่ และปรับไปเรื่อยๆ
- ค่อยๆ คิดช้าๆ นึกให้ครบทุกกลุ่ม บางครั้งก็สามารถลืมใครที่สนิทไปได้เหมือนกัน คงไม่ดีเลยถ้าเราลืมเชิญเขา ถ้าเป็นเราก็คงน้อยใจใช่ไหมครับ
4. การเดินสายแจกการ์ด
ส่ิงที่ควรทำควบคู่ไปกับการทำรายชื่อแขกก็คือการแจกการ์ด เราเริ่มจากแจกผู้ใหญ่ VIP และประธานในงานก่อน เนื่องจากท่านควรจะได้ทราบแต่เนิ่นๆ จะได้มีเวลาเตรียมตัว ส่วนใหญ่ก็จะนัดท่านก่อนและเข้าไปเพื่อนำการ์ดเชิญไปให้ด้วยตนเองครับ
จากนั้นก็ถึงคิวเพื่อนสนิท/เพื่อนที่ทำงานเดิม ส่วนใหญ่ก็ใช้วิธีนัดกินข้าวแล้วแจกทีเดียว หากเพื่อนๆ มีงานแต่งงานของเพื่อนคนอื่นๆ ในช่วงนั้นพอดีก็จะดีมาก สามารถใช้จังหวะนั้นแจกได้ทีเดียวเลย (ใช้มาแล้ว) สะดวกมากๆ (ฮา)
เพื่อนที่ทำงานปัจจุบัน จะค่อนข้างง่าย เนื่องจากเจอกันทุกวันอยู่แล้ว ก็ค่อยๆ ให้ไปแต่ละคนตามสะดวกหรือตามโอกาสที่ได้เดินสวนมาเจอกัน
เพื่อนที่ไม่สะดวกนัดมาเจอกัน/อยู่ต่างจังหวัด เราใช้วิธีส่งไปรษณีย์ไปโดยถามที่อยู่ผ่านช่องทาง Facebook chat กับ LINE ซะเป็นส่วนใหญ่ ก็จะต้องวุ่นๆ นิดหน่อยตอนพิมพ์ที่อยู่และเอาไปส่งที่ไปรษณีย์ เราสามารถซื้อสแตมป์มาไว้ก่อนเพื่อติดให้เรียบร้อยและแค่เอาไปยื่นให้เจ้าหน้าที่ไปรษณีย์หรือหย่อนใส่ตู้ไปรษณีย์เลยก็ได้ (เผอิญของเราขนาดใหญ่เกินจะหย่อนใส่ตู้ได้) แต่ก็ต้องทำใจว่าจะมีหายไปบ้างครับ เราพบว่ามีเพื่อนบางคนที่บอกว่าไม่ได้รับการ์ดก็ต้องส่งกันใหม่อีกรอบ
และเรื่องสุดท้ายก็คือ …
5. การจัดโต๊ะ
การจัดโต๊ะนั่งก็เป็นเรื่องที่ปวดหัวพอสมควร เนื่องจากจะต้องจัดให้ลงตัวพอดี เพื่อให้พอดีและมีที่ว่างเหลือให้น้อยที่สุด
เราทั้งคู่เริ่มจากการวางผังโต๊ะครับ ตรงนี้เราจะได้รูปแบบการจัดวางเบื้องต้นมาจากโรงแรมอยู่แล้ว ก็สามารถนำมาปรับตามต้องการ (แล้วก็ต้องกลับไปคุยกับโรงแรมนะครับ ว่าเขาทำให้ได้ไหม) จากนั้นก็ใส่ชื่อโต๊ะแต่ละโต๊ะลงไป โรงแรมจะต้องใช้ตรงนี้ในการนำไปพิมพ์ป้ายติดชื่อโต๊ะให้เรา และนำไปขยายเพื่อติดหน้างานให้แขกได้ดูอีกด้วยครับ
จากนั้นเราใช้ Google Drive Sheets อีกรอบ สร้างเป็นตารางย่อยๆ ของแต่ละโต๊ะ พร้อมตั้งชื่อโต๊ะว่าเป็นแขกของใคร (เช่น ญาติเจ้าบ่าว/เพื่อนโรงเรียน … /เพื่อนมหาลัย…)
แล้วก็พยายามหมุน/สลับสับเปลี่ยน ถ้ามีเพื่อนที่อยู่ได้ทั้งสองกลุ่ม เช่น มีเพื่อนบางกลุ่มที่เป็นทั้งเพื่อนมัธยมปลายและเพื่อนมหาลัยก็ให้จัดสองโต๊ะนี้ไว้ใกล้ๆ กัน เพื่อให้สามารถสลับสับเปลี่ยนคนระหว่างโต๊ะได้อย่างยืดหยุ่น
ที่สำคัญมากอีกอย่างหนึ่งในวันงานจริงก็คือ จะต้องมีคนพาแขกไปนั่งตามโต๊ะ ซึ่งควรหาให้มีจำนวนเหมาะสมกับจำนวนโต๊ะที่มีครับ ของเรามีทั้งหมด 30 โต๊ะ ก็มีประมาณ 6 คน ส่วนใหญ่ก็เลือกจากแขกคนหนึ่งในแต่ละโต๊ะนั่นหล่ะ ที่เขาจะรู้จักแขกคนอื่นๆ ในโซนที่เขารับผิดชอบมากที่สุด คนที่มีประสบการณ์จะช่วยเราตัดสินใจได้ในสถานการณ์คับขัน เช่น แขกมาเกินที่คาดไว้ จะโยกย้ายไปไว้โต๊ะไหนอย่างไร เพราะตอนนั้นเจ้าบ่าวและเจ้าสาวจะต้องยืนยิ้มถ่ายรูปกับแขกหน้างานอยู่ ไม่สามารถช่วยตอบคำถามหรือตัดสินใจได้มากเท่าไหร่ครับ
เมื่อได้ลิสต์นี้แล้วก็พิมพ์ให้คนพาแขกนั่งไปถือไว้ได้เลยครับ
โอ้ … มันช่างเยอะแยะซะเหลือเกินนะครับ ขนาดทำไปแล้วเอามาเล่ายังเหนื่อยเลยครับ ฮ่าๆ ก็หวังว่า Tip & Tricks ที่พวกเราใช้จะมีประโยชน์กับทุกคนในการเชิญแขกมาร่วมงานนะครับ ☺
เชิญอ่านต่อบทความสุดท้ายของเราได้ที่ MARRIE.D.I.Y (8) — การเตรียมตัววันงาน ได้เลยครับ
ขอนอกเรื่องหน่อยจ้า เผอิญเจ้าสาวเปิดร้านขายตุ้มหูและสร้อยคอ คุณภาพดี นำเข้าเอง ราคามิตรภาพใครสนใจเชิญแวะเข้าไปเลือกชมได้ที่ Pastella Shop จ้า ^^(https://www.facebook.com/pastella.accessories)
