คิดให้มากก่อนประชุม

Photo by Lukas Blazek on Unsplash

เคยไหมที่เดินออกจากห้องประชุมแล้วไม่ได้คำตอบ แถมยังได้คำถามติดอยู่ในหัวอีกว่า

“เราจะประชุมกันไปเพื่อ?”

การประชุมอาจดูเหมือนไม่มีค่าใช้จ่ายอะไร ยิ่งเป็นการประชุมในออฟฟิศด้วยแล้ว ดูจะมีแค่ค่าไฟที่พอจะประเมินเป็นมูลค่าได้ คิดผิวเผินแบบนี้คุณอาจจะไม่เดือดร้อนอะไรกับการประชุมที่ยืดเยื้อ แต่เมื่อจบการประชุมเดินกลับมาที่โต๊ะแล้วคุณถึงได้รู้ว่า สิ่งที่คุณ “ทำหาย” ไปโดยไม่รู้ตัวนั่นก็คือ “เวลา”

อันที่จริงแล้ว “เวลา” คือต้นทุนของทุกการประชุมที่ไม่สามารถประเมินค่าได้เลย แค่ 1 Minuite Elevator Pitching ยังเป็นจุดเริ่มต้นของธุรกิจกันได้ หากเราคิดจะนัดใครมาประชุม หรือเรากำลังจะไปประชุมร่วมกับใคร พึงระลึกไว้เสมอว่า เรากำลังจะต้อง “เสียเวลา” ดังนั้นเราต้อง “ได้ประโยชน์” กลับมาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นได้

และนี่คือ checklist ที่เรารวบรวมมา หลังจากที่เคยทดลองใช้แล้ว พบว่าทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ และคุณจะไม่รู้สึกว่าห้องประชุมคือห้องทำลายเวลาอีกต่อไป

  1. จำเป็นไหมที่เราต้องมาเจอกัน? หรืออันที่จริงแค่โทรศัพท์กับการนั่งเขียนอีเมลอาจจะเพียงพอหรือเปล่า ลองทำงานโดยตั้งเป้าหมายท้าทายตัวเองแบบใหม่ “ฉันจะทำให้โปรเจ็คนี้นัดประชุมกันให้น้อยที่สุด” เมื่อคิดแบบนี้คุณจะให้รายละเอียดกับทุกการสื่อสารมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด แล้วคุณจะพบว่ามีหลายงานที่จบได้โดยที่คุณไม่เคยพบหน้าลูกค้าหรือคู่ค้าที่คุยกันมาเป็นเดือน ๆ เลยด้วยซ้ำ
  2. ถ้าจำเป็นจริง ๆ ที่ต้องเจอกัน ก็ต้องทำให้ช่วงเวลานั้นสำคัญที่สุด การเตรียมตัวให้พร้อมก่อนประชุมสำคัญมาก 4W1H ยังคงเป็น checklist ง่าย ๆ สำหรับการกำหนดเป้าหมายของการประชุมที่เราหยิบมาใช้เสมอ

What เรากำลังประชุม “เพื่อ?” หัวข้อการประชุมต้องชัดเจน โดยอาจเริ่มจากลักษณะของการประชุมก่อน เช่น ประชุม Brainstrom, ประชุมเพื่อ Make Decision, ประชุมติดตาม Progress หลังจากนั้นเติมคำสำคัญคือ “เพื่อ” ทำให้ทุกคนรู้ว่าเราต้องการอะไรจากการประชุมนี้ เช่น ประชุม Brainstorm เพื่อหาไอเดียการจัดงาน Event , ประชุมอัพเดทงานเพื่อวางงานของสัปดาห์หน้า ดังนั้นหัวข้อการประชุมที่ดี จึงควรมี “เพื่อ” บอกความคาดหวังเสมอ

Whoใครที่ “จำเป็น” ต้องไม่มีตัวเลือกว่า “optional” เทคนิคง่ายๆ ตอบให้ได้ 3 ข้อ ใครตัดสินใจเรื่องนี้ ปัจจุบันใครทำงานนี้อยู่ และใครจะต้องทำงานนี้ต่อหลังจบ meeting ถ้าทั้ง 3 คำถามนี้มีคำตอบเพียงแค่ 1 คน ก็อาจจะเชิญแค่ 1 คนก็เป็นไปได้เช่นกัน

Where คุยกันที่ไหน การรู้สถานที่ที่เราจะไปประชุมก็สำคัญ เช่น ห้องประชุม ห้องผู้บริหาร หรือแม้แต่ร้านกาแฟ เพื่อที่เราจะได้เตรียมอุปกรณ์หรือเอกสารประกอบการประชุมได้เหมาะกับสถานที่ที่เราจะได้พบกันด้วย

When เริ่มประชุมเมื่อไหร่ เป็นเรื่องสำคัญมากที่คุณไม่ควรไปตรงเวลา แต่คุณ “ต้องไปถึงก่อนเวลา” คุณต้องเผื่อเวลาขึ้นลิฟท์ setup อุปกรณ์ต่อโปรเจ็คเตอร์ บางสถานที่เข้มงวดเรื่องความปลอดภัยต้องมีเจ้าหน้าที่ลงมารับเพื่อเข้าอาคารเท่านั้น หากเป็นการ present เพื่อ Pitching ยิ่งมีกรอบเวลาชัดเจนเพราะต้อง present ต่อกันหลายๆ เจ้า การไปช้าของคุณอาจทำให้ตารางเวลาของคนอื่นรวนไปทั้งวัน

นอกจากการนัดเวลาเริ่มประชุมแล้ว อีกสิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือ “เวลาเลิกประชุม” ลองจำกัดเวลาการประชุมจะทำให้การประชุมเข้มข้น ชัดเจน ไม่นอกเรื่อง จะได้มีเวลาไปทำเรื่องข้อสรุปจากที่ประชุมให้เป็นจริงได้

How เราจะประชุมกันอย่างไร ซึ่ง Agenda ที่เตรียมไว้ใน What นั้นเป็นเพียงหัวข้อการประชุม แต่ How จะเป็นสิ่งที่ทำให้รู้ว่าเราต้องเตรียมข้อมูลหรือเอกสารให้คนร่วมประชุมด้วยหรือไม่ เช่น ต้องเปิด VDO ตัวอย่างให้ดู ต้อง print เอกสารเพื่อให้ผู้ร่วมประชุมให้คะแนนเพื่อหาข้อสรุปจากการประชุมนี้หรือเปล่า ต้องมี internet เพื่อเปิด website ระหว่างประชุมหรือไม่ เป็นต้น

และนี่คือตัวอย่าง Checklist ง่าย ๆ แบบไม่ต้องเป็นภาษาทางการ โดยคนคิดมากก่อนเรียกประชุม

What : ประชุมเพื่ออัพเดทงานทั้งหมดของบริษัทประจำสัปดาห์
Who : Manager ของทุกแผนกเป็นตัวแทนร่วมประชุม
Where : ที่ห้องทำงานพี่โจ้
When : วันศุกร์ที่ 24 สิงหาคม เวลา 13:00–14:00 น.
How : ด้วย Trello ขึ้นจอ และขอให้ Manager ทุกคนสรุป progress กับทีมงานก่อนเข้าประชุม

ส่งความคิดถึงที่มากมายของคุณนี้ แนบไปใน Email ถึงทุกคนที่ต้องร่วมประชุมล่วงหน้า และจะดียิ่งขึ้นไปอีกถ้าคุณ confirm ก่อนวันประชุมทุกครั้งจะทำให้ผู้ร่วมประชุมรู้ได้ว่าคำตอบจากที่ประชุมนั้น มันช่างสำคัญกับคุณจริง ๆ

แล้วคุณจะไม่ต้องหัวเสีย พร้อมกับคำว่า “เราจะประชุมกันไปเพื่อ?” อีกต่อไป

นี่แค่เริ่มต้นก่อนประชุมเท่านั้น แล้วเราจะเก็บทริคในห้องประชุมมาฝากกันอีกเรื่อยๆ


by โจ้ ฉวีวรรณ คงโชคสมัย
Managing Director 
บริษัท อาร์ จี บี เซเว่นตี้ ทู จำกัด

Co-Host & Organizer 
งาน Creative Talk และ Creative Talk Conference

Like what you read? Give Joh Chaweewan K. a round of applause.

From a quick cheer to a standing ovation, clap to show how much you enjoyed this story.