開會浪費時間心好累？效率爆棚的7種會議開場方法！

陳學誼 SHELLEY

Jul 19, 2022

有人跟我一樣不喜歡開會嗎？隨著全球疫情蔓延，應該有非常多人都展開遠端工作、WFH 的生活，各種大大小小的會議都必須改成線上進行。也正因為如此，「開會效率」這件事被更多人放大檢視。

為什麼我討厭同步會議？

我自己是不喜歡「同步型會議」的人，也就是兩個以上的人同一時間討論事情。原因有三個：

資訊落差：不確定每個與會者的認知是不是同步，時常花時間在對焦已知的資訊。
容易分心：會議容易有人遲到、有人恍神（我自己就是 Q）、也很容易偏題。
時間稀釋：所有的會議都必須先做好功課，而會議目的僅是決策出共識，並不適合深層的討論（除非是腦力激盪），若進行思考、甚至延伸討論，那會議的精度就會下降。

上述的狀況已經夠難掌控了，更不用說大家在線上會議一天到晚發生的狀況…「哈囉…哈囉？聲音好像斷斷續續？」「那個誰誰誰上線了嗎（在觀落陰？）」更害怕的是空氣突然一陣安靜…到底是斷訊還是冷場？

如何讓會議漂亮開場？七個實用秘訣！

但是，身為顧問，各式各樣的同步型會議一定是難免的，也是我們的工作日常。我們公司從 2021 年疫情剛爆發時，就開始遠端工作，而我自己個人遠端工作的經歷也已經 7~8 年，就跟大家分享幾個身為「會議主導者」能夠讓時間效率與主持霸氣都大大升級的 7 個「會議開場方式」！如果你是社會新鮮人、或者是社交恐慌，這篇一定要看起來！

準點開始法：會議時間一到，就立刻宣布會議開始，讓與會者知道「你是一個尊重時間的人」，而這背後的潛台詞就是「我是個重視效率的人，所以請大家認真地進行這場會議。」
預告時間法：會議開頭，就告知與會者「這場會議預計在何時結束」。記得，會議的真正的結束時間、盡可能要比你預告的時間還要早，因為這是你給與會者的承諾，同樣的道理 — 「讓別人感到你有在重視他的時間，才會贏得別人對你的重視！」
來龍去脈法：如果你是會議的發起者，會議時又有一些人過去參與度不高、或者第一次見面，建議可以可快速說明這兩件事：一、「雙方窗口上一次的討論結論」二、「召開本次會議的目的」。有助於讓與會者更快進入狀況。
單刀直入法：如果你實在不喜歡會議開場的小閒聊乾瞪眼時間，那這一句很好用 — 「好！我們今天有很多事要做、那就開始吧！」，建議搭配第一招「準點開始法」一起服用。
覆述議程法：同樣給那些不喜歡沒效率閒聊的好青年們，在會議之前一定要提交議程給與會者，讓與會者先提出疑問、或者想要補充的重點。會議開始後，就直接把議程投影在螢幕上，開場時再次整個唸一遍，讓與會者知道「哎？這個人是來真的？」（哈哈哈會議中根本超多內心戲）
精神喊話法：這個方式適用在向客戶提案，或者是決議內容相當複雜冗長的會議。在會議的一開始，就向大家對焦此專案的核心精神，這個精神可能是理念的呼籲，像是「提高XXX品牌的知名度！」「我們一起改變世界（!?）」這類正向的精神喊話，好處是可以讓與會者精神一振，壞處就是有點中二啦。
以終為始法：這點是我在面對棘手、時間緊迫的討論時，最喜歡使用的方式，也就是在會議一開始，就定錨這場會議的最終決議。像是「這場會議，我們最後要討論出接下來有多少廣告預算」、「最後要決定採用哪一間公司提出的方案」。讓所有人都知道在這場會議必須做出什麼樣的建議、最後才能達成共識。