ส่งต่องานให้ผู้อื่นทำ

สิ่งที่เจ้าของกิจการในยุคก่อน หรือแม้กระทั้งเจ้าของรุ่นใหม่ๆมักจะเจอด้วยกันคืองานล้นมือตลอดเวลา จนไม่มีเวลามานั่งพิจารณาว่าธุรกิจของเรามีโอกาสดีๆเข้ามาหรือไม่ หรือแม้กระทั้งว่าจะเดินธุรกิจไปในทิศทางใดได้บ้าง ซึ่งน่าแปลกตรงที่ว่า สาเหตุที่งานล้นมือไม่ใช่ไม่มีเงินจ้างพนักงานมาทำงาน แต่กลายเป็นว่าไม่สามารถมอบหมายงานให้คนอืนทำได้ เพราะเหตุผลหลายๆประการ บ้างก็ว่า คนอื่นทำแล้วไม่ถูกใจ คนอื่นทำแล้วคุณภาพไม่ได้ คนอื่นไม่รู้วิธีทำต้องมานั่งสอนกันใหม่ แต่ว่าการที่ตัวเจ้าของกิจการมาวุ่นวายอยู๋กับงานเหล่านี้จนพลาดโอกาสสำคัญๆไป ก็คงไม่ใช่ทางออกที่ดีนัก

Simon Sinek ได้เขียนไว้ในหนังสือชื่อ “Start With Why” ไว้ว่ามีงานแค่ 3 อย่างประเภทเท่านั้นที่ไม่สามารถมอบหมายให้คนอื่นทำได้ ได้แก่

  1. งานที่ทำแล้วมีผลด้านกฏหมายโดยตรงกับเรา
  2. งานที่ทำเพื่อให้เกิดความสัมพันธ์ที่ดี
  3. งานที่ต้องใช้ความรู้ความสามารถเฉพาะ

ในหนังสือไม่อธิบายเหตุผลหรือที่มาที่ไปให้ทราบ แต่ส่วนตัวก็เห็นด้วยกับ 3 ข้อด้านบนนี้ แต่ตอนที่จะลองทำเองนี่สิ ไม่ง่ายเหมือนที่คิด

ในงานต่างๆที่เราทำอยู่ทุกวันนั้นสามารถแบ่งย่อยออกเป็นงานหลายๆงานต่อเนื่องกันซึ่งเมื่อเราทำจนชินแล้ว เรามักจะไม่สังเกตว่าทำอะไรบ้าง หรือมีรายละเอียดอย่างไรบ้าง เหมือนอย่างเช่น ถ้ามีคนมาถามว่าหากเราเดินๆอยู่แล้วกำลังจะล้มเราจะทำอย่างไรให้ไม่ล้ม คงอธิบายยากน่าดู

สมัยก่อน การจะออกราคางานงานนึงนั้น จำเป็นจะต้องออกด้วยตนเองด้วยการคิดหาว่างานที่ทำนั้น ใช้ programmer ด้านไหนบ้าง กินระยะเวลาเท่าไหร่บ้าง มีความเสี่ยงอะไรบ้าง ก่อนจะเสนอราคาให้ลูกค้าแต่ละคนได้ ซึ่งกินเวลางานละ 1–2 วันเต็มๆ ส่งผลให้งานเสนอราคามากองอยู่ที่เดียว ซึ่งแน่นอนว่าต้องทำด้วยตนเองเพราะราคาเป็นเรื่องสำคัญ ผิดพลาดไม่ได้ และมีกระบวนการคิดที่ซับซ้อนมาก เมื่องานโหลดมากๆเข้าเราก็เริ่มที่จะมักง่ายบางงานก็ทำราคาแบบง่ายๆโดยไม่ได้ดูรายละเอียดให้รอบคอบก่อน ส่งผลให้ บางงานที่ควรจะถูกกลับแพง ผลคือลูกค้าไม่ซื้อ บางงานที่ควรจะแพงกลับถูก ลูกค้าซื้อแต่ขาดทุน ก็มี

เมื่อเป็นเช่นนี้ จึงเริ่มพยายามที่จะส่งงานออกราคาให้น้องๆทำแทน ซึ่งแน่นอนว่าการมอบหมายงานเฉยๆเลยคงไม่สามารถแก้ไขปัญหาตรงนี้ได้แน่ สิ่งแรกที่ทำก็คือถามตัวเองก่อนว่า ในการออกราคามีการทำงานอะไรบ้าง ก็ได้ขั้นตอนย่อยๆ ดังต่อไปนี้

  1. รวมรวบข้อมูลกับลูกค้า
  2. ประเมินระยะเวลาทำงาน ในแต่ละส่วนงาน
  3. เมื่อได้ระยะเวลาทำงานในแต่ละส่วนแล้ว ก็นำมาคำนวนระยะเวลารวมและราคา
  4. คูณราคา ด้วยตัวแปลอื่นๆ ที่อาจจะมีผลต่อต้นทุน เช่น ขนาดของโครงการณ์ ประเภทของลูกค้า ระยะเวลาการจ่ายเงิน (ยิ่งนานยิ่งแพงสิ)
  5. ทำเอกสารประกอบราคา เช่น timeline และ Term & Condition เพื่อให้ลูกค้ารับทราบ
  6. ส่งให้ลูกค้าเซ็น ยอมรับ

เมื่อได้ 6 ชั้นตอนขั้นต้น ทีนี้ก็มอบหมายให้น้องๆทำได้ ซึ่งก็ไม่ได้มอบหมายทั้ง 6 ชั้นตอนให้คนๆเดียวทำ เช่น รวบรวมข้อมูลกับลูกค้า เป็นหน้าที่ของ Sale, ประเมินระยะเวลาทำงาน เป็นหน้าที่ของ Programmer (ที่เลือกแล้ว), คำนวนราคารวม และ คูณราคา เป็นหน้าที่ของ Production Manager สุดท้ายทำเอกสารและส่งให้ลูกค้าเซ็น เป็นหน้าที่ของ Sale

เมื่อได้ตำแหน่งต่างๆกับขั้นตอน 6 ขั้นตอน ต่อมาคือการ Training และ Workshop ในแต่ละขั้นตอนเพื่อให้น้องๆเกิดความคุ้นเคยในการทำงาน ซึ่งได้มีการจำลองการทำราคา ภายใน office โดยใช้งานเก่าๆ เป็นตุ๊กตาในการทำ Workshop ขั้นตอนต่างๆ จนน้องๆมั่นใจว่าสามารถดำเนินงานเองได้ก็ถึงเวลาที่จะลงงานจริง

เพื่อป้องกันการผิดพลาดการลงงานจริงตอนแรกๆผมจะตรวจงานในแต่ละขั้นตอนอีกครั้งนึงจนมั่นใจแล้วว่า น้องๆสามารถดำเนินงานได้ตามที่ตั้งใจไว้ จึงปล่อยให้น้องๆดำเนินงานกันเอง ปัจจุบันราคาทุกงานที่ออกมาเป็นผลการทำงานของน้องๆทั้งหมดซึ่งผมเองไม่สามารถตอบลูกค้าได้แล้วว่างานที่จะทำเป็นราคาเท่าไหร่ (แต่ประมาณได้)

จากประสบการณ์การส่งงานออกราคาให้น้องๆทำมีข้อสังเกตที่เกิดขึ้นต่อไปนี้

  1. น้องๆไม่ได้ทำตามขั้นตอนทั้งหมดในช่วงแรกๆ ซึ่งมีบางงานที่ข้ามขั้นตอนแล้วส่งผลให้ราคาผิดพลาด การเรียกมาต่อว่าแรงๆไม่ได้ส่งผลดีต่อทีมงาน กลับจะยิ่งทำให้น้องๆเสียความมั่นใจและไม่อยากที่จะรับมอบหมายงานใดๆอีก หัวหน้างานควรจะเรียกมาเพื่อแจ้งให้ทราบข้อเท๊จจริงว่าผลจากการข้ามขั้นตอนส่งผลต่อบริษัทอย่างไรบ้าง และสอบถามด้วยว่าเหตุใดถึงข้างขั้นตอน หัวหน้างานต้องจำไว้เสมอว่ากระบวนการทำงานที่สร้างขึ้นนั้น อาจะมีข้อผิดพลาดทำให้ทีมงานไม่สามารถทำงานได้ตามนั้นทั้งหมด หากเป็นเช่นนั้น หัวหน้างานต้องยอมรับข้อผิดพลาดและแก้ไขด้วยตนเอง
  2. ผลลัพธ์ของงานที่มอบหมายแล้ว อาจจะขัดใจตัวเราเองบ้างเพราะเราไม่ได้ทำเอง ซึ่งต้องยอมรับในผลลัพธ์ของงานนั้นๆ หากต้องการปรับปรุงผลลัพธ์ให้ย้อนกลับไปปรับปรุงกระบวนการ
  3. หมั่นทำ Training และ Workshop อย่างสม่ำเสมอ เพราะนานวันไปอาจจะลืมหรือผิดพลาดได้ และการทำ Training และ Workshop นั้นยังช่วยในการปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย
  4. เครื่องมือที่ช่วยออกแบบกระบวนการได้ดีคือ BPMN (Business Process Model and Notation : https://en.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Model_and_Notation) เป็นกราฟที่ออกแบบมาเพื่อให้ในการสือสารเรื่องกระบวนการทางธุรกิจโดยเฉพาะ อาจจะใช้ระยะเวลาศึกษานานหน่อย แต่ระยะยาวก็คุ้ม เพราะน้องๆสามารถเข้าใจได้เร็วขึ้น

ซึ่งเมื่อตัวเราเองเริ่มว่างแล้ว ก็จะเห็นว่ามีโอกาสอะไรที่เราสามารถเข้าใจหยิบกลับเข้ามาในบริษัทได้อีกบ้าง หรืองานอะไรที่ยังสามารถปรับปรุงต่อไปได้อีก