Zum ersten Mal Homeoffice? Wir wollen helfen.

Zusammenfassung: Soziale Distanzierung zur Eindämmung der SARS-NCOV-2 Pandemie erfordert deutlich mehr Home-Office Arbeit als bisher üblich. Wir möchten unseren Beitrag leisten und Unternehmen die Umstellung erleichtern. Im Folgenden finden Sie daher wichtige Tipps rund um die Einführung von Remote Work. Außerdem stellen wir ab sofort Unternehmen, die auf Home-Office umstellen unsere Software Loop Now für drei Monate völlig kostenfrei zur Verfügung.

Corona und warum wir jetzt handeln sollten.

In den letzten Tagen hat sich die Situation in Europa und insbesondere auch in Deutschland zunehmend verschärft. Die exponentielle Wachstumskurve an Infektionen mit dem neuartigen Corona-Virus und damit verbundenen COVID-19 Erkrankungen erfordern schnelle und entschiedene Reaktionen.

Eine der effektivsten Möglichkeiten zur Unterbrechung von Infektionsketten ist hier neben Hygienemaßnahmen wie regelmäßigem Händewaschen das sogenannte “Social Distancing”, bei dem Ansteckungsmöglichkeiten durch das Minimieren von persönlichem Austausch reduziert werden. Neben der Absage von Großveranstaltungen wie Konzerten gehört hierzu natürlich auch die Minimierung von persönlichen Kontakten am Arbeitsplatz. Eine gute Zusammenfassung zur Begründung der Maßnahmen finden Sie hier.

Welche Maßnahmen Arbeitgeber treffen sollten

Neben öffentlichen Einrichtungen wie Schulen und Universitäten und Veranstaltungsräumen wie Messen oder Clubs ist der Arbeitsplatz ein vorherrschender Ort zum Austausch mit anderen — und damit auch ein Raum, der Infektionsketten unterstützt.

Um diese Infektionsmöglichkeiten zu eliminieren sind Arbeitgeber angehalten, Büropräsenz zu minimieren und auf Arbeit aus dem Homeoffice umzustellen.

Wir bei Loopline haben seit dem 12.03. ebenfalls komplett auf Büropräsenz verzichtet und auf Remote Work umgestellt. Uns ist bewusst, dass wir als Digitalunternehmen für ein solches Vorgehen natürlich prädestiniert sind und unsere flexiblen Arbeitsplätze haben in der Vergangenheit schon ausreichend Gelegenheit für “Testläufe” gegeben. Im Folgenden möchten wir einige unserer Erfahrungen teilen, und möglichst viele Unternehmen zu ähnlichen Schritten befähigen.

Auch so ein Arbeitsplatz kann die Kreativität fördern

Das sollte bei der Umstellung auf Homeoffice-Arbeit beachtet werden

Gerade Unternehmen, die bisher noch keinen überwiegend aus dem Homeoffice arbeitenden Teil der Belegschaft haben, sollten die folgenden Tipps für effizientes Remote-Arbeiten beachten:

1) Arbeitsplatz:

Neben jobspezifischen Anforderungen sind hier vor allem folgende Dinge wichtig:

• Gute Internetverbindung: Unternehmen mit vielen Mitarbeitern in Gegenden mit schwach ausgebauter Internetinfrastruktur können u.U. mobile Hotpsots zur Verfügung stellen.
• Zugriff auf wichtige Daten: Achten Sie darauf, dass Mitarbeiter Zugriff auf wichtige Daten behalten. Wenn diese bisher nur über das Büronetzwerk erreichbar waren, richten Sie schnellstmöglich die Möglichkeit für einen VPN-Zugriff ein.
• Monitor: Genug Bildschirm macht in vielen Tätigkeiten einen großen Unterschied für die Produktivität. Unternehmen sollten hier flexibel sein und Mitarbeitern z.B. freistellen, den Bildschirm aus der Firma zeitweise für das Homeoffice auszuleihen.

Auf andere Faktoren hat die Firma weniger Einfluss. Hierzu zählen Ergonomie, Lichtverhältnisse, Ruhe etc. Das Gebot der Stunde ist auch hier: Flexibiltät und Vertrauen, dass die Mitarbeiter sich für sie nutzbare Verhältnisse schaffen.

Ein guter Homeoffice Arbeitsplatz ist die Grundlage für effektives Arbeiten

2) Abstimmungseffizienz erhalten:

Auch aus der Ferne sind mündliche Abstimmungen einer der effizientesten Wege zur Kommunikation. Der beste und effizienteste Weg, Meetings zu virtualisieren sind Videotelefonie-Plattformen. Bewährte Anbieter sind hier u.a. Zoom, Join.me und Webex. Sollte Ihr Unternehmen in der Microsoft oder Google Welt leben, gibt es hier mit Microsoft Teams und Google Hangouts auch direkt einsetzbare Bordmittel. Vorteil: Bei der Videotelefonie gehen auch nonverbale Signale in der Kommunikation nicht verloren.

3) Ergebnissteuerung durch agile Ziele:

Remote Work erfordert ein Umdenken in der Mitarbeitersteuerung. Physische Anwesenheit als “Fleißindikator” fällt weg — im Idealfall steuern Manager Ihre Mitarbeiter daher primär über Ergebnisse. Das funktioniert am besten über klare und agile Ziele. Diese können individuell oder auf Teamebene festgelegt werden. Ein Tracking erfolgt im Idealfall mindestens auf Wochenbasis. Wichtig ist, dass die Ziele agil bleiben, das heißt auch flexibel sich ändernde Realitäten im Geschäftsablauf abbilden können. Für Mitarbeiter ergibt sich der Vorteil immer klar kommunizierter Prioritäten.

Hierfür bietet sich die OKR-Methode an. Sie ist schnell und flexibel einsetzbar, und erlaubt auch ohne viel Training eine schnelle Implementierung von ergebnisgesteuerter Führung. Unterstützen können hier digitale Tools wie Loop Now.

Agile Ziele erlauben schnelle Reaktionen auf externe Gegebenheiten

4) Mitarbeiter durch regelmäßiges Feedback involviert halten:

Engagierte und motivierte Mitarbeiter sind produktiver und kreativer, Eigenschaften auf die Unternehmen gerade in schwierigen Zeiten angewiesen sind. Gleichzeitig wird es für Manager aber aus der Ferne schwieriger, sich auf ihr Bauchgefühl zur Mitarbeiterstimmung zu verlassen. Kontinuierliche kleine, digitale “Puls-Checks” zur Mitarbeiterzufriedenheit helfen hier, schnell auf Veränderungen zu reagieren und die besten Mitarbeiter auch im Home Office engagiert zu halten. Mitarbeiter bekommen so auch eine Plattform, konkrete Verbesserungsvorschläge einzubringen.

Beispiel: Pulschecks mit Loop Now

5) Teams effizient halten:

Auch in Teams erfordert verteiltes Arbeiten Tools, die mögliche Hürden für die Zusammenarbeit transparent machen. Regelmäßige Befragungen zu Themen wie:

• Haben wir aktuell Blocker?
• Stimmt die Kommunikation im Team?
• Sind wir im Zeitplan?
• Stimmt die Work-Life-Balanche

sorgen dafür, dass die Zusammenarbeit auch ohne den täglichen persönlichen Kontakt reibungslos läuft. Ergebnisse werden hier idealerweise regelmäßig transparent im Team besprochen.

Beispiel: Projektübersicht mit Loop Now

6) Bindung und Motivation erhalten:

Team Traditionen wie gemeinsame Drinks am Freitag, Allhands-Meetings oder Q&A Termine mit der Geschäftsführung sollten unbedingt weitergeführt werden — nur eben virtuell. Damit erhält man die positiven Elemente der Firmenkultur. Es fällt schon das gemeinsame Mittagessen weg. Solche Termine sind dann oft der einzige “Kleber”, der die Belegschaft auf menschlicher Ebene zusammenhält.

Wie wir hier helfen können

Mit unserer Cloud-Software “Loop Now” stellen wir Unternehmen ein in Minuten einsatzbereites Werkzeug zur Verfügung, das bei einigen der oben genannten Punkte wichtige Unterstützung leistet. In einer Software unterstützen wir bei:

• OKR Management für Team- und Individualziele
• Regelmäßige Pulschecks zur Mitarbeiterzufriedenheit
• Team-Feedback zur Effizienzsteuerung für Teams

Dabei legen wir besonders viel Wert auf eine Implementierung, die sowohl mobil verfügbar, als auch besonders einfach in der Anwendung ist. Damit können wir Unternehmen und Teams sehr schnell in die Lage versetzen, einige der wichtigsten Herausforderungen von Remote-Work zu meistern.

Unsere Entscheidung: Loop Now kostenlos für alle Unternehmen, die auf Remote Work umstellen

Die zur Eindämmung von COVID-19 nötigen Einschränkungen der nächsten Wochen werden die deutsche Wirtschaft vor große Herausforderungen stellen. Wir bei Loopline haben beschlossen, dass wir dabei unseren Beitrag zur Unterstützung von Unternehmen leisten möchten. Um die Umwälzungen der nächsten Monate zu vereinfachen, stellen wir Loop Now allen Unternehmen, die auf Homeoffice Arbeit umstellen für die nächsten drei Monate kostenlos zur Verfügung — no strings attached. Wir hoffen, dass sich die Situation bis Sommer entspannt hat. Unser Angebot ist daher zunächst bis zum 15. Juni 2020 begrenzt. Aber keine Angst — zur Registrierung ist keine Kreditkarte nötig und Unternehmen, die ihn danach nicht mehr benötigen können den kostenlosen Account zum 15. Juni einfach auslaufen lassen.

Wenn wir Ihnen bei der Umstellung helfen können, buchen Sie hier einfach einen Termin für einen kurzen Videocall, in dem wir Sie durch die wichtigsten Funktionen führen und Ihren Account für Sie erstellen.

Für unsere Bestandskunden verzichten wir auf eine Berechnung von in diesem Zeitraum zusätzlich hinzugebuchten Mitarbeitern.

Wir freuen uns darauf einen kleinen Beitrag zu leisten damit wir alle gemeinsam gestärkt aus den nächsten Monaten hervorgehen!