Firmenevent planen
Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aspekte, wenn Sie Ihr Firmenevent planen. Warum? Damit Sie Ihren Kopf behalten, auch und wenn es stressig wird. Nur der, der einen Plan hat und diesen verfolgt, ist erfolgreich. Damit Ihnen also die Eventplanung leichter von der Hand geht, habe ich Ihnen in dieser Anleitung die — wie ich finde — wichtigsten Punkte beschrieben.
Und nun? Ran an die Planung!
Weniger ist mehr, das bewahrheitet sich auch bei der Eventplanung.
Firmenevent planen heißt: Gute Vorbereitung
Diese Aspekte können (sollten) Sie bei Ihrer Eventplanung berücksichtigen:
Firmenevent planen mit den passenden Vorbereitungen
Bevor das Firmenevent starten kann, sollten wichtige Fragen zu Beginn geklärt werden, wie da wären:
Wer übernimmt welche Aufgaben?
Es kann sehr nervig sein, wenn alle Last bei nur einer Person liegt. Daher tut es gut, diese auf mehrere willige Personen zu verteilen. Doch dazu bedarf es einer klaren Aufgabenverteilung. Dies bedeutet, dass jeder der bei der Planung hilft, weiß, was wer zu tun hat und bis wann.
Jemand übernimmt beispielsweise die technische Vorbereitung, da er sich gut damit auskennt. Dafür übernimmt ein anderer das Catering, weil ihr Schwager ‘zufällig’ eine Catering-Firma besitzt. So erleichtern Sie sich nicht nur die Arbeit, wenn Sie das Firmenevent planen, sondern stärken zugleich auch das kollegiale Miteinander, weil alle zusammenarbeiten!
So wird das geplante Firmenevent bereits ein Erfolg, weil es eine Mannschaftsleistung ist, da alle daran arbeiten. So wird niemand ausgegrenzt und alle freuen sich auf einen tollen Abend. Denn das ist der Mehrwert, wenn man zusammenarbeitet. Alle packen mit an.
So wie Sie nun willige Kollegen mit einbinden, so sollten Sie auch möglichen Dienstleistern rechtzeitig mitteilen, welche Aufgaben sie haben. Das bedeutet, dass Sie ihnen nicht nur mitteilen, wann und wo die Veranstaltung stattfindet, sondern auch welche Vorbereitungen vorab getroffen werden müssten und ob es Fristen gibt, die unbedingt eingehalten werden müssen. Eventuell gibt es auch Sonderwünsche, die erfüllt werden wollen, da sie zum Erfolg des Firmenevents beitragen. Damit beispielsweise der Aufbau der Technik oder das Aufbauen des Buffets pünktlich funktioniert, muss frühzeitig daran gearbeitet werden.
Dazu gehört jedoch auch, dass Sie mit allen Dienstleistern eine Art Plan-B entwerfen, der es ermöglicht, auf unvorhergesehene Probleme zu reagieren. Denn niemand möchte das Firmenevent absagen müssen, nur weil ein Koch krank geworden ist oder weil eine Box des Soundsystems nass geworden ist.
Daher tut gute Planung im Voraus sowie ein Überblick über die Arbeiten gut, da Sie nicht nur an alles denken, sondern auch der Gefahr aus dem Wege gehen, dass Sie inmitten der Planung Ihren Kopf vor lauter “was war noch”-Gedanken verlieren.
Sie sollten wissen, ob es sich um eine Weihnachtsfeier, ein Sommerfest oder um die alljährliche Betriebsfeier der Firma handelt. Denn je nachdem, was gewünscht wird, müssen Sie verschiedene Vorbereitungen treffen. Doch nicht nur das, auch das Budget richtet sich nach dem Event selbst. Stellen Sie daher sicher, dass auch Ihre Kollegen verstehen, um welches ‘Thema’ es sich handelt und klären ab, welches Budget für das anstehende Firmenevent zur Verfügung steht.
Gäste und Mitarbeiter einladen - sonst kommt niemand
Ungefähr zwei Monate vor dem eigentlichen Firmenevent sollten Sie und Ihre Kollegen mit den Planungen fertig sein. “Warum?”, fragen Sie sich in diesem Moment.
Denn Sie brauchen genügend Zeit und Vorlauf, die Einladungs-mails und auch Einladungskarten zu versenden. Doch der wahre Grund kommt nun: Nachdem Sie die Einladungen versandt haben, warten Sie auf die eintrudelnden Antworten! Und das kann dauern. Wenn Sie bereits ein Event geplant haben, werden Sie wissen, was ich meine.
Sie schützen sich also vor dem Stress, dass Sie in Zugzwang geraten, wenn immer noch 50 Gäste keine Rückmeldung gegeben haben, Sie aber das Buffet absegnen müssen. Doch was, wenn Sie das nicht machen?
Wenn Sie die Einladungen erst zehn Tage vor Beginn des Firmenevents versenden, riskieren Sie, dass womöglich wichtige Teilnehmer absagen könnten, weil das Firmenevent so kurzfristig für sie ist, da sie erst jetzt die Einladung erhalten haben. Schließlich kann es auch passieren, dass die Einladung mal verloren geht oder sogar im Spam-Ordner landet. Ja, sowas kann passieren.
Wann das Firmenevent stattfindet? — Nachdem Sie erfahren haben, dass es wichtig ist, die Einladungen besser früher als später zu versenden, ist es unabdingbar, dass Sie und Ihre Firma den Veranstaltungstermin möglichst so legen, dass auch alle kommen können. “Spielt doch keine Rolle, wann das Event stattfindet”, mögen Sie sich denken. Dann widerspreche ich und bitte Sie darüber nachzudenken, weshalb die Bundestagswahl an einem Sonntag stattfindet… Hinweis: Die meisten haben an einem Sonntag mehr freie Zeit.
Eine weitere Hilfestellung kann sein, dass Sie auf den internen Firmenkalender achten, um Überschneidungen mit wichtigen Presseterminen, Vorstandssitzungen oder Messeveranstaltungen zu vermeiden! Schließlich wollen Sie nicht riskieren, dass Mitarbeiter nicht kommen können, weil sie zu dem Zeitpunkt bei einer Produktvorstellung sind.
Passende Location für das Firmenevent? — Nicht nur der Termin ist wichtig für den Erfolg Ihrer Veranstaltung, sondern auch der Ort - die Location!
Im Grunde genommen gilt für die perfekte Location, dass sie so gelegen ist, dass sie für alle gut zu erreichen ist und dass sie perfekt für die entsprechende Gästezahl ist. Da nicht alle ein Auto besitzen, sollte die Location auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein. Sonst müssen Sie damit rechnen, dass Gäste absagen, weil der Weg ein Hindernis darstellt. Ein Lage- und Fahrplan kann nicht schaden und hilft den meisten Gästen, sich zurechtzufinden und eben nicht herumzuirren. Fügen Sie diesen Plan möglichst noch Ihren Einladungen bei, das ist toller Service!
Die Location sollte nicht zu groß und nicht zu klein sein. Warum? Wenn die Location klein ist, dann fühlen sich die Gäste während der Veranstaltung eingeengt. Ist sie zu groß, fühlt man sich irgendwie unwohl und unsicher aufgrund der geringen Anzahl an vorhandenen Gästen.
Vielleicht haben Sie auch in Ihrer Firma geeignete Räumlichkeiten, die sich als Location für Ihr Firmenevent eignen. Doch das hängt auch davon ab, welche Ausstattung Sie für das Event wollen und brauchen. Wie viel Bestuhlung, Tische, Beleuchtung oder auch Dekorationen wünschen Sie? Vielleicht lohnt sich dann doch eher eine externe Location, wenn diese die gewünschten Ausstattungen abnimmt. Somit erleichtern Sie sich die Planung des Firmenevents und reduzieren den Mehraufwand.
Ohne Unterhaltung läuft nichts - Unterhaltung bedeutet nicht ausschließlich, dass Showacts für Firmenevents gebucht werden. Es ist ebenso unterhaltsam, wenn Sie als Veranstalter ein Motto für das Event vergeben. Denn eine Mottoparty bildet auch so etwas wie einen roten Faden für Ihr Event. Ein solches Motto kann sowohl lustig sein, wie auch professionell, ungewöhnlich und sich um ein Produkt bzw. ein Kundenevent handeln. Es kommt also darauf an, welches Ziel Sie mit Ihrem Firmenevent beabsichtigen. Denn das Motto - wenn Sie eines vergeben - richtet sich nach dem Ziel, das Sie verfolgen.
Daran denken die meisten Veranstalter nicht, aber Sie!
Planen Sie Höhepunkte mit ein. Solche Highlights können Festreden, Eröffnungsreden oder auch Produktpräsentationen sein. Wenn Sie für weitere Unterhaltungselemente gesorgt haben, wie z.B.: Bands oder extra gebuchte Künstler, müssen diese um die zentralen Höhepunkte arrangiert werden. Denn natürlich sollten die zentralen ‘Firmeneigenen’ Highlights hervorstechen und nicht im Unterhaltungsjungle untergehen.
Dazu gehört auch, dass Sie sich ‘erneut’ überlegen, ob Ihre Gäste bereits bei einem Sektempfang angenehm unterhalten werden oder ob es zu einer eigenen Bühnenshow kommen soll. Vielleicht soll auch am Tisch direkt unterhalten werden. Es kommt wie immer darauf an, was Sie wollen und wie Sie dies am besten ‘für alle’ umsetzen.
Das Catering - Essen wird aufgetischt
Wenn Sie Ihr Firmenevent planen, dann muss für gutes Essen gesorgt sein!
Wissen Sie noch, dass Sie bei Ihrer Eventplanung davon profitieren, wenn Sie frühzeitig die Einladungen versenden? Auf diesen laden Sie Ihre Gäste nicht nur ein und verschicken zeitgleich einen Lageplan mit, sondern bitten auch um die entsprechende Auswahl des Essens. Wird Buffet oder Menü bevorzugt? Und wenn ja, sollen auch vegane und oder vegetarische Gerichte angeboten werden? Gibt es vielleicht einige Gäste, die allergisch auf bestimmte Zutaten wie z.B. Gluten reagieren? Schließlich soll es beim Essen zu keinerlei Pannen kommen, nicht wahr?
Wenn Sie diese Checkliste als Ratschlag dafür hernehmen, Ihr Firmenevent zu planen, dann brauchen Sie keine Angst davor haben, dass Sie die Fehler begehen, die Sie eigentlich vermeiden könnten.
