Eisenhower Matrisi ile Gün 24 Saatten Daha Fazla!
Günler çok hızlı mı akıyor? Sana da yılın başı sanki dün gibi mi geliyor?
Şimdi bir düşünelim;
Bir önceki günden programını hazırladın, sabah motive bir şekilde uyandın, hazırladığın programı uygulamaya geçtin her şey çok güzel gidiyor hatta o kadar güzel gidiyor ki “Ohhoo akşam film bile izlerim.” diyorsun. Zaman ilerliyor seni bir panik basıyor, günün başında üstesinden gelirim hatta keyif bile yaparım dediğin o programdan bir şeylerin yarına kalacağına eminsin. Saate bir bakıyorsun 24 saatten sadece uyumaya vakit kalmış. Bir de başarısızlık hissi…Kendini sorgulamaya başlıyorsun ben nerede hata yaptım da bugün planladığım programı istediğim gibi tamamlayamadım?
Belki de zaman yönetiminde bir hata yaptın. Önceliklendirme yapmadığın için, senin için çok önemli olmayan bir konu hakkında enerjini ve vaktini çok harcadın.
Günlük verimliğini arttıracağını, kendi potansiyeli ortaya koyarken sana yardımcı olacağını düşündüğüm bir konudan bahsetmek istiyorum. Ama ilk olarak baş karakterimizden, bu konunun ilham kaynağı olan ABD Başkanı Dwight D. Eisenhower’dan bahsedelim.
Eisenhower Kimdir?
Eisenhower, 1953–1961 yılları arasında ABD’nin 34. Başkanıydı. II. Dünya Savaşı sırasında Avrupa Müttefik Kuvvetleri’nin Başkomutanı olarak görev yaptı. İnanılmaz üretken bir hayatı vardı ve bu üretkenliğini yıllarca sürdürebilmeyi başarmıştı. Yoğun iş temposunun yanında yağlı boya ve golf gibi hobilerine de vakit bulabiliyordu. Eisenhower’ın bu başarısının arkasında basit ama akıllı bir üretkenlik sistemi vardı; Eisenhower Matrisi . Bu sistem, görevleri aciliyet ve önem derecelerine göre dört kategoriye ayırarak zaman yönetimi ve karar verme sürecini kolaylaştırır.
1- Acil ve Önemli - Hemen Harekete Geç: Bu işler yaşamla son derece ilgili olan acilen gerçekleşmesi gereken görev veya kriz durumları olabilir. Genellikle 24 veya 48 saat içinde yapılması gereken işlerdir.
Hızlı eylem gerektiren herhangi bir aktiviteyi belirle. O gün o görevi yerine getirmezsen ortaya çıkabilecek ciddi sonuçları da görev olarak düşün.
Küçük Bir Bilgi: Önceliklendirme sırasında yararlanabileceğin başka bir yaklaşım ise Mark Twain’in “eat the frog” ilkesidir. En acil aktiviteleri uyanır uyanmaz yapmayı önerir.
2- Acil Değil ve Önemli - Ne zaman yapacağına Karar Ver: Bu kategorideki işler önemli ancak acil değildir. Genelde son bir tarihi olmayan uzun vadeli hedefler ve görevlerdir. Acil ve önemli kısımdaki işleri yaptıktan hemen sonra bu kısma geçmelisiniz. Bu gruptaki işler genellikle kendi isteklerinizle ilgilidir. Kişisel ve mesleki anlamda hedefinize yaklaşmanızda önemli rol oynar.
Bu görevlere örnek olarak; meditasyon, günlük tutma, ders çalışma, aileyle zaman geçirme veya spor yapma olabilir.
3- Acil ama Önemsiz - Delege et: Bu gruptaki işler çok önemli olmayan ama kısa sürede tamamlamanız gereken işlerdir. Sizin belirlemediğiniz şekilde ortaya çıkan planlanmamış işler de bu gruba girer. Takım çalışmasının devreye girdiği yer burasıdır. Bu işleri bir başkasına devretmek size daha önemli işleri yapabilmeniz için zaman kazandıracaktır. Tabi takım arkadaşınıza devrettiğiniz bu işin durum kontrolunu yapmalısınız.
4- Acil Değil ve Önemsiz — Daha sonra yap veya yapma: Bu gruptaki işler hedefleriniz için önemli olmayan ve acil olmayan işlerdir. Yapsanız da olur ama yapmazsanız hayatınızda bir fark yaratmayacak işlerdir. Üretkenliğinize zarar verebilir.
Sürekli sosyal medyayı ve mailleri kontrol etmek bu kategoriye örne olabilir.
Peki Bu Matrisi Nasıl Kullanacağız?
1- Öncelikle bir yapılacaklar listesi oluşturmalıyız.
2- Listedeki eylemleri aciliyet ve önem sırasına göre sınıflandırmalıyız.
3- Acil ve önemli kategorisinde olan eylemleri de kendi içinde sıralamayız. Mark Twain’in “Sabah ilk iş canlı bir kurbağa ye, böylece günün geri kalanında daha kötü hiçbir şey olamaz.” cümlesindeki kurbağa bizim matrisimizdeki en acil ve önemli olan eylem. Önce bizi korkutan ve zorlayacağını düşündüğümüz işlerini halletmeliyiz ki ertelemeden kaynaklı olabilecek baskı günümüzü meşgul etmesin.
4- Hiçbir şey yapmadığın düzenli zamanlar oluşturmalıyız. YouTube CEO’su Susan Wojcicki kendine, maillerini 18:00–23:00 arasında kontrol etmemek için bir kural oluşturmuştur. Bunun sebebi ise ailesiyle kaliteli vakit geçirmek.
Bir sonraki görev için enerji seviyemizin yenilemenmesini ve motivasyonumuzun artmasını sağlayamak için işimizin dışında aile arkadaş gibi sosyal ilişkilerimize ve hobilerimize de zaman ayırmalıyız.
Kaynakça:
