Estruturando um time de User Experience em um ambiente fora do contexto ágil

Como e porquê aceitei o desafio

Estava na Vivo há algum tempo quando aceitei o desafio Terra. A nova posição dava match com meu momento de carreira, propósitos e de brinde voltaria para e-commerce, onde eu adoro atuar.

Então eu fui. Com muito brilho nos olhos e vontade de fazer acontecer.

O Terra, além de ser gigante como portal (e querido) tem uma frente de produtos digitais que marcaram a história da internet no Brasil. São milhares de clientes e dezenas de produtos que fazem parte do nosso dia a dia aqui na Vivo/Terra.

Minha recepção na equipe muito acolhedora, o que de cara já traduziu os bons valores de uma diretoria muito especial.

Além de meu novo gestor, havia duas pessoas para liderar em meu novo time: Pedro, como Product Designer e Paulo, como Desenvolvedor.

Meus discípulos fiéis.

Que os jogos comecem

Embora o Terra seja 100% digital, aqui também tínhamos o mesmo desafio de muitos designers por aí: a baixa maturidade ágil e de UX.

Me deparei com rotinas desorganizadas no meu time (por falta de coordenação mesmo, acontece), algumas responsabilidades que não deveriam ser nossas (tipo peças de comunicação ???). Entretanto, o mais complicado mesmo era a sensação que o time tinha: fazer, fazer e não sentir que está entregando valor.

Após conversar com o pessoal e analisar o cenário interno e de relacionamento com as áreas, cheguei à conclusão de que não daria muito tempo para organizar a ‘casa’ antes de colocar a mão na massa pois havia muito a ser feito com prazos e expectativas estabelecidos previamente. Então fui ‘por partes’ afim de melhorar o dia a dia e sentimentos em relação ao trabalho também. Aqui vão elas:

1) Briefings

Os pedidos chegavam por todas as partes: e-mail, Teams, WhatsApp, conversa de corredor, aviãozinho… Pense em um cenário onde havia ao menos 30 páginas em produção para controle dos três mosqueteiros aqui. Páginas cujas alterações eram, em sua maioria, feitas de maneira mais manual possível (herança dolorida de estrutura).

Receber briefing parece coisa simples mas em menos de 1 ano foram mais de 100 abertos, sem contar nos projetos tocados em paralelo. Então foi uma excelente maneira de consolidar, compartilhar todas as infos internamente e priorizar tudo.

Esse modelo nos prometeu pouco e nos entregou muito, em curto prazo.

Como fizemos o briefing: via Forms. Compartilhamos com todas as equipes demandantes que toparam o novo formato sem pestanejar (obrigada, pessoal).

2) Scrum

Há quem diga que não funciona. Que já está ultrapassado.

Mas o bom e velho Scrum ainda ajuda muita gente. Por aqui não foi diferente. Adaptamos à nossa realidade aqui no time, utilizamos um controle no planner — onde depositamos as entradas dos briefings e projetos, estimamos tarefas com fibonacci e entramos de cabeça nos ritos (planning, review, retrô e daily).

Não vimos necessidade de fazer dailys de 15min como dita a regra. Afinal, uma das maiores dores do time era o excesso de reuniões.

Então combinamos assim: todo dia pela manhã, trocamos as mensagens no Teams com: o que fiz ontem, o que farei hoje, se tem algum impedimento rolando e fim. (Atenção: sempre analise se isso faz sentido para o teu time. Existem atividades, áreas e realidades que não condizem com esse report e isso pode gerar mais stress no time do que ajuda. Pergunte ao seu time, sempre).

A ‘beleza’ do ágil está mesmo na flexibilidade e rápida adaptação. E está tudo bem com isso até hoje por aqui.

3) 1:1

Um papinho, mensal.

É muito importante se soubermos conduzir. No nosso time é um momento de troca de experiências, sentimentos e expectativas.

O 1:1 serviu, além de um momento para clichês de feedback, como um tempo para conhecer e criar conexão, individualmente. Essa agenda é sempre sagrada e reservada. Se eu não souber o momento de vida de quem está no time, de forma natural, a gestão fica comprometida somente com a produtividade — e vamos combinar que isso não é bom.

Já foram inúmeros 1:1, muito choro, muita risada mas, especialmente, conexões cada vez mais sólidas com esse time lindo.

4) PDI

As pessoas do teu time têm clareza de onde querem chegar profissionalmente? A maioria eu tenho certeza de que tem uma “ideia” mas nada concreto, certo? Pois bem.

O PDI era uma lenda para mim até conhecer um mentor incrível que passou pela minha carreira (Alô Felipe Ratti, você é fera).

Através de criação e entendimento do meu próprio plano de desenvolvimento individual, a minha cabeça abriu: não dá para me “imaginar” daqui x anos sendo CEO sem um plano e, além disso, sem meus porquês.

Pessoas, características, motivações, metinhas e metonas, tudo faz parte de algo que temos que tirar da cabeça e passar para o papel, ver onde queremos chegar.

O PDI de cada um por aqui levou tempos diferentes para serem concluídos. Sem pressão, temos um plano em andamento para cada um, onde sirvo como ajuda no processo. Esse material é algo individual, independe da empresa, requer apenas o profissional e o que ele quer fazer da carreira dele.

Funciona para mim.

Funciona para eles.

Pode funcionar para vocês. Testem, sério.

Falei demais já. Mas, e agora?

Em sua maioria, é assim que nos organizamos por aqui. Processos, papos e vontade de fazer acontecer.

Nossos desafios aqui são diários e sempre nos questionamos, juntos, sobre o propósito de cada entrega. Nem todas são de nossa vontade (não me diga que isso não acontece por aí porque não vou acreditar), mas a maior parte delas — ainda bem — no traz uma grande sensação de realização e entrega de valor para nosso querido Terra.

Hoje somos: Eu, Pedro (PD), Paulo (FRONT), Barbara (PD), Raisa (CX) e Alice (SEO). Um time de design de experiência interdisciplinar MUITO conectado e engajado. ❤

(Separando tempo para escrever mais sobre os outros processos ainda, aguardem).