適合公司營運的 SaaS 服務推薦

看到 布丁 hlb 分享 InfuseAI 的日常工作和 Remote工作使用的 tool 都滿棒的。

我也想藉著回應他的文章,分享一下工作上使用過和使用中的 SaaS 工具。希望也能和朋友交流一些好用的 SaaS 服務的經驗。並且也會在文末介紹我覺得台灣最棒的一家 SaaS 服務商 — Ragic!

溝通工具: Slack、G Suite (Gmail)

最近有機會和新創團隊聊到,即使他們還是小團隊,明明公司同仁都在 Line/Facebook 上,這樣溝通比較有「效率」,為什麼我還會建議需要為工作與私人使用選擇不同的溝通工具,還需要用 Slack 呢?

在新創環境,應已不少朋友可體會 Slack 等工作用途工具的優點及公私分明的必要,我還是想贅述一下,我認為即使團隊還在草創階段,都可以開始採用。

  • 聚焦:在公司的工具上討論,較能引導溝通內容聚焦工作內容本身。好比工作上使用 Slack,搜尋或 star 重要內容時,不會像一般 consumer 類的聊天工具不同的 UX,很容易訊息就被沖走。
  • 溝通內容隸屬公司資產:這點是我覺得最重要的精神,這些工作上相關的溝通內容是屬於公司資產,公司的 owner 和團隊都應有這樣的心態。工作上用的 Slack、Gmail 內容,不論有新人 on board 想知道之前的討論(可能需 upgrade 版本)或遇到員工離職,只要對話和檔案不被該員工刪除,這些記錄和檔案都可被存在公司帳號中,也可以由繼任的主管和員工接手。

我是認為「效率」有時候不見得是指當下溝通的速度,而是建立一個工作流程和系統時,當窗口換人時,都能在軌道上維持溝通。

CRM Email Integration: Hubspot、Propeller CRM

如果平常在 line/messenger 覺得知道對方「已讀」功能很重要的話,可試試 Email CRM integration 的系統。我使用過這兩個 Email integration 的 gmail chrome extension,(Hubspot 就是暢銷書「獨角獸與牠的產地」作者待的那家公司),這類服務有幾個基本功能:

  • 開啟Email Tracking 功能時 — 寄 email 時,可以收到對方開信的 chrome notification。建立 contacts 後,可以在系統記錄 contacts 相關資訊和洽談進度,並公開給同事。當公司內部有其他同事也在跟同一位客戶聯絡時,可以知道洽談的信件內容。尤其當公司遇到不同部門在跟其他單位同一個窗口聯絡時,至少不會被覺得自己公司內部都沒有統一口徑。
  • 整合 CRM 系統
  • 預設 Email template,算簡單的小功能

視訊開會:Zoom、Google Hangout、Skype

這一年遇到需要 con-call 的機會,幾乎都改成使用 Zoom。

工作管理:Trello

工作上我只用過 Trello,個人的 To-do List 之前用 Any.do,最近改用 Todoist。

傳送重要檔案:DocSend、Caplinked

DocSend 是我滿推薦的,也有滿多 startups 用 DocSend 送 pitch deck 給投資人,檔案送出後,能像 web analytics 般追蹤與分析文件被誰開啟、在某一頁看了多久,另外可以做版本控制,不用擔心收件人看到舊版檔案,也可以依據不同收件人需求,給出不同的連結,也可以抓到檔案的流向。

如果更重要的檔案,好比投資合約,需要控管更細的使用者權限和版本,Caplinked 是更 secured 的 virtual data room,可以做到更細的追蹤與分析。

電子簽章:DocuSign、HelloSign

比較常被 assign 用HelloSign,就如一般電子簽章服務,可以設定要給誰簽,單向、雙向或多向,及簽名順序.. 等。

客服系統:Intercom

我使用的時間不長,這個在多人同時維護一個公司客服帳戶時很好,可以內部自行加上附註,assign 窗口,不會重複回覆。

OKR Management: 15Five

這個我用的時間也不長,使用時覺得是個很輕巧的系統,可以跟公司回報自己想法和目標。

Storage: Dropbox、Google Suite (Google Drive)、Box

Storage 大家比較熟悉了。

費用管理:Expensify

各種要報公帳的發票收據,app 拍照就可以做好報帳。

台灣的 SaaS 公司 — Ragic!

雖然以上寫了好多國外的服務,但偶爾提到以上的服務,會覺得新創圈的朋友未必熟悉或使用過這些服務。

所以想在最後特別一提台灣的 Saas 廠商 — — Ragic!

他們公司就是一個提供很多工作營運相關的 Saas 服務,而且國內外客戶非常多。他們主推的功能是線上資料庫表單系統,不過許多上面提到的 CRM、Email integration、簽核系統、客服系統、行事曆整合,Ragic 都有提供對應服務。推薦!