Konferenzen und das 21. Jahrhundert

Strategien für neue Konferenzformate im digitalen Zeitalter

Foto: Gregor Fischer für re:publica (CC BY-SA 2.0)

Internet und digitale Kommunikation haben den Zugang zu Wissen und die Fähigkeit zu kommunizieren und kollaborieren fundamental und nachhaltig verändert: Informationen und Wissen sind durch das Internet extrem leicht zugänglich. Zunehmend werden vormals exklusive Inhalte frei verfügbar. Durch Plattformen wie Wikipedia, Social Media, Online Netzwerke oder MOOCs wird Wissen zunehmen kollaborativ erstellt, gelernt, Inhalte diskutiert, sich online vernetzt und ausgetauscht. Die vorherige Trennung zwischen Inhalte-Produzenten und -Konsumenten ist aufgelöst: Jede/r mit Internetzugang kann sich an diesen Diskussionen beteiligen, auf Wissen zugreifen und selbst Ideen und Informationen beisteuern. Die Diskussion von Themen oder Arbeit an Projekten ist nicht mehr orts- und zeitabhängig, wenn permanent digital kommuniziert werden kann.

Unabhängig vom inhaltlichen Fokus teilen die KonferenzteilnehmerInnen meist ein gemeinsames Ziel: Lernen und Kompetenzerweiterung durch Wissenstransfer und Erfahrungsaustausch sowie den Ausbau des eigenen Netzwerkes.

Doch: wenn Kommunikation, Inspiration, Lernen, Austausch und Networking jederzeit digital möglich sind, welchen Wert haben Konferenzen im digitalen Zeitalter?

Gewandelter Kontext für Konferenzen

1.Die klar verteilten Rollen von KonferenzteilnehmerInnen lösen sich zunehmend auf: Durch Zugang zu Wissen und Ressourcen sowie Werkzeugen für Kommunikation und Kollaboration in Echtzeit sind TeilnehmerInnen nicht mehr bloß Empfänger, sondern ebenso Produzenten von Wissen und Informationen.

Speaker und Teilnehmende rücken hinsichtlich ihrer Expertise immer näher zusammen. TeilnehmerInnen sind gut informiert und anspruchsvoll, was die Inhalte von Konferenzen betrifft. Sie sind Kommunikation, Austausch und Kollaboration in Echtzeit gewohnt und bringen aus ihrem spezifischen Feld wertvolles Expertenwissen mit. Sie erwarten zunehmend Antworten zu individuellen Fragestellungen und Projekten und wollen sich mit anderen (Speaker und Teilnehmende) über Erfahrungen und Lösungsansätze austauschen, um wechselseitig voneinander zu profitieren — sich also nicht nur flüchtig kennenzulernen, sondern gezielt Netzwerke bilden.

Wenn man einen Blick auf Konferenzprogramme wirft, findet man jedoch nach wie vor häufig eine bloße Aneinanderreihung von Vorträgen und kaum andere Formate. Vergleicht man dies mit den Kommunikationsrealitäten im 21. Jahrhundert, gewinnt man schnell den Eindruck, die Konferenz ist im „Fernseh-Zeitalter“ stecken geblieben, in dem die Rollen von Sender und Empfänger klar abgesteckt waren. Obwohl Interaktion und Partizipation zur täglichen Realität der KonferenzteilnehmerInnen gehören, erleben sie auf vielen Konferenzen nach wie vor eine inaktive und überwiegend hierarchische top-down Erfahrung, in denen ihnen die Rolle der passiven Zuschauer zugeschrieben wird. Ähnliches gilt für Speaker, die überwiegend in starre Vortragsformate gedrängt werden. Darüber hinaus wird von ihnen erwartet, ihre Inhalte (zumeist als Slides) Tage vor einer Konferenz abzugeben. Dies erschwert zusätzlich die Möglichkeit, auf die Diskussionen auf einer Konferenz in Echtzeit zu reagieren oder noch unfertige Gedanken zu teilen, um sich hierzu mit den KonferenzbesucherInnen auszutauschen.

Für diese Art von Erlebnis muss man nicht physisch zusammenkommen. Es werden neue Formate benötigt, die dem gewandelten Kontext im digitalen Zeitalter und den veränderten Rollen aller TeilnehmerInnen gerecht werden. Diese Formate müssen auf Interaktion fokussieren, um die Bedürfnisse nach Austausch, Lernen und Networking von KonferenzteilnehmerInnen zu befriedigen.

2. Im Zeitalter von Digitalisierung & Internet steht der temporäre physische Konferenzraum gegenüber einem permanenten digitalen Raum. Konferenzen finden im Kontext einer digitalen zeitliche Ausweitung der Konferenz (vor & nach der Konferenz) sowie einer permanenten digitalen räumlichen Ausweitung (parallel zur Konferenz) statt.

Kommunikation und Austausch laufen im digitalen Zeitalter permanent (365 Tage im Jahr), also auch an jenen Tagen, an denen eine Konferenz nicht stattfindet. Dies können Konferenzen nicht ignorieren bzw. hat dies eine Auswirkung auf den Informationsstand ihrer TeilnehmerInnen, auf die Debatten und Themen: Warum sollte man mit einer Diskussion, einem Austausch bis zur Konferenz warten, wenn man es ganzjährig online tun kann? Zusätzlich wächst bei steigendendem Umfang von zugänglichen Informationen der Wert von Aufbereitung und Strukturierung sowie Kontextualisierung. Digital kann dies u.a. durch verschiedene Medien und Verlinkungen erreicht werden. Dies steht im Gegensatz zu einer überwiegend linearen Präsentation von Wissen (z.B. durch PowerPoint Vortragsreihen) auf Konferenzen.

Digitale Kommunikation im Vergleich zu Konferenz Kommunikation

Die Erweiterung des physischen Konferenzraums durch den Digitalen findet zeitlich nicht nur vor und nach der Veranstaltung statt, sondern ebenso parallel dazu: Es entsteht ein permanenter digitaler Austausch während einer Konferenz (z.B. via Social Media) zwischen den KonferenzteilnehmerInnen und Speaker, aber mit und zwischen Interessierten, die nicht anwesend sind. Hierdurch entsteht ein Echtzeit-Effekt, da eine laufende Veranstaltung in nahezu Echtzeit verfolgt werden kann, auch wenn man nicht vor Ort ist. Somit tritt neben dem physisch anwesenden TeilnehmerInnen ein digitales Publikum, das eine Konferenz ebenso wahrnimmt und beurteilt.

Erweiterung des physischen Konferenzraums durch einen digitalen Konferenzraum

Hierdurch wird Feedback und unter dem unmittelbaren Eindruck der Konferenzerlebnisse digital in Echtzeit (überwiegend via Social Media) vermittelt. Im Gegensatz zu einer Feedback-Email, welche die TeilnehmerInnen zumeist erst Tage (oder z.T. erst Wochen) nach einer Konferenz erhalten und nach ihrem Feedback befragt werden.

Dieser Echtzeit-Effekt produziert zugleich eine Rückwirkung: die steigende Erwartungshaltung der TeilnehmerInnen: Wenn man eine Veranstaltung in Echtzeit miterleben kann, ohne physisch vor Ort zu sein, muss es sich für die TeilnehmerInnen einer Konferenz umso mehr lohnen, den Aufwand zu betreiben, tatsächlich anzureisen. Die Veranstaltung muss einzigartig sein und etwas bieten, das man nur erleben kann, wenn man wirklich dabei ist. Gleiches gilt für die zukünftigen TeilnehmerInnen, die auf eine Konferenz via Social Media aufmerksam geworden sind und beim nächsten Mal unvermittelt dabei sein wollen, sowie für die TeilnehmerInnen, die eine Konferenz erneut besuchen: Sie alle kommen mit gesteigerten Erwartungen: zwar wiederzuerkennen, was sie gewohnt sind und wertschätzen, zugleich jedoch überrascht werden zu wollen und eine neue bzw. neuerfundene Konferenz vorzufinden.

Vor dem Hintergrund der digitalen Erweiterung des Konferenzraumes und dessen Rückwirkungen werden neue Strategien benötigt, diesen digitalen Raum — vor und nach sowie während einer Konferenz — zu bespielen, um den TeilnehmerInnen neue Möglichkeiten der Interaktion (und damit Austausch, Lernen und Networking) zu ermöglichen.

3.Der physisch neutrale Konferenzraum bietet keinen Mehrwert. Digitale Räume wirken auf physische Räume zurück.

Wenn Interaktion, Austausch und Networking ganzjährig online stattfinden und andere Formate gefragt sind, damit physische Zusammentreffen einen Mehrwert behalten und die Erwartungen der TeilnehmerInnen erfüllen können, kommt den physischen Veranstaltungsräumen bei Konferenzen ebenso eine gesteigerte Bedeutung zu.

Oftmals werden Veranstaltungsräume als neutraler „third place“ charakterisiert, an dem sich zu einem beliebigen Thema getroffen werden kann. Doch müssen sich Veranstalter zunehmend fragen, welche Interaktionen und Formate ein physischer Raum unterstützen und ermöglichen muss, um einen zusätzlichen Wert zum digitalen Austausch zu bieten bzw. diesen sinnvoll zu ergänzen. Und damit auch, wie ein physischer Raum aussehen, aufgebaut und ausgestattet sein muss, um Interaktion und Austausch zu unterstützen. Wirft man jedoch einen Blick in die gängigen Konferenz Locations, gewinnt man den Eindruck, dass dem Thema Raumstrategie bzw. Szenographie nur sehr wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird bzw. Alternativen zum Setup Stuhlreihe nicht existieren. Diese mangelnde Flexibilität begrenzt wie Konferenzen ablaufen und welche Arten von Interaktionen und Formaten stattfinden können - bzw. nicht stattfinden können, wodurch Frontalbeschallung überwiegend der Standard bleibt.

Aus der digitalen Kommunikation sind die KonferenzteilnehmerInnen Austausch und Networking auf Augenhöhe (entlang von Themen statt Hierarchien) gewohnt. Die physische Erfahrung auf Konferenzen ist jedoch zumeist geprägt durch räumliche Erhöhungen in Form von Bühnen oder Trennung der BesucherInnen und Speaker durch gesonderte Backstage- oder VIP-Bereiche.

Damit ein Konferenz glaubhaft ist und Interaktion entstehen kann, müssen Themen und Veranstaltungsziele auch räumlich erfahrbar werden. Inwiefern ein „neutraler“ Raum — in dem heute eine medizinische Tagung und morgen eine Tech-Konferenz stattfinden, ohne sich räumlich wahrnehmbar zu verändern — einen inspirierenden und glaubhaften Rahmen darstellen kann, ist fragwürdig. Insbesondere vor dem Hintergrund veränderter Kommunikationsgewohnheiten, muss es sich für KonferenzteilnehmerInnen lohnen, sich auf den Weg machen, um sich physisch zu treffen. Der Konferenzinfrastruktur und -ausstattung kommt daher zunehmend die Aufgabe zu, Austausch zwischen Menschen zu ermöglichen. Hierfür werden neue Raumstrategien benötigt, um diese Interaktionen zu unterstützen.

4. Konferenzen finden in gesellschaftlichen Kontexten statt und müssen sich zu diesen positionieren. Gesellschaftliche Entwicklungen und Diskurse wirken auf Konferenzen zurück.

Weder sind Konferenzen im 21. Jahrhundert räumlich neutrale Orte, noch sind sie wertneutral. Sie werden nicht nur durch verändertes Kommunikationsverhalten beeinflusst, sondern ebenso durch gesellschaftliche, kulturelle und politische Kontexte. Konferenzen finden, unabhängig von ihren Themen, in diversen gesellschaftlichen, kulturellen und politischen Kontexten statt, zu denen sie sich positionieren müssen: So wirken sich die Themen wie Diversität und Geschlechtergerechtigkeit konkret auf die inhaltliche und räumliche Ausgestaltung aus: Inwiefern ist eine Konferenz barrierefrei gestaltet (Zugänge für Rollstuhlfahrer, Übersetzung für Gehörlose etc.) und ermöglicht somit allen Interessenten den Zugang zur Konferenz? Wurden nur die „üblichen Verdächtigen“ (zumeist männliche, weiße, mittelalte, heterosexuelle) Speaker eingeladen oder legt eine Konferenz Wert auf ein breites Spektrum von ReferentInnen und WorkshopleiterInnen? Eine klare Positionierung der Veranstalter wird von TeilnehmerInnen zunehmend erwartet und eingefordert. So wird unter dem Hashtag #allmalepanel auf all die Konferenzen hingewiesen, auf denen ausschließlich Männer eine Diskussion führen. Um nicht nur hierauf aufmerksam zu machen, sondern um diesen Zustand auch zu verändern ist die Datenbank speakerinnen.org angetreten. Absolut lesenwert ist außerdem der Artikel “Let’s get rid of all-male panels - How to create more gender equal conferences” von Manuel Großmann.

Um deutlich zu machen, das eine Konferenz eindeutig und konsequent Stellung bezieht zu Umgangs- und Verhaltensweisen, die nicht erwünscht sind und dementsprechend nicht geduldet werden, kann z.B. ein Verhaltenskodex verwendet werde (z.B. Code of Conduct der OpenTechSchool Conference). Diesem müssen alle TeilnehmerInnen einer Konferenzens (auch Sponsoren) zustimmen müssen, um für alle Konferenzteilnehmern eine belästigungsfreie Umgebung und Erfahrung zu bieten. Diese Themen mögen Veranstaltern als sekundäre Details erscheinen, doch haben sie einen enormen Einfluss auf die Inhalte, die Debattenkultur und somit die Art und Weise, wie sich auf einem Konferenz ausgetauscht werden kann, wer willkommen ist und gehört wird und die eigene Meinung und Sichtweise vertreten kann.

Strategien für Konferenzen im 21. Jahrhundert

1. Strategien für neue Konferenzformate

Um die eigene Bedeutung im digitalen Zeitalter nicht zu verlieren, müssen Konferenzen die skizzierten Veränderungen widerspiegeln und die entsprechenden Rahmenbedingungen für menschliche Interaktion schaffen, damit Lernen und Networking ermöglicht werden. Hierfür müssen Formate entwickelt werden, die auf die veränderten Rollen und Erwartungen von TeilnehmerInnen eingehen.

Neue Formate zu entwickeln bedeutet nicht, dass die klassischen Elemente wie Vorträge oder Keynotes verschwinden sollen. Es kommt hingegen auf die Mischung der Elemente an, um ein Format zu gestalten. Und diese variieren entlang der spezifischen Ziele, konkreten Inhalte sowie Erwartungen und Bedürfnissen der TeilnehmerInnen einer Konferenz. (Dabei variieren die Bedürfnisse und Erwartungen z.T. stark unter den verschiedenen Gruppen von TeilnehmerInnen — abhängig davon, ob sie als Gäste, Speaker oder Sponsoren etc. einen Konferenz besuchen.) 
Wird den TeilnehmerInnen Austausch und Networking versprochen, so muss die vorhandene „face-to-face“-Zeit tatsächlich hierfür genutzt und entsprechende Austauschformate in das Programm integriert werden, anstatt dies nur auf Pausen zu beschränken und die Verantwortung und Initiative hierfür ausschließlich den TeilnehmerInnen zu überlassen.
Und um genau dies — Interaktion — zu ermöglichen, müssen VeranstalterInnen Formate entwickeln, diese herstellen und damit etwas bieten, das allein durch digitalen Austausch nicht (oder noch nicht) möglich ist. Anstatt darauf zu vertrauen, dass sich die TeilnehmerInnen mit einem “neutralen” Multifunktionsraum (ausgestattet mit ein paar Stühlen, einer Leinwand und der Aneinanderreihung von Vorträgen) zufrieden geben und sich Austausch und Networking schon von allein herstellen. Bei der Entwicklung von interaktiven Formaten sollten die Elemente einer Konferenz dahingehend analysiert werden, ob sie das physische Zusammentreffen von Menschen erfordern, oder ob sie nicht in einem anderen Rahmen und Zeitpunkt (siehe z.B. auch den folgenden Abschnitt Strategien für die Bespielung des digitalen Raums) einen größeren Mehrwert bieten. Da dies je nach Zielen, Inhalten und TeilnehmerInnen variieren wird, kann nicht das eine neue und innovative Konferenzformat am Reißbrett entwickelt werden, sondern es benötigt individuelle Formate, die für die jeweils spezifischen Rahmenbedingungen und Ziele einer Konferenz gestaltet werden. Daher ist der aktuell zu beobachtende Trend vor die eigentliche Veranstaltung ein (zumeist nicht oder schlecht begleitetes) Barcamp zu schieben, um den gewohnten Ablauf etwas aufzulockern, sich die restliche Konferenzzeit jedoch nicht um Partizipation oder Interaktion zu bemühen, keine zukunftsweisende Formatentwicklung.

Ein spannendes Beispiel im Bereich Formatentwicklung ist das Service Experience Camp — eine Mischung aus Konferenz (mit einigen ausgewählten und inspirierenden Keynotes und praktischen Workshops zum Thema Service Design), spontanen Barcampsessions (während der Kernkonferenzzeit) durch TeilnehmerInnen sowie, um dem Motto der Veranstaltung gerecht zu werden und das Thema erlebbar zu machen, Elementen wie „Experience Walks“ zu exemplarischen Orten außerhalb der Konferenzlocation. Das Format legt viel Wert auf Interaktion und Austausch der Community — im Verlauf der 2-tägigen Konferenzen sind die Rollen fließend: TeilnehmerInnen werden zu Speakern oder WorkshopleiterInnen, geladene Speaker finden sich in den von TeilnehmerInnen angebotenen Sessions wieder.

2. Strategien für die Bespielung des digitalen Raums

Der Logik der 365 Tage laufenden Kommunikation folgend, sollten Veranstalter nicht ignorieren, dass Diskussionen zu bestimmten Themen bereits online geführt werden. Vielmehr kann dies genutzt und dahingehend ausgebaut werden, dass in der Zeit vor als auch nach einer Konferenz Inhalte digital bereitgestellt werden (z.B. spezifische Vorträge vorab als Video, anstatt auf der Konferenz). Darüber hinaus kann der digitale Raum genutzt werden, um Interaktion aller TeilnehmerInnen zu ermöglichen bevor eine Konferenz überhaupt begonnen hat.

Ein Beispiel hierfür ist der Panel Picker des Festivals SXSW. Mit diesem online Tool erhalten alle potentiellen TeilnehmerInnen die Möglichkeit, Vorschläge für Programmpunkte (Speaker, ModeratorInnen, KünstlerInnen) bzw. für Formatelemente (Paneldiskussion, Workshop etc.) zu machen und diese mit anderen TeilnehmerInnen zu diskutieren. Auf diesem Weg werden 30% des Inhaltes der SXSW durch die BesucherInnen bestimmt. Hierin liegt ein entscheidendes Qualitätspotential, da die thematische Ausrichtung einer Konferenz nicht allein von einem kleinen Kuratorenkreis, sondern ebenso von den zukünftigen TeilnehmerInnen entwickelt wird. Zusätzlich zur Qualitätssteigerung und TeilnehmerInnenbindung verringert sich bei dieser Vorgehensweise das Risiko für die Veranstaltenden, da sie von Beginn an Feedback zu Interesse und Aktualität einer geplanten Konferenz erhalten und auf Basis dieser Informationen Einnahmen und Kosten besser kalkulieren können.

Die Erweiterung des physischen Konferenzraums durch einen digitalen ist zeitlich jedoch natürlich nicht nur vor und nach der Veranstaltung zu denken, sondern ebenso parallel dazu. Daher sollten die VeranstalterInnen zum einen aufmerksam beobachten, wie ihre TeilnehmerInnen den digitalen Raum in Bezug auf den jeweiligen Konferenz nutzen (Social Media Monitoring), diesen aber auch selbst aktiv gestalten (z.B. durch aktive Social Media Nutzung, Blogposts auf der Konferenzwebsites oder themennahen Websites). Diese Bespielung ist nicht nur lohnenswert, weil sie den Austausch der TeilnehmerInnen, die physisch (und parallel digital) anwesend sind, begleitet, sondern ebenso für diejenigen aufwertet, die nicht physisch vor Ort sind. Und dies hat wiederum einen Einfluss auf den physischen Raum:

„Social Media has changed the focus. Everything we do goes live on Instragram and the internet the second it happens — or even before it happens. In those minutes or hours while people wait for an event to start, it’s already been instagrammed and tweeted to death. So what we do needs to function well, if not better, on a phone than in any other format.“
Interview mit Bureau Betak

Außerdem sollten Veranstalter überlegen, wie sie die Interessierten, die nicht vor Ort sein können, zusätzlich involvieren, um den Echtzeit-Austausch zu erhöhen. Eine gute Möglichkeit hierfür ist die Bereitstellung eines Livestreams. Dies kann nicht nur ein Anreiz für Interessierte sein, das nächste Mal physisch teilzunehmen, sondern dieser kann eine Rückwirkung evozieren, die wiederum physische Treffen hervorrufen. Ein Beispiel hierfür ist die Google I/O. Neben der zentralen Konferenz werden weltweit durch Interessierte zahlreiche zusätzliche lokale „offsite“ Treffen organisiert, bei denen die TeilnehmerInnen physisch zusammenkommen, um den Lifestream der „onsite“ Konferenz gemeinsam anzuschauen und sich darüber hinaus austauschen.

Häufig äußern Veranstalter Bedenken, dass ihre TeilnehmerInnen solche Angebote nicht annehmen bzw. sich davon sogar überfordert zeigten. Vor diesem Hintergrund muss man — genau wie bei der individuellen Gestaltung von Formaten — auch bei der Entwicklung von digitalen Strategien überlegen, welche Ziele, Inhalte sowie Bedürfnisse und Erwartungen bei der jeweiligen Konferenz relevant sind. Einfach nur den vorherrschenden Trends zu folgen (was sich aktuell oftmals darauf beschränkt eine Konferenz-App anzubieten) wird vermutlich weniger angenommen, als (digitale) Angebote, die entlang der jeweiligen Zielgruppe entwickelt wurden und auf ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst sind. Ebenso individuelle Angebote erwarten die nachkommenden Generationen, die im Internet bzw. mit der Nutzung digitaler Medien aufgewachsen sind und überhaupt nicht in Frage stellen, dass im Vor- und Nachfeld sowie parallel zu physischen Treffen digitaler Austausch stattfindet. Vielmehr werden sie diesen einfordern, wenn er nicht angeboten wird bzw. ihn einfach selbst initiieren. Und die TeilnehmerInnen dieser Generationen werden in Zukunft noch wichtigere Entscheider sein, wenn sich die Verteilung der Erwerbsstrukturen weiter ändern und neue Arbeitsformen (mehr selbstbestimmte und flexible Arbeit, weniger Festanstellung und mehr selbstständige Tätigkeit) zunehmend die Alten ablösen. Denn es wird gute Argumente brauchen Selbstständige und Entrepreneure mit eigenen Unternehmen zu überzeugen, zu einer Konferenzen zu kommen, da diese zwar nicht ihre Vorgesetzten überzeugen müssen, das die Teilnahme an einem Konferenz lohnenswert ist, sondern zusätzlich selbst die Teilnahmekosten (Ticket, Anreise, Übernachtung etc.) tragen und daher genau prüfen, ob ihnen die Teilnahme einen wirklichen Mehrwert bietet.

Das Argument, dass die Entwicklung einer digitalen Strategie zu aufwändig sei, da die Veranstaltung nur wenige Tage stattfindet und warum dann die Arbeit auf das gesamte Jahr ausdehnen, ist daher zu kurzsichtig: Quellen, die ganzjährig spannende Informationen, Anregungen, Inspirationen und die Möglichkeit zur Vernetzung bieten, werden auch über das ganze Jahr frequentiert und können dementsprechend auch langfristig planen (z.B. bisherige Sponsoren zu wirklichen Partnern machen und mit diesen eine nachhaltige gemeinsame Strategie ausgearbeiteten, die beiden Seiten von Nutzen ist). Und natürlich wird diesen Anlaufstellen viel eher die Kompetenz zugeschrieben, bei einem Thema am Puls der Zeit zu sein und die relevantesten Kontakte (auf Speaker als auch TeilnehmerInnenseite) zu akquirieren. Genau aus diesem Grund werden immer mehr Konferenzen von Akteuren ausgerichtet, die nicht aus der Veranstaltungsbranche stammen, sondern von der Inhaltsseite und eine entsprechende Community direkt mitbringen bzw. auf den Wunsch der eigenen Community eingehen, zusätzlich zu ganzjährigen (digitalen) Plattformen eine temporäre physische Plattform in Form einer Veranstaltung zu organisieren. Ein gutes Beispiel für die Entwicklung einer solchen ganzjährigen Kommunikationsplattform ist wiederum die SXSW, mit einem durchlaufenden online Radioprogram sowie einem ganzjährig online erscheinenden SXSW Magazin, in denen neben der Vor- und Nachbereitung der Konferenzen, zahlreiche Beiträge zu den Themen zu finden sind, die die TeilnehmerInnen interessieren und gute Anlaufstellen sind, um aktuellen Debatten abzubilden.

3. Strategien für die Bespielung des physischen Raums

Veranstalter müssen sich fragen, welche Formate ein physischer Raum unterstützen muss, um einen zusätzlichen Mehrwert gegenüber digitalem Austausch zu bieten bzw. diesen sinnvoll zu ergänzen. Veranstalter müssen neue Raumstrategien entwickeln, um diese Interaktionen zu ermöglichen und überlegen, wie ein physischer Raum daher aussehen, aufgebaut und ausgestattet sein muss?

Einen zusätzlichen Wert zum digitalen Austausch schafft z.B. die Konferenz/das Festival zu digitalen Gesellschaftsthemen re:publica ihren BesucherInnen: dort kommen diejenigen zusammen, die sich für Themen zur Digitalen Gesellschaft interessieren — zumeist BesucherInnen, die sich ganzjährig bereits (überwiegend digital) austauschen. Neben klassischer Inhaltsvermittlung (größtenteils durch Vorträge und Workshops), schafft die Konferenz durch großzügige Außenflächen für Pausen, Catering und Rahmenprogramm sowie einer zentralen überdachten Fläche für informellen Austausch und zahlreiche Aussteller eine Festivalatmosphäre, die die BesucherInnen live und vor Ort erleben möchten. Dieses Gefühlt bringt die alljährlich auf twitter zu lesenden Vorfreudebotschaft von TeilnehmereInnen — “Es ist re:publica, heute treffe ich meine Freunde aus dem Internet!” — gut auf den Punkt. 
Nicht nur mit der Aufteilung des physischen Raums, sondern auch mit deren Ausstattung bzw. den Raumkonzepten experimentiert die re:publica - so z.B. im Jahr 2012 mit einer Installation eines Stuhlbergs im zentralen Ausstellerbereich. Diese Stühle konnten die BesucherInnen überall auf dem Gelände mitnehmen, wo sie einen brauchten und damit den Konferenzraum nach ihren Bedürfnissen anpassen. Dabei entstanden nicht nur zusätzliche (zu den fest gereihten Stühlen vor den Bühnen) Sitzreihen bei Vorträgen, sondern auch ganze neue Ort, wie spontane Interview- oder Co-working Bereiche sowie Sonnenstühle im Außenbereich. Durch das geteilte Erlebnis — eines sich permanent verändernden Raumes — kamen die BesucherInnen zusätzlich ins Gespräch, und konnten zugleich das Konferenzmotto „Action“ von 2012 erleben.

Fotos: re:publica (CC BY-NC-SA 2.0)

Ein anderes Beispiel ist die Raumstrategie der Konferenz Summit of newthinking, die sich von den Gewohnheiten digitaler Kommunikation — Austausch und Networking auf Augenhöhe entlang von Themen — inspirieren ließ und ein Raumerlebnis entwickelte, welches das Konferenzthema „open strategies“ erlebbar machte: Trotz parallel laufendem Programm fanden alle Workshops und Talks in einem Raum bzw. einer Halle statt, bei dem es möglich wurde, an einem Ende des Raums zu sein und gleichzeitig zu sehen zu, was am komplett anderen Ende passiert. Das Programm fand nicht auf Bühnen, sondern an Y-förmigen Tischen statt, wodurch sich während der Vorträge oder Workshops nicht nur TeilnehmerInnen und Speaker sehen konnten, sondern auch alle TeilnehmerInnen wechselseitig. Die räumliche Nähe und gewählte flexible Bestuhlung erleichterte Interaktion und Austausch unter den BesucherInnen sowie mit Speakern. Darüber hinaus war die Raumausstattung flexibel genug, um verschiedene Formate — Talks sowie (z.T. auch spontane) Workshops — zu ermöglichen, ohne dass zuvor umgeräumt werden musste.

Fotos: newthinking (CC BY-NC-SA 2.0)

Doch auch wenn man nicht die Möglichkeit hat — wie in den beiden zuvor skizzierten Beispielen geschehen — eine ganze Halle für eine Konferenz umzubauen bzw. einzurichten, sondern eine der klassischen Locations (Hotel, Convention-Center etc.) mietet, gibt es innovative räumliche Ansätze: Das Terminal z.B., das die klassische Posterpräsentation auf Konferenzen digitalisiert. Die Präsentationen werden durch das flache Terminal mit Bildschirm platzsparend und visuell attraktiver. Durch Digitalisierung wird das Erstellen, Bearbeiten und Verteilen der Inhalte leichter (keine Deadline für den Druck, Inhalte sind jederzeit vor Ort anpassbar, per e-mail in Echtzeit verteilbar und können via Volltextsuche erschlossen werden). Zusätzlich bieten sich neue Möglichkeiten der Interaktion: Durch ein eingebautes schwenkbares Tablet können Inhalte auf dem Terminal-Bildschirm gesteuert und hierdurch individuelle und interaktive Präsentationen abgehalten werden.

Ein weiteres Beispiel für den Umgang mit Raum bzw. aktive Gestaltung eines Formats durch Raumnutzung, kann auch bei Konferenzen des Berliner Haus der Kulturen der Welt (HKW) gefunden werden. Bei zahlreichen Konferenzen im HKW (ob Konferenz, Symposium oder Ausstellungen) sind die verschiedenen Räume nicht nur unterschiedlichen Inhalten oder Funktionen (Vortrag, Austausch oder Ausstellung etc.) zugeordnet, sondern ebenso vielfältig zugänglich. So sind z.B. das Foyer, Café sowie Ausstellungsraum des Veranstaltungsortes zumeist auch dann frei zugänglich, wenn man kein Ticket für eine Konferenz oder Symposium hat. Somit kann man sich in der Location auch mit Interessierten verabreden oder austauschen, die nur kurze Zeit zur Verfügung haben und der Ort bleibt auch während Konferenzen attraktiv und offen für Laufpublikum.

Konferenzen im 21. Jahrhundert: vom 3rd place zum 3rd space

Um im 21. Jahrhundert relevant zu bleiben und sich weiterzuentwickeln, muss die Konferenz jedoch noch einen Schritt weitergehen als die skizzierten best-practice Beispiele. Konferenzen müssen sich verabschieden vom Verständnis eines neutralen dritten Orts (vgl. zuvor: “third place”) und die Verschmelzung von digitalem und physischem Raum anstreben:

„However, digital technology and social media permeate this third place to the extent that it is lifted out of the purely physical dimension of place. The third place becomes a third space.“

Der Begriff bzw. das Konzept des “third space” stammt von Joseph Pine:

“In his latest book, Infinite Possibility, Pine argues that in the digital age, creating experiences is increasingly about reaching what he calls a “third space.” A third space is what emerges when digital technology fuses the real and the virtual in such a way that an unprecedented customer experience is created. Third spaces arise at the digital frontier, where technology enables the imagination to create new worlds by bringing together reality and virtuality.” 
(beide Zitate: Sebastian Olma: The Serendipity Machine. A Disruptive Business Model for Society 3.0)

Konferenzen als “third space” sind somit weder ein rein physischer noch ein ausschließlich digitaler Raum, sondern zu einem Hybrid verschmolzen.
Die Idee oder das Konzept des “third space” kann man auch als Plattform umschreiben. Um den Veränderungen durch digitale Kommunikation und Austausch gerecht zu werden und als Austauschformat relevant zu bleiben, sollten sich Konferenzen als Plattformen verstehen, also Anlaufpunkte, welche die digitalen als auch physischen Werkzeuge bereitstellen, damit sich Menschen zu bestimmten Themen, Fragen und Problemstellungen austauschen und vernetzten können. Dieses Verständnis beinhaltet bzw. setzt voraus, dass Konferenz nicht als singuläre temporäre Events verstanden, sondern holistisch betrachtet und entsprechend entwickelt werden.

Konferenz als third space bzw. Plattform (digitaler und physischer sind zu einem Hybrid verschmolzen)

Um dieses Potential auszuschöpfen, müssen neue spezifische Konferenzformate entwickelt werden, die auf die veränderten Rollen und Erwartungen von TeilnehmerInnen eingehen und echten Austausch bieten, damit Interaktionen und Partizipation ermöglicht werden. Parallel werden digitale als auch physische Raumstrategien benötigt. Digitale Raumstrategien, um den digitalen Raum (vor & nach sowie während der Konferenz) zu bespielen und den NutzerInnen/TeilnehmerInnen zusätzliche bzw. neue Möglichkeiten der Interaktion (und somit zum Austausch, Lernen und Networking) zu ermöglichen. Und zugleich physische Raumstrategien, um Interaktionen zu ermöglichen und Formate zu entwickeln, die einen zusätzlichen Mehrwert gegenüber digitalem Austausch bieten bzw. diesen sinnvoll ergänzen. Nach erfolgreicher Verschmelzung einer Konferenz zu einer Plattform im Sinne des “third space”, sind die Kategorien „vor und nach“ Konferenz in erster Linie organisatorische Aspekte (für die Veranstalter) im Rahmen der Vorbereitung eines physischen Zusammentreffens. Die Konferenz als Plattform ist jedoch nicht entlang organisatorischer Notwendigkeiten, sondern entlang der Bedürfnisse, Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden konzipiert.

Dieser Text ist auf deutsch, da er in der neuen Auflage des Handbuchs Messe-, Kongress- und Eventmanagement erscheinen wird. Bervor der Text (ohne Fotos, Links und inhaltlich abgewandelt) gedruckt veröffentlicht wird, hier vorab diese Version.