我是如何透過四象限法管理我的博士時間?

Yen Kuan
Dec 29, 2023

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什麼是四象限法?

  • 四象限法,源自於史蒂芬·柯維的《高效能人士的七個習慣》,是一種高效時間管理的工具。
    在紙上畫兩條線,分別寫出重要和緊急兩個不同的程度,分為四個象限
四象限法

第一象限:重要又緊急

  • 工作上的任務,通常是要花最多精力去處理的事情
  • 可能是計畫書、研討會論文、實驗等等
  • 但是如果都把事情堆積到第一象限,會很容易變成瞎忙

第二象限:重要但不緊急

  • 長期目標
  • 通常這一項我會說是自己最想做的計畫,可以是投資自己英文能力、規劃想學習的課程等等

第三象限:不重要也不緊急

  • 遊玩、打電動、追劇等
  • 很多人覺得下班後就不想再花時間在重要但不緊急的 事,但適時的花時間在第四象限休息也有助於身心靈,這些事情不是說都不能做,而是要把時間分配調整

第四象限:不重要但緊急

  • 某些會議、打擾的電話或者即時的電子郵件
  • 這象限的事情是可以委託給其他人協助的
  • 緊急的事會讓我們誤以為這是很重要的事情,但其實未必是很重要的

如何使用時間四象限?

時間象限雖然可以幫助我們分類任務,但是單單分類任務還不夠,流程主要分成3個步驟:

記錄下所有的任務:這一步就是將你腦中所有的任務記在其他工具上讓你的大腦不用記東記西, 回想一下,之前還有哪些任務還沒做? 未來需要處理那些事情?把所有事情記到筆記本、記事本、備忘錄上這一步的目的就是讓你清楚的知道你手中所有的任務有哪些並讓大腦釋放壓力,能夠專心的思考任務該怎麼做安排, 這稱為”洩壓”,一種幫助你管理、組織的方法。

Work Card

四象限分類任務:根據重要性和緊急性來安排時間,主要我會先依期限來先分別到底緊不緊急,如果在這週就必須要繳交就會被歸類在右手邊,再確認一下這件事是不是很重要,分類道重不重要。

四象限分類任務

分配時間

  • 最優先當然要處理紅色區域,這裡的部分做到70–80就可以了
  • 如果可以盡量請別人幫忙處理黃色區域,這裡其實有到60分就好,不需要要求到完美
  • 藍色區域可以多花點時間做到最好,這裡我個人覺得可以的話就盡量讓自己做到完美

博士生活中如何使用四象限法幫助自己?

一天的時間有限,除了自己的研究又有計畫或是一堆雜七雜八的事情要處理,每次有些新的任務都會先寫在Work卡片中,每一段時間定期地將任務分類到四象限卡片中

透過四象限分類可以好好檢視哪些事情對自己而言是最重要的,對我來說我會將和自己學術研究相關的事情擺在重要的位置,相對如果是TA或是其他校內的幫忙事項就可能會被我擺到較不重要的位置。

時間四象限不只是一個時間管理的工具,更是一種可以幫助思考的方式。讓我們重新審視自己的任務工作優先順序,通過這種方式,我們可以明確知道自己要優先做什麼,以及我們可以略微延後什麼,當你經過了思考後,你看待任務的角度就會不一樣

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Yen Kuan

I’m 嚴寬 (Yen Kuan) NTU Ph.D Candidate. Study in Structure and AI at National Taiwan University of Civil Engineer (NTUCE). clydeyen19@gmail.com