〖 C 的交換日記 #02 〗那些交換要準備的事（中）：獎學金申請辦法
上篇的文件繳交出去後，迎接的就是段漫長的等待（其實才一個月不到）。
還記得收到雲科校內交換錄取名單的信件，自己在開信的時後不敢把目光直接聚焦到千葉大學錄取的名單上，而是從上緩緩地將視窗往下拉，直到看到自己的名字為止（尖叫）。
雀躍完之後，緊接著就要開始著手去準備赴日所需的相關文件囉！
這次中篇將會介紹：日台交流協會獎學金申請，以及從千葉大學寄來的赴日所需的申請文件（第一波），兩者的申請條件及辦法。
與上篇一樣，依照時間先後順序做為內容說明的軸線：
壹、4 月中～ 6 月初｜日台交流協會獎學金（短期留學生）申請
一個年度會有兩期的申請機會，舉例來說：2017 年第一期獎學金在 2016 年 10 月初開始申請、2017 年第二期獎學金則是在 2017 年 4 月中開始申請（往後可以此類推），而 Coca 我的交換學生計畫是 10 月開始在千葉大學開始上課，所以申請的就是 2017 年第二期獎學金；另外交換學生申請的是「短期留學生」的獎學金，如果是去留學念書的另外有「學部留學生」以及「碩・博士留學生」獎學金的補助方法，跟短期交換留學生比起來，一般留學念書的獎學金申請方法又更嚴格，是需要考試的！接下來的介紹以交換學生的申請條件及辦法為主。
日台交流協會獎學金通常約有一個半月的時間能準備，但實際情況還是要依照網頁上公佈的為準，不過還是要記得，越是提早準備，越是能將資料準備得更齊全更豐富喔！
⚑ 另外，日本台灣交流協會非常注重「格式」，所以一定要用網路上公布的表格去填寫喔！以下為這次申請的內容與表格連結（申請簡章點這裡）：
基本申請條件：
01. 一般類別不得超過 30 歲，日本研究類別不得超過 35 歲。
⚑ 交換學生屬於一般學生類別。
02. 台灣籍，大學院校在學學生。
03. 交換期間，修業年限不得超過正規修業年限（也就是不能為延畢生）。
04. 2017 年 9 月到 2018 年 1 月赴日交換者。
05. 留學三個月以上不滿一年者。
06. 具備日本交換學校入學許可者。
⚑ 因為在申請時還尚未拿到入學許可書，可在確定錄取後補交資料。
07. 在學期間成績優良，前一學期成績評價係數達到 2.3 以上。
08. 交換後回國後能繼續學業，並取得台方學校學位者。
09. 領取本獎學金者，不得重複領取其他公家機關單位之獎學金（如學海飛颺、學海習珠等）。
學生需要準備的有（文件需依照下列順序排序後送出）：
01. 短期留學生獎學金申請表。
除了填寫簡單的基本資料之外，還要用「日文」或「英文」回答 6 個問題：（有些問題其實在上篇都已經有自己的答案囉！）
a. 為何會對日本抱有興趣？
Coca 我的答案是因為自己從大學就讀工業設計系時，喜歡的設計風格都偏向日系，後來發現自己看設計相關書籍作者大多為日本人（如原研哉、山田遊、山崎亮等），因此想透過課程中去了解日本設計從最初發想、整體專案的過程，到最終的產出的整體脈絡是如何而來；另一方面就是自己非常喜歡日本文化（喜歡日系穿搭、愛看日劇、ig追蹤的都是日本模特，有時候也會追追動漫），想去日本當地生活一陣子看看。
b. 交換期間想做什麼事嗎？回到台灣後，計畫如何活用得到的收穫？
第二題會承接第一題的答案作延伸，從課程中所學習到的收穫，該如何了解、運用於生活中，並思考交換結束後與未來的工作或生涯規劃上做結合。
c. 這次交換後會再去日本留學嗎？會的話，請寫下具體的計劃。
由於 Coca 我並沒有要繼續念書的打算，所以這題圈選「無」的選項。
d. 需要本獎學金的理由？
在寫這題時，先說明在千葉的生活費一個月約 10~15 萬日圓左右，這樣一年下來將會需要一筆蠻可觀的費用，希望不要因此而把時間都花費在打工上，而應該是把重心放在學習上，因此需要申請獎學金協助負擔一部分的費用。
e. 關於前往日本的經驗。
這題可以簡單說明之前去過日本的經驗，而 Coca 我在去年 12 月有去參加一場研討會，另外也有跟家人有幾次到日本參訪的經驗。
f. 關於日語的學習經驗。
一樣簡單的說明自己之前學習過日語的經驗，之前大學時有在學校的語言中心學過幾個月，後來研究所因為申請交換需要有自己自學日文。
（不過其實 Coca 我只有考過 JLPT N4 而已，去日本前還需要多努力加強自己的日文能力！）
以上，通通先以中文撰寫，之後自己再翻譯成英文填寫在表格上交出。
02. 個人推薦書（老師推薦函）。
03. 碩士班歷年成績單（英文）。
如果是大學生則是準備「大學部的英文歷年成績單」。
04. 最終學歷歷年成績單——大學歷年成績單（英文）。
如果是大學生的話則是準備「高中的英文歷年成績單」。
⚑ 注意要申請的是「英文」歷年成績單，而且一定要提前準備！
因為 Coca 大學的學校在高雄（的深山上），對我來說去一趟實在是超級不方便，當時是用郵寄的方式申請（有打電話去學校跟學校確認申請方法是否正確）。首先上學校的教務處註冊組找到相關的英文歷年成績單的申請表，照著申請表上的需求填寫完表格後，附上工本費（看申請幾份就附上幾份的費用），以及一個附上郵資的信封，並在收件人的地方寫上自己名字及地址，最後將以上三樣東西放進信封，填寫好送件地址，到郵局寄掛號就完成啦！雖然申請文件上寫三個工作天，但加上來回寄送的時間，其實好像過了一個月左右（還打電話去問）才收到成績單。
05. 附有 2.5 元郵資之明信片，須填妥住址、郵遞區號及收件者姓名。
在申請之後，日台交流協會約會在 7 月上旬開始寄送「申請編號」給每個申請的同學。
⚑ 要記得好好保留起來，公布獎學金合格發表時，才能用申請編號來核對自己是否有錄取喔！
06. 護照影本（包含個人資料及出入境頁面）。
07. 附件：我附上的是大學考的 TQC Adobe Photoshop CS3 證照的影本（不得不說已經是超舊版本，不太好意思拿出來說嘴），大家如果有其他的證照也能一起附上影本。
將以上資料準備齊全後，送到學校承辦的處所（雲科為國際事務處）後，會做第一次的篩選：
01. 成績評價係數換算表（附件）。
因為每間學校只能推薦一位學生（如交換生中有五位提出申請獎學金，選擇成績較高者往上薦送），所以會用成績平價係數換算表計算每個申請者的成績，並與其他學生比較成績，係數較高者會再往上將資料送至日台交流協會進行第二階段的篩選。如果有興趣的話可以自己嘗試著換算看看。
02. 推薦書（由台灣校方填寫送出）。
03. 申請者推薦一覽表（由台灣校方填寫送出）。
交出申請之後，約在 7 月上旬會收到寄來的申請編號，並於 7 月下旬（這次是 7/25 ）在日台交流協會網站公布合格名單。
確定錄取後，日台交流協會除了會寄合格通知書以外，還會寄發以下的資料：
01. 注意事項。
內容為獎學金的支付辦法、各表格填寫的方法，以及所需文件的繳交期限。02. 家長同意書及誓約書。
在文件上簽上家長與自己姓名與蓋章後，並連同尚未繳交的入學許可書一起寄回日台交流協會。
03. 放棄合格資格聲明書。
通常會填寫「放棄合格資格聲明書」是因為有獎學金重複領取的狀況，日本台灣交流協會在申請簡章中有提及不能重複領取不同單位的獎學金（也就是學海飛颺跟日台交流協會獎學金只能擇一），詳細說明在常見申請問題中也會提及。
04. 留學狀況報告書（回國後繳交）。
05. 短期獎學金留學生問卷（回國後繳交）。
最後如果在申請中有什麼問題的話可以參考日台交流協會官方網站的：常見申請問題 Q & A。
⚑ 日台交流協會很細心的把常見的問題整理成文件，建議在閱讀簡章以及資料填寫過程中有問題的話可以先記下來，或許在常見申請問題的文件中可以找到答案。
以上內容參考日本台灣交流協會網站，有其他問題也可以在網頁上搜尋，或在上班時間打電話過去詢問，服務人員會很有耐心的跟你說明。
除此之外，大家還可以在網路上多看多找其它的獎學金補助的機會，因為去年及今年台灣服務科學學會有推廣一個補助海外交換學生的計畫——「全球精緻服務探索計畫」，所以另外有申請，但因為不確定是否每年都有就不多作介紹（而且 Coca 我在第一階段就被刷掉哩），不過有興趣的還是可以點這裡參考看看。
⚑ 9/13 新增：剛剛有朋友跟我聊天有聊到 JASSO 獎學金，後來我一翻 7 月千葉寄來的資料發現好像可以申請（？），那時候因為正在忙論文口試所以就沒有把那本厚重的資料打開（損失大了）， JASSO 似乎只要填寫申請表以及繳交英文歷年成績單就可以囉（但還要麻煩大家自行在網路上搜尋相關的資料，或者是直接詢問日方學校），資料準備齊全後，交給日方學校協助獎學金相關事務的窗口就可以囉（記得不同學校還是要跟對方確認一下！），至於千葉的話可以寄信到：intl-scholarship@chiba-u.jp詢問。這樣一來就差了 6 個月的補助啊（哭），不過沒關係，本來就有打算要嘗試著在日本找打工，這樣一來就要更努力！（日台交流協會最多補助 8 萬日圓 × 6 個月， JASSO 則是 8 萬日圓 × 12 個月。）
⚑ 另外要注意的是，日台交流協會獎學金與 JASSO 獎學金只能擇一唷！
貳、4 月底 ～ 5 月中｜千葉大學入學相關資料申請
收到交換錄取通知後，很快的千葉大學校方也會寄信過來告知後續需要申請文件的相關資料（ Coca 我是在 4/20 收到信件的），不過會依照每個申請的學校所需的資料而有不同。以下為千葉大學須繳交的資料（資料記得要以「日文」或「英文」呈現）：
01. Application Form（申請表）。
包含簡單的個人基本資料，以及選課單（一學期需要選擇七堂課，包含專業課程及日文課）。
⚑ 在填資料時，必須要將自己的中文名字轉換為片假名，在找翻譯的時候找到一個可愛的カタカナ変換網站給大家參考。另外地址英文翻譯的部分可以參考郵局的網站。
02. Curriculum Vitae（履歷表）。
以自己的學習歷程作為表格填寫的主要內容。
03. A Recommendation Letter（老師推薦函）。
04. Certificate of Student Status（英文在學證明）。
05. A Photocopy of Passport（護照個人資料頁影本）。
06. Application of Certificate of Eligibility（在留資格申請表）。
連結為千葉大學當時寄來的填寫範例，照著範例能比較清楚該如何填寫！
07. Photo 40 × 30 mm（大頭照）。
08. Official Bank Balance Statement of Financial supporter（英文財力證明：申請辦法可參考 C 的交換日記 #01 ）。
09. A Copy of All Pages in Passport（護照內容頁影本）。
因為第一項申請表需要，在信中會附上千葉大學融合理工學府 10 月開課的課表以及日文課的課表（不過因為日文課課表要在 9 月才會確定，所以先給我們前一個學期的課表做為參考）。
填寫完以上表格，並確定資料準備齊全後，將資料寄給國際事務處的負責人，由負責人將資料轉交給千葉大學的國際事務處。如果表格填寫上有問題，或有漏填的地方，對方會再寄信告知，只要針對有問題的部分修改後就能再將資料寄回，就能開始等待千葉大學寄來入學許可書、在留資格證明書，以及入學需繳交資料的申請表（如學生證申請、學生健保申請，以及學校簡介等其他資料）。
Coca 我是在 6/13 收到入學許可信、學生健保、學生證申請表，以及千葉大學周邊環境與生活相關資料，後來在 7/24 收到在留資格許可書還有一本間單的留學生簡介 Guidance Handbook，這樣一來也可以開始準備赴日前所需的資料（第二波）囉！
沒錯，第二波將會在下篇介紹，我們下禮拜見～
如果有其他問題歡迎在下面留言，或者是寄信至：yuyumi0319@hotmail.com
#Coca Chiang 的交換日記
#日本千葉大學交換計畫