Como lidar com seus projetos pessoais de forma um tanto quanto profissional

Afinal sua vida importa mais que o seu trabalho.

Todo mundo tem projetos.

Encare aqui a palavra “projeto” como qualquer esforço temporário que você irá realizar para conquistar algum objetivo.

Projetos estes que são desejos de realização há muito tempo na sua cabeça.

Só que eles nunca saem da sua lista de afazeres. Eles são sempre escritos de forma a representar a linha do tempo entre “um futuro já já” e “o que eu tenho que fazer antes de morrer”.

Não se preocupa não que muita gente tá nesse barco também.

Então o que é preciso para dar início à jornada que você escolheu pra sua vida?

Mostraremos algumas técnicas que vão mudar seu mindset. Confia na gente…Se arruma na cadeira, dá uma golada na sua xícara de café e vem.

Passo 1: Especifique para atingir a meta

Parece meio vazio quando você escreve na sua lista “Morar no Canadá”.

Mas morar no Canadá pra quê, jovem?

E quando?

Como você vai fazer isso?

E por quanto tempo?

Estas perguntas te incomodaram? Espero que sim, pois o primeiro passo do gerenciamento de seus projetos pessoais é especificá-los. Isso irá te fazer enxergar se seu sonho é viável e se ele for, o que fazer para alcançá-lo.

Para especificar seus projetos temos uma dica bastante eficaz: o método 5W2H. Esta técnica consiste em responder 7 perguntas básicas para te dar mais clareza nos seus próximos passos. Olha só como funciona:

O “5W” representa as cinco primeiras perguntas que você tem que fazer:

1. WHAT? (O quê?): especifica mais isso aí, meu filho!
2. WHY? (Por que?): justifique a resposta da questão 1.
3. WHERE? (Onde?): agora me fala onde…
4. WHEN? (Quando?): mas é quando mesmo? por quanto tempo?
5. WHO? (Quem?): quem vai contigo, me responde? Alguém tá responsável por você?

Dica: leia essas perguntas acima como se fosse sua mãe que estivesse perguntando.

Brincadeira.

O “2H” representa as duas últimas perguntas (sério?):

1. HOW? (Como?): quais as etapas e o método que será aplicado.
2. HOW MUCH? (Quanto?): qual é o custo do seu projeto, ou quanto terá que gastar para riscar esse item da sua lista.

Só pra facilitar sua vida, cria uma planilha no Excel assim:

Conseguiu preencher? Não? Olha um exemplo básico de como proceder:

Passo 2: Mensure para não perder o controle

O que não é medido não é gerenciado.

Seu progresso pode ser medido de diversas maneiras.

• Você pode mensurar de acordo com a porcentagem concluída:

A maioria dos programas de lista de tarefas te mostra a porcentagem concluída de determinado projeto.

Para fazer isto, desconstrua e construa novamente em pedaços bem menores a coluna “How” da sua planilha, como por exemplo:

• Ler PDF sobre imigração disponível no site do Governo do Canadá;
• Ler a constituição do Canadá no que diz respeito à imigrantes;
• Iniciar a pesquisa por empregos de acordo com o cargo;
• Filtrar as empresas que pagam valores razoáveis para a função.

E por aí vai…

Coloca isso numa lista de afazeres e vai riscando a partir do término das atividades. Quando perceber que está conseguindo progresso vai se sentir mais motivado para continuar.

Dica: Quebrar as atividades macro em menores atividades te fará ter maior controle sobre o que fazer em seguida.

• Você também pode mensurar em relação ao dinheiro que está despendendo no projeto:

Meça o desempenho e o esforço empreendido no projeto pela quantidade de dinheiro que você gastou até o momento a partir do que foi planejado.

Lembre-se: este modo de medir progresso precisa de MUITA dedicação no planejamento. Cada centavo não planejado poderá trazer bastante dor de cabeça na soma total no fim do projeto.

• Ou você pode mensurar em relação ao tempo:

As atividades que te darão sensação de progresso ou que sem que estas atividades estejam concluídas o projeto não poderá ir pra frente são chamadas de Tarefas Críticas do Projeto.

Primeiro defina as tarefas que são cruciais para o andamento do projeto com suas datas de início e término. Logo em seguida, realize a subtração entre o término planejado e o término real das atividades para obter o indicador de desvio e com isso se policiar ou relaxar mais um pouco, se for o caso.

Passo 3: Defina o que é mais importante agora

Enquanto lê esse texto imagine o seguinte cenário:

Você escreveu todos os projetos que deseja fazer em uma lista, descreveu todos os passos que precisará percorrer para que os projetos estejam concluídos, construiu os cronogramas do projetos, já sabe como medir seu progresso. E agora, como de fato agir para que as tarefas sejam completas a cada prazo estabelecido?

O maior problema dos organizadores é o de colocar a mão na massa. “Será que dá pra deixar isso mais organizado?”, você pensa. “E se eu mudar o design disso aqui?”.

PARE.

Não importa o jeito que sua planilha se encontra. Não interessa se o layout do seu aplicativos de tarefas não contribui. O que interessa é ver as atividades sendo completadas e a forma de como você enxerga seu projeto em toda sua totalidade. Não perca tempo com coisas menores, aja em direção à próxima tarefa!

Para isso você precisa conhecer a TPAH. Eu sei que você pensou em Tetrapropilamônio de Hidrogênio, não foi?

… (?)

Mas, diferente do que você pensou, TPAH quer dizer:

As Três Principais Atividades de Hoje.

O que é preciso fazer para que você conclua o progresso do seu projeto por hoje? Sua lista de afazeres pode compreender mais de 20, 50 ou até 100 itens. Mas dentro desse universo de tarefas, quais as 3 principais que não podem ser postergadas e te fará continuar nos trilhos independentemente se as outras 97 não forem finalizadas?

Passo 4: Estabeleça a rotina de trabalho

Existem inúmeras técnicas de produtividade por aí afora.

Você pode se beneficiar com a utilização de diversas delas combinadas. Existem umas que se encaixam mais suavemente de acordo com sua rotina do que outras. Mas uma técnica que talvez seja a mais difundida e a mais fácil de implementar é a Técnica Pomodoro.

Não vamos nos ater a detalhes sobre quando ela foi criada ou suas variações de acordo com o estilo de vida mas sim sobre o que ela significa:

• Trabalhe por 25 minutos sem interrupções*.
• Descanse por 5 minutos fazendo algo que NÃO seja seu trabalho**.
• Repita esse processo de acordo com seu ritmo.

*Simples não é? Mas tenta aí no mundo de Facebook, Twitter, Whatsapp e Instagram fazer isso. Até quando você tá a duzentos metros do seu smartphone sua mente vai te pregar uma peça para que você perca a concentração. Parece fácil mas a falta de hábito no começo vai dificultar as coisas.

**Já se passaram 25 minutos? Que tal cinco minutinhos saciando a sua vontade de conferir as notificações? Ou que tal ser saudável e dar um passeio? Faça uma lista de coisas legais que possam ser feitas e respeite esta lista. No final das contas o que você precisa fazer em cinco minutos é não trabalhar. Mas nunca ultrapasse estes cinco minutos ou eles poderão se tornar horas até que você volte a fazer o que estava fazendo anteriormente.

O Pomodoro, se utilizado corretamente, irá te fazer entrar no estado de Flow, popularmente traduzido como Concentração Profunda. Esses intervalos de tempo te farão produzir mais em tempos controlados.

Dica: É importante que, para diminuir o esforço de concentração, a mensuração do tempo não seja realizada no seu smartphone ou computador. Utilize relógio de pulso ou compre aqueles timers de cozinha.

Passo 5: Revise e exclua

Procure uma vez por semana perpassar por sua to-do list.

Percorra projeto por projeto, tarefa por tarefa.

O que pode ser excluído? O que precisa ser revisado? E se eu tirar essa atividade do caminho, será que vai facilitar as coisas? Essa atividade precisa ser melhor especificada? O que eu tenho que fazer semana que vem?

• Revise seu cronograma novamente
• Revise o que você aprendeu na semana
• Planeje a sua próxima semana
• Defina as Três Principais Atividades do dia seguinte, se puder, de todos os dias da semana também
• Acrescente informações para diminuir o esforço de pensar demais ao ler uma atividade

O objetivo da revisão é de causar uma reflexão enorme sobre o que você fez na semana e o que planeja fazer na próxima. Geralmente pode ser feita aos domingos, para facilitar enxergar a semana adiante.

E porque o título do passo 5 é “Revise e Exclua”?

Ah, obrigado por perguntar.

Conhece o Princípio de Pareto, ou o princípio 80/20? Resumidamente ele nos mostra que 20% das Atividades nos trarão 80% dos Resultados.

Traduzindo: É a proporção do que importa.

Sabe-se que 80% da fortuna mundial está nas mãos de 20% das pessoas; da mesma forma que 80% da receita de uma empresa provém de 20% dos clientes. A regra pode ser entendida ainda com exemplos acerca de que 80% da utilização feita pelo idioma inglês abrange apenas 20% de seu vocabulário, ao passo que mais de 80% das descobertas científicas são realizadas por apenas 20% dos cientistas.

Se achou interessante, lê mais aqui.

Aí é onde entra a ação de excluir e priorizar.

Será que sua lista com 800 mil atividades refletem o que você deseja fazer? Dá cansaço de abrir seu aplicativo de gerenciamento de tarefas e ter que ler tudo?

Defina as atividades-chefe. Ou seja, as atividades sem as quais o projeto não andará e retire as atividades óbvias, que fazem pouco sentido ou te traga pouco progresso.

É como se fosse a técnica TPAH só que a nível de projeto.

DICA BÔNUS: A diferença entre Projeto vs. Atividade

Para definir melhor as atividades que devem ser realizadas, é importante conceituar esta diferença.

Projeto se refere ao contexto maior da entrega em um nível superior, que abstrai os conceitos de como a atividade será realizada. É o produto final realizado.

Atividade é a divisão da ação em processos menores. São os passos sequenciais e operacionais que, em conjunto garantirão que o projeto será finalizado.

Exemplos de atividades:

• Criar planilha automatizada no Excel para realizar o relatório de status do projeto;
• Entrar em contato com a Embaixada para saber o processo de retirada de documentos;
• Organização do orçamento para mudança para o exterior.

Deu pra entender?

Então, no momento da inserção de suas tarefas na sua lista, tente definir uma ação concreta utilizando um verbo declarativo compatível com o produto final da sua entrega. Verbos como apresentar, decidir, delegar, fazer, realizar, organizar, verificar, enviar, responder, confirmar, deliberar, estabelecer, garantir, informar, mencionar, replicar, etc, são utilizados para caracterizar uma ação expressa.

Implantar esses hábitos de início pode ser trabalhoso mas vai te fazer ter um maior controle e monitoramento mais abrangente dos seus projetos. Depois que você conseguir incorporar naturalmente estes comportamentos no seu cotidiano, a sensação de poder sobre sua vida pode aumentar assim como sua felicidade por estar transformando gradualmente um sonho em realidade.

Consciência!

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