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適合閱讀:PM、團隊管理者、新創團隊成員或是你想加入我們:)

每個有成長的團隊都會面臨的困難不外乎是:新進人員訓練成本、同/跨部門協作溝通與員工的成長曲線;我們在人員不斷增加的情況下,對於效率管理與溝通成本有更深刻的體驗,比方說準備上線前的案子,許多需要設計師與工程師密切協作的微調任務,往往在時間壓力、重複溝通與工作流程被打斷的情況下造成不必要的摩擦,一下我們將分享改善Fontech協作流程的3個步驟:

跨部門合作溝通 I — 尊重Workflow篇

為了提倡每個人都有機會自主管理、自由地發表意見,並讓團隊有效的運作,今年我們統整了不同功能部門的使用手冊。每個團隊成員都可以針對工作流程提出改善建議,好比設計部門版本控制命名方式,平時PM和工程師取用正確素材的方法,為了多次確認取用之素材為最新版本,往往導致設計師工作流程被往返的問題而打斷,在新的設計部門Playbook裡,我們簡潔完整的規範如何參與素材版本控制、取用最新素材的管道,讓設計部門以外的同事來到設計部的門口(雲端文件夾)就可以清楚知道該如何最快找到最新版本的素材。

同部門合作溝通 II — 提出問題篇

如果工程師被問到Google 或 Stackoverflow就可以解決的問題,或是重複性很高的問題,導致一排code寫了一整天,多半會不開心且效率不彰,如何讓工程師開開心心的工作呢?我們新的團隊協作方式中,小步驟是判斷你的問題輕重緩急,到部門或功能手冊裡找前人心血經驗累積的解決方法,在Playbook 跟 Google都無法有效的解決問題時,先到Basecamp裡查看該同事In Progress的任務欄是不是在處理緊急要務,這樣的小步驟可以改善同事間溝通的體驗,也帶給團隊成員自主解決問題時的正面學習回饋。

新進人員齊步走

對於新加入的成員,我們理解需要問問題、尋求協助而不知從何開始、從誰問起的困擾,或是許多主動學習的人想找到更快上手的方法,Playbook在這裡扮演非常重要的角色,他讓新進人員依照自己的學習速度與理解方式來與團隊磨合,Playbooks裡有清楚的功能方向與工作方法,是成員在獨立工作時的一個指標或遇到問題時的依靠,也大幅優化了初期訓練的效率。

成長曲線

完整的Playbook也可以讓同部門或跨部門的同事知道,公司裡有什麼需要解決的問題,有什麼可以改善的地方,公司的管理方式與目標,通常也是成員在自我成長培養技能時可以參考的依據,有些工程師原先不明白設計部門工作的方式,但在Playbook的協助下他/她可以嘗試自習或在自己的side projects中導入如此的工作思維;同樣地,設計師在參考PM或是Sales部門運作方式的同時,也可以增加他領域的運作及管理知識。當一個成員除了在自己的崗位上有豐富的學習資源,並且也可以透過透明化的跨部門手冊發展自己未接觸過或有興趣的知識,對於一個成長型的團隊無形中也是培養更緊密的協作關係。

誰來寫Playbook?

也許你會認為時間這麼少,誰來寫Playbook?其實Playbook在小團隊裡,我們建議以open source的方法,開放一個message board讓大家提出問題與解決方法,或提出問題讓知道解決方案的人有地方發表,再由該部門的管理者,或是特別編輯人員來定期維護Playbook就足夠了,別讓建立團隊Playbook成為某一位成員的責任,這是大家一起擁有的共識,大家發表意見來改善團隊協作的方法。


本文爲Fontech 參與2017年12月8日由UX Testing 於台北萬豪酒店 Taipei Marriott Hotel 舉辦的Savvy UX 2017 會後心得分享,本次參與活動的人員包含設計師、工程師及PM,Fontech 積極培育成員的多元背景並提供暢通的頻道分享心得,歡迎參考我們官網的招募資訊,加入Fontech和我們一起成長。

(Savvy UX Summit 2017 官方影片)

本文閱讀建議

本文考量想參與UX設計環節、了解UX講座、首次參與UX講座或想跨入UX領域的學生、轉職者之易讀性而編輯,若我們將以不同講者的內容。

設計體驗而不是效率,效率在未來會被人工智慧改善。

主題:How custom is custom enough? Futural UX will change our (business) life.

講者:Johannes Robier | CEO at youspi, Chair of World Usability Congress (WUC) & UXWorldTour, VP of UXPA

科技的進步讓廣告行銷的手法越來越自由且多元,每家公司幾乎縮短了行銷時間並大量的產生不同的行銷內容,Johannes 由此提出人類大腦一秒可以有意識地(conscious)記憶及處理的資訊量來解釋UX 設計中簡單(simplicity) 的重要性。

但在開始設計簡單化之前,Johannes用兩張航空公司廣告圖解釋矛盾的人腦,在視覺及品牌形象傳達的過程中,我們往往會被視覺上稍微複雜的設計而吸引,因為複雜本身就是一個體驗,但要如何從複雜中執行簡單化的體驗設計呢?

4 Touch Points: Surprise, Appreciation, Memory, Differentiation

簡化服務、資訊消化及呈現的過程(process)是UX設計中的一環,但許多人誤以為簡單化(simplified)只是為了提高使用者達成目的的效率(efficiency)而過度的以設計效率爲接觸點(touch points)。

我們應該從4個接觸點下手,分別是驚喜、賞識、記憶及區別 來創造體驗的接觸點。

Johannes以購物車體驗中,透過觀察與分析搜集使用者操作購物網站的方式,找到兩種主要的消費者persona,提供不同personas的(主導性及被動性)消費者不同的文字敘述,就有機會提升購物結帳過程的體驗,如此微小的設計其實也是根據不同persona訂製了簡化資訊、理解資訊的過程,並達到期盼的交易結果。

為什麼不以效率爲設計的接觸點呢?

Efficient touch point pattern design未來將會在人工智慧的協助下大幅提升,目前還不會完全取代設計師,但重複的模型、型態、提升效率的設計,AI 將會協助我們達成,我們可以聚焦在如何觀察人的需求、情緒反應進而從設計中找到接觸點,讓整個體驗自然流暢到使用者沒有意識到介面的存在,體驗最好的使用者介面 — 是沒有介面。

Fontech

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